Hent rapport: Bedre service til udenlandske virksomheder - as is
Hent rapport: Bedre service til udenlandske virksomheder - to be
Deloitte har i rapporten ”Bedre service til udenlandske virksomheder - as is” kortlagt udenlandske virksomheders møde med danske myndigheder og det danske system, når de udfører midlertidigt arbejde og/eller etablerer virksomhed i Danmark.
Formålet er at kortlægge og forstå de udfordringer, virksomhederne møder, når de kommer til Danmark og derigennem kunne igangsætte og implementere tiltag, der skaber en bedre service.
Fokus er på virksomheder etableret i EU-/EØS-lande. Deloitte har foretaget otte kvalitative brugerinterviews og en række interviews med aktører, der har kontakt med de udenlandske virksomheder – herunder en hvervgiver, en bank, en arbejdsgiverorganisation og rådgivere.
Disse indsigter om virksomhedernes udfordringer har resulteret i en række løsningsforslag til en, for brugerne, lettere registrering og etablering i Danmark. Disse løsningsforslag fremgår af rapporten ”Bedre service til udenlandske virksomheder - to be”.
Indsigter fra rapporten ”Bedre service til udenlandske virksomheder - as is”
Deloitte er kommet frem til to hovedindsigter i arbejdet med "as is" for de udenlandske virksomheders registrering i Danmark:
1. Det er et ekspert-til-ekspert-system
Det kræver op til flere professionelle rådgivere, med indgående erfaringer med det danske system, at gennemføre registreringen af en udenlandsk virksomhed. Især ved oprettelse af selskab oplever selv mellemstore virksomheder, at det ikke er nok at benytte egne eksperter, da det kræver erfaring med de specifikke danske udfordringer.
2. Forhold omkring medarbejdere er svært (fagforening, skat mv.)
Det var ikke selve registreringsprocessen, som de udenlandske virksomheder havde problemer med, så længe de køber sig til registreringen og var afklarede med, at det var et ekspertsystem, som de ikke selv skulle forsøge at komme igennem.
Det, virksomhederne selv har problemer med, er i højere grad at forstå og få styr på krav til medarbejderforhold fra fagforeningerne samt medarbejderregistrering hos henholdsvis kommunen, statsforvaltningen og SKAT. Derudover har de udfordringer med at få oprettet en dansk bankkonto.
Kortlægningen viser desuden følgende udfordringer for de udenlandske virksomheder i dag:
- De udenlandske virksomheder mangler et overblik over, hvad de skal igennem, før de er fuldt ud registrerede.
- Der mangler en samlet, letforståelig og lettilgængelig information om, hvad det kræver at drive virksomhed i Danmark.
- Virksomhederne bruger i mindre grad myndighederne som indgang og i højere grad deres hvervgivere og netværk. Virksomheder er ikke opsøgende i forhold til information.
- Lovgivningen er ikke ensrettet, og der anvendes blandt andet forskellige definitioner. Derfor er det eksempelvis ikke muligt at fastslå, hvad der definerer en udenlandsk virksomhed. Dette betyder, at regeloverholdelse beror på skøn fra virksomhedernes side.
- Virksomhedernes snitflade til Danmark er bredere end kontakten til myndighederne, da virksomhederne anser banker og særligt fagforeninger for at være mere centrale aktører end myndighederne.
- Tidshorisonter for udenlandske virksomheder er generelt korte – ofte fra uge til uge. Derfor er længere sagsbehandlingstid en forhindring.
- En manglende centralisering og samkøring af data resulterer i en uensartet og overflødig sagsbehandling.
- De udenlandske virksomheder er fortrolige med digitale selvbetjeningsløsninger – blot de er på engelsk.
Indsigter fra rapporten ”Bedre service til udenlandske virksomheder – to be” – den anbefalede løsning
Deloitte opstiller en to be-løsning med tre ambitionsniveauer, hvoraf den mest ambitiøse indeholder:
- En fællesoffentlig indgang til virksomhederne (hjemmeside)
- En samlet registreringsløsning (til oprettelse af virksomhed)
- En fælles digital identitetsløsning (til at kunne logge på)
Den fællesoffentlige indgang vil være en profilbaseret hjemmeside. Her samles al myndighedsinformation og anden relevant information for udenlandske virksomheder. Gennem hjemmesidens profilløsning vil informationsmaterialet blive tilpasset den pågældende virksomhedstype, ligesom den fungerer som samlet indgang til virksomhedsregistrering og øvrige selvbetjeningsløsninger.
Nøgleelementerne i den mest ambitiøse to-be-løsning er:
- En test, der anviser brugerens virksomhedstype.
- Interaktive illustrationer af brugerrejsen for registrering.
- Et årshjul for de løbende forpligtelser, som virksomheden har, mens den udfører opgaver i Danmark.
- Et online informationsbibliotek med foldere, tjeklister og videoer.
Forudsætningsskabende initiativer
Første skridt på vejen mod implementeringen af den anbefalede løsning er, at der i fællesoffentligt regi bør igangsættes følgende forudsætningsskabende initiativer:
- Gennemføre ensretning af lovgivningen for at sikre fælles definitioner og begreber på tværs af myndighederne.
- Samle idéer fra indeværende rapport med input fra løsningsforslag til brugerrejsen ”Start virksomhed – to be”. Dette med henblik på at skitsere til én samlet virksomhedsløsning til danske og udenlandske virksomheder.
- Gennemføre it-gap-analyse, der kortlægger den nuværende it-arkitektur og kravene til den nye it-arkitektur, og hvor stor afstand (gap) der er mellem de to.
- Kortlægge kompetencebehov i forbindelse med udviklingen af de forskellige ambitionsniveauer for to be-løsningerne i forhold til myndighedernes eksisterende kompetencer.