Handlingsplan for kommunikation og hjælp 2019

Initiativ 9.2 i den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi 2016-2020 har fokus på kommunikation og hjælp til de it-udfordrede borgere og virksomheder.

Hvert år opdaterer en tværoffentlige arbejdsgruppe for initiativ 9.2 handlingsplanen for kommunikation og hjælp til borgere og virksomheder.

Pr. 4. marts 2019 er den nye handlingsplan for initiativ 9.2 trådt i kraft.

Indledning

Et af målene i den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi 2016-2020 er, at tryghed og tillid skal i centrum. En række initiativer i digitaliseringsstrategien skal understøtte denne målsætning, herunder initiativ 9.2 om kommunikation og hjælp til borgere og virksomheder.

Porteføljestyregruppen for den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi godkendte i april 2017 en strategi for kommunikation og hjælp til borgere og virksomheder. Handlingsplan 2019 er en udmøntning af denne strategi.

Der bliver løbende i strategiperioden iværksat initiativer, der udspringer af den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi 2016-2020. Ansvaret for kommunikationen om disse initiativer vil i stort omfang være en del af det enkelte initiativ. Men der kan være behov for ekstra kommunikations- eller hjælpeindsatser til it-udfordrede borgere og virksomheder. Derfor vil handlingsplanen årligt blive opdateret, så den dækker de særlige behov, som udspringer af udmøntningen af den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi.

Handlingsplan for borgere

Strategien for initiativ 9.2 om kommunikation og hjælp opstiller i forhold til de it-udfordrede borgere følgende delmålsætninger:

  • De borgere, som allerede kommunikerer digitalt med den offentlige sektor, skal fastholdes.
  • Borgerne skal være trygge ved introduktion af ny it-teknologi – fx velfærdsteknologiske løsninger.
  • Hvis muligt skal andelen af digitale borgere øges, samtidig med at det sikres, at de relevante borgere bliver fritaget for Digital Post og undtaget fra digitale selvbetjeningsløsninger.
  • Borgerne skal – uanset udgangspunkt og kompetencer – opleve, at de kan få hjælp til de offentlige digitale løsninger.

Af strategien for kommunikation og hjælp fremgår, at indsatsen skal fokusere på følgende målgrupper blandt de it-udfordrede borgere:

  • De unge
  • De ikke-vestlige indvandrere
  • De ældre
  • De kortuddannede, herunder socialt udsatte m.fl.

For indsatsen i 2019 er foretaget tre prioriterede valg, som gennemgås i det følgende. Det drejer sig om:

  1. Informationssikkerhed er udvalgt som hovedtema
  2. De unge er udvalgt som prioriteret målgruppe
  3. Øvrige indsatser, der løber over flere år

Borgerne skal være trygge ved at kommunikere med den offentlige sektor – og ved at agere digitalt generelt set. En del borgere i de it-udfordrede målgrupper er nervøse for deres sikkerhed på nettet. Det gælder både i forhold til kundskaber, men også i forhold til hvad der fx kan ske med deres digitale oplysninger. Denne usikkerhed kan medføre, at de pågældende borgere ikke længere ønsker at anvende de digitale løsninger eller, at de oplever utryghed ved at gøre det. Informationssikkerhed er derfor et prioriteret emne for 2019.

Der iværksættes følgende:

Informationskampagne

Initiativ 9.3. i den fællesoffentlige digitaliseringsstrategis vil i 2019 videreføre en bred indsats om informationssikkerhed. For at sikre bedst mulig udbredelse understøtter initiativ 9.2 den brede informationskampagne med information direkte målrettet de it-udfordrede grupper.
I samarbejde med Netværk for digital inklusion vil der i 2019 blive præsenteret 2-3 større, relevante it-sikkerhedsemner fx om kodeord og nethandel. Formålet er at have få og enkle budskaber, som har stor relevans for de it-udfordrede. Endvidere vil et nært samarbejde med Netværk for digital inklusion sikre en solid indsats med de rette virkemidler.

De unge er i væsentlig mindre grad end andre grupper tilbøjelig til at logge på Digital Post, når de har modtaget nye meddelelser. Blandt alle tilmeldte borgere i Danmark havde ca. 3 pct. pr. medio december 2017 modtaget Digital Post inden for de seneste 6 måneder uden at have været logget ind i perioden eller have haft besøg via en læseadgang. I gruppen af unge udgjorde denne andel 17,1 pct.

I 2019 vil der derfor være et særligt fokus på de unge. En del af dette fokus koordineres med andre relevante initiativer i den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi – fx brugerrejser for unge.

