Pilotprojekt om byråds- og udvalgsdata

1. Digitaliseringsstyrelsen er den dataansvarlige - hvordan kontakter du os? 

Digitaliseringsstyrelsen er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget om dig. 
Du finder vores kontaktoplysninger nedenfor.

Kontaktoplysninger:
Digitaliseringsstyrelsen
Att: Kontor for teknologi og data
Landgreven 4  
1301 København K
CVR-nr.: 34051178
Telefon: 33 92 52 00
Mail: digst@digst.dk

2. Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiveren

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger, er du altid velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver. 
Du kan kontakte vores databeskyttelsesrådgiver på følgende måder:

• Via Digital Post: Send en meddelelse til Digitaliseringsstyrelsen i Digital Post med angivelse af ”Att. Databeskyttelsesrådgiver” i emnefeltet.
• På e-mail: dpo@digst.dk. Såfremt du ønsker at kontakte databeskyttelsesrådgiveren via e-mail, beder vi dig om ikke at oplyse dit CPR-nummer eller andre følsomme/fortrolige oplysninger.
• Ved brev: Digitaliseringsstyrelsen, att.: Databeskyttelsesrådgiveren Landgreven 4, 1301 København K.

3. Retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger

Digitaliseringsstyrelsen behandler dine personoplysninger på baggrund af følgende retsgrundlag:

Almindelige personoplysninger:

• Digitaliseringsstyrelsen behandler personoplysninger i Pilotprojekt om sprogdata fra kommunale byråds- og udvalgsmøder, da det er nødvendigt af hensyn til udførelse af en opgave, som hører under den offentlige myndighedsudøvelse, som Digitaliseringsstyrelsen har fået pålagt. Behandlingen er baseret på databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, for så vidt angår almindelige personoplysninger. 

Følsomme personoplysninger:

• For så vidt angår behandling af oplysninger om politisk overbevisning, behandles disse i henhold til artikel 9, stk. 2, litra e, om følsomme personoplysninger, som tydeligvis er offentliggjort af den registrerede (dvs. personen, som der behandles personoplysninger om).
• Såfremt dokumenter indeholder andre følsomme personoplysninger end beskrevet i punktet ovenfor, vil disse dokumenter blive frasorteret og vil ikke indgå i det endelige datasæt. Behandlingen af disse følsomme personoplysninger i forbindelse med frasorteringen har hjemmel i artikel 9, stk. 2, litra g), jf. databeskyttelseslovens § 7, stk. 4, om behandling af følsomme personoplysninger, når det er nødvendigt af hensyn til væsentlige samfundsinteresser.

4. Formålene med behandlingen af dine personoplysninger

Digitaliseringsstyrelsen behandler dine personoplysninger til følgende formål:

• At tilgængeliggøre delvist pseudonymiserede danske sprogdata (et datasæt) af høj kvalitet fra den offentlige sektor til brug for udvikling af sprogmodeller med henblik på at opnå de politiske målsætninger i regi af Den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi 2022-2025 samt Regeringens strategiske indsats for kunstig intelligens fra december 2024. Projektet skal bidrage til udviklingen af sprogmodeller, der forstår dansk sprog og kultur, hvilket på sigt skal muliggøre effektivisering af den offentlige sektor. 

5. Kategorier af personoplysninger

Digitaliseringsstyrelsen behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig:

Almindelige personoplysninger:

• Navne på fysiske personer, medarbejderinitialer, e-mailadresser, telefonnumre, adresser, matrikelnumre, stillingsbetegnelser, uddannelse, arbejdsgiver, hvilket boligområde fysiske personer bebor, underskrifter, holdninger/synspunkter og billeder af fysiske personer. 

Det skal hertil bemærkes, at oplysninger om navn, medarbejderinitial, e-mailadresse, telefonnummer og matrikelnummer vil blive pseudonymiseret, hvormed disse ikke vil indgå i deres fulde form i det endelige datasæt. Pseudonymiseringen har til formål at mindske risikoen for re-identifikation af fysiske personer. Underskrifter og billeder af fysiske personer vil blive frasorteret og vil ikke indgå i det endelige datasæt. 