Der iværksættes følgende aktiviteter/indsatser:

Dataindsamling vedrørende digitale udfordringer blandt unge

For at sikre, at de indsatser, der er målrettet unge, er opdateret og fokuseret på de væsentligste digitale udfordringer for de unge, indleder Digitaliseringsstyrelsen et samarbejde med Center for Digital Dannelse. Formålet er at anvende og supplere det store datamateriale, som centeret ligger inde med, således at styrelsen er opdateret på, hvor de unge oplever de største udfordringer for at kommunikere digitalt med det offentlige. Konkret udvides den store dataindsamling, som i dag foregår i folkeskoler og på gymnasier om digitalisering, med spørgsmål, der i højere grad omhandler offentlig digitalisering. Endvidere udvikles undervisningsmateriale m.v., der kan understøtte en forbedring af de udfordringer, som datamaterialet viser.

Undervisningsmateriale til folkeskoler

Frederiksberg Bibliotek og Borgerservice har gennem flere år arbejdet med en målrettet indsats over for kommunens elever i folkeskolen. Formålet er at give de unge en god introduktion til digital kommunikation med det offentlige. Digitaliseringsstyrelsen vil i samarbejde med Frederiksberg Kommune videreudvikle materialet, så det bliver velegnet til anvendelse i hele landet. De øvrige kommuner vil hermed få adgang til relevant undervisningsmateriale m.v. til fri afbenyttelse.

Nyt brev til de 15-årige om Digital Post

I 2019 lanceres en ny version af brevet om Digital Post til de 15-årige, der i højere grad er målrettet de unge for så vidt angår sprog og indhold.

Digital økonomi – samtalesaloner

Nogle unge oplever problemer med at forstå digital økonomi. De har svært ved at forstå pengebegreber, når det ikke er kontanter.

De unge har derfor brug for undervisningsmateriale m.v., der kan give dem en større forståelse for digital økonomi. Formålet er både at forstå den digitale økonomi og give dem mulighed for at lære dem at undgå at blive snydt.
Indsatsen kræver et godt kendskab til de unge. Foreningen Ligeværd, der er medlem af Netværk for digital inklusion, har allerede gode erfaringer med fx samtalesaloner og brætspil om digital økonomi. Disse erfaringer anvendes til udvikling af et værktøj, der kan anvendes bredt til it-udfordrede unge.

Indsatsen for digital økonomi kædes sammen med den førnævnte indsats om sikkerhed og nethandel. Det er forventningen at også andre målgrupper kan få glæde af materialet.

Brugerrejser for unge

Unge, der fylder 15 år og dermed bliver digitale borgere, oplever, at der er mange nye ting, som de skal forholde sig til, fx NemID, Digital Post, skattekort mv. For mange er det en forvirrende situation, og på trods af at unge færdes naturligt på nettet, er det svært for mange at forstå det offentlige og bruge de offentlige digita-le løsninger. Derfor igangsættes et arbejde med en sammenhængende digital brugerrejse for unge.

På baggrund af en analyse af brugerrejsen, som kaldes ”Bliv digital borger”, findes oplagte løsninger på borgere og myndigheders udfordringer i brugerrejsen med henblik på at etablere en mere sammenhængende brugerrejse for de unge på borger.dk og evt. andre relevante platforme.

I forbindelse med arbejdet med brugerrejsen planlægges det at lancere en kampagne, som ”skal skabe opmærksomhed om situationen og forbedre unges færden på nettet som digitale borgere.”

Samarbejde med Forsvarsministeriets Personalestyrelse

De unge tilmeldes automatisk Digital Post, når de fylder 15 år. Digital Post er typisk de unges første kontakt med det digitale offentlige Danmark. Desværre oplever Forsvarsministeriets Personalestyrelse, at en del af de unge, som indkaldes til Forsvarets Dag, ikke læser indkaldelsen i deres digitale postkasse og derfor udebliver fra Forsvarets Dag. Derfor fortsættes det igangværende samarbejde med Forsvarsministeriets Personalestyrelse om Digital Post, der understøtter deres anvendelse af Digital Post til indkaldelse til Forsvarets Dag.

Der vil i 2019 blive modnet på en række nye initiativer, som potentielt kan løbe over længere tid.

Nye længerevarende initiativer:

Ikke-digitale borgere

Den offentlige sektor er på de fleste områder nu digital, og kontakten med borgeren, er ligeledes digitaliseret på en lang række områder gennem de seneste år. Det rejser nye typer af spørgsmål, når det skal sikres at alle borgere modtager god betjening fra det offentlige.