Øvrige almindelige personoplysninger vil fortsat fremgå i deres fulde form af hensyn til bevarelsen af den sproglige sammenhæng i dokumenterne. Den sproglige sammenhæng er nødvendig at bibeholde af hensyn til udviklingen af sprogmodeller, der skal kunne forstå dansk sprog og kultur. 

Følsomme personoplysninger:

• Følsomme personoplysninger i form af politisk overbevisning, som tydeligvis er offentliggjort af den registrerede.
• De indsamlede dokumenter vil blive screenet for øvrige følsomme personoplysninger. Såfremt dokumenter indeholder andre følsomme personoplysninger end beskrevet i punktet ovenfor, vil disse dokumenter blive frasorteret. Der kan eksempelvis være tale om oplysninger om fagforeningsmæssige tilhørsforhold. Til dette formål vil der blive trænet en klassifikationsmodel på syntetiske almindelige og følsomme personoplysninger. Der vil i denne sammenhæng blive brugt eksempler på dokumenter fra datagrundlaget, hvori der med sikkerhed ikke indgår følsomme personoplysninger, som ikke er tydeligt offentliggjort af den registrerede, og hvor eventuelle almindelige personoplysninger er pseudonymiseret.

6. Modtagere eller kategorier af modtagere

Digitaliseringsstyrelsen videregiver eller overlader dine personoplysninger til følgende modtagere:

• Digitaliseringsstyrelsen overlader dine personoplysninger til Solita, der bistår med indsamling og dannelse af datasættet, herunder pseudonymisering af personoplysninger og frasortering af dokumenter, der indeholder følsomme personoplysninger, der ikke tydeligvis er offentliggjort af den registrerede.
• De tilgængeliggjorte data vil blive udstillet på sprogteknologi.dk, hostet af Statens IT, i pseudonymiseret form til fri brug for udvikling af sprogmodeller.

7. Modtagere i tredjelande, herunder internationale organisationer

Digitaliseringsstyrelsen overfører ikke dine personoplysninger til modtagere uden for EU og EØS.

8. Opbevaring af personoplysningerne 

Digitaliseringsstyrelsen kan på nuværende tidspunkt ikke oplyse, hvor længe styrelsen vil opbevare dine personoplysninger. Styrelsen kan dog oplyse dig om, at styrelsen vil lægge vægt på at de pseudonymiserede data kun udstilles, så længe at formålet med behandlingen består. 

Så snart det endelige datasæt er færdigt og kan udstilles på sprogteknologi.dk, vil Digitaliseringsstyrelsens databehandler slette de personoplysninger, som databehandleren opbevarer. 

9. Hvor dine personoplysninger stammer fra

Personoplysningerne om dig stammer fra:

• Offentliggjorte referater og tilhørende offentliggjorte bilag fra en række åbne byrådsmøder og åbne miljø- og teknikudvalgsmøder fra hhv. Aarhus Kommune, Favrskov Kommune, Kalundborg Kommune, Tønder Kommune og Vejle Kommune.

10. Automatiske afgørelser, herunder profilering

Der foretages ingen automatiske afgørelser, herunder profilering, i Pilotprojekt om sprogdata fra kommunale byråds- og udvalgsmøder.

11. Ret til indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, indsigelse og dataportabilitet

Nedenfor kan du læse om din ret til indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, indsigelse og dataportabilitet. Du kan i øvrigt læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets ”Vejledning om de registreredes rettigheder”, som du finder på www.datatilsynet.dk. 

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, bedes du kontakte Digitaliseringsstyrelsen. 

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger. 

Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet. Du har også ret til at få dine oplysninger suppleret med yderligere oplysninger, hvis dette vil gøre dine personoplysninger mere fuldstændige og/eller ajourførte.

Ret til sletning
Du har i visse tilfælde ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for Digitaliseringsstyrelsens almindelige generelle sletning indtræffer. 

Ret til begrænsning af behandling
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må Digitaliseringsstyrelsen fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser. 

Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod Digitaliseringsstyrelsens ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

12. Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, Digitaliseringsstyrelsen behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.