Det drejer sig fx om at sørge for, at borgere, der ikke kan anvende den digitale kommunikation, bliver betjent på anden vis. Udviklingen har medført, at offentlig digitalisering med årene er blevet så almindeligt, at nogle myndigheder ikke længere har opretholdt de tidligere procedurer for betjening af ikke-digitale borgere, men kan have behov for at iværksætte særlige procedurer. Nogle borgere oplever, at det er forbundet med vanskeligheder at være ikke-digital borger i Danmark. I 2019 vil Digitaliseringsstyrelsen derfor gennem dialog med relevante myndigheder og organisationer afdække problemets omfang, og hvor det optræder.

Borgere, der ikke længere kan være digitale

Det drejer sig også om situationen, når en borger bliver ældre og begynder at opleve vanskeligheder ved at kommunikere digitalt med de offentlige myndigheder. Her skal det sikres, at problemet identificeres, således at andre foranstaltninger kan iværksættes. Digitaliseringsstyrelsen ønsker derfor at indlede en dialog med relevante myndigheder og organisationer, hvor problemstillingerne kan afklares og mulig håndtering drøftes.

Vejledning om digitalisering i forbindelse med en afdød borger

Vejledningen skal samle oplysninger om, hvordan man skal forholde sig til afdødes digitale kommunikation. Vejledningen udarbejdes som en digital pjece.

Indsatser, der er iværksat i tidligere strategiår, og som videreføres i 2019:

Øget kendskab til Demo.borger.dk

Meget af nervøsiteten blandt flere i de it-udfordrede målgrupper skyldes manglende fortrolighed med den digitale kommunikation. Der er derfor fortsat behov for et demomiljø, hvor man kan øve sig, og som undervisere kan bruge til at vise bl.a. brug af NemID og Digital Post.

Demo.borger.dk er et lukket læringsmiljø, hvor borgeren kan øve sig uden risiko for at gøre noget forkert.

Demomiljøet er primært rettet mod landets borgerservicecentre, biblioteker og it-undervisere, som kan bruge demomiljøet i deres hjælp og undervisning af ikke-digitale og it-udfordrede borgere.

Der er fortsat behov for at udbrede kendskabet til demomiljøet. Der gøres derfor fortsat en indsats for at udbrede kendskabet.

Eftersom borger.dk i 2018 fik nyt visuelt udtryk, tilrettes demomiljøet, så det spejler borger.dk 1:1.

NemID nøgleapp

Borgerservice og biblioteker giver udtryk for, at mange borgerhenvendelser vedrø-rer NemID, især spørgsmål om nøglekort.

Det informationsmateriale, der udkom i foråret 2018 i forbindelse med den nye NemID nøgleapp var ikke specifikt målrettet de it-udfordrede. Der er derfor udarbejdet en vejledning til it-udfordrede om installering og anvendelse af NemID nøgleapp, som i januar 2019 blev udsendt som trykt folder til landets biblioteker og borgerservicecentre.

Tegnsprogstolkning af digitale pjecer til it-udfordrede

For at understøtte tilgængeligheden vil vejledningsmateriale, foldere, film m.m., der udarbejdes i forbindelse med initiativ 9.2, blive tegnsprogstolket.

Dette gælder fx folderen om NemID nøgleapp.

For at understøtte andre grupper af it-udfordrede vil de videoer, der udarbejdes i forbindelse med tegnsprogstolkningen, blive produceret med voice-over.

Samarbejde med Bydelsmødrene

Endvidere videreføres samarbejdsaftalen fra 2018 med ”Bydelsmødrene” om uddannelse af ikke-vestlige kvinder. Samarbejdsaftalen sikrer uddannelse af bydels-mødre, så de kan videregive viden og vejledning i brug af offentlige digitale løsninger til andre kvinder i deres netværk.

Udbredelse af eksisterende vejledninger, foldere film m.m.

Som nævnt er der som led i handlingsplanerne for 2017 og 2018 udarbejdet forskelligt informationsmaterialer, vejledninger, film m.m. om bl.a. digitale fuldmagter, NemID nøgleapp, læseadgang til Digital Post, NemID og sikkerhed.

For at sikre udbredelsen og brugen af materialet skal der foruden distribution til biblioteker og borgerservices også tages kontakt til fagforeninger, boligforeninger og organisationer.

Handlingsplan for virksomheder

En lille gruppe virksomheder er særligt udfordrede i forhold til digital selvbetjening. De kan ikke uden hjælp imødekomme kravet om at kommunikere digitalt med den offentlige sektor. Udfordringerne for virksomhederne omhandler typisk:

  • Manglende forståelse/viden om, hvad man skal indberette digitalt
  • Manglende forståelse/viden om lovbestemte krav om virksomhedsdrift
  • Manglende forståelse af de digitale systemer og løsninger, herunder Digital Post og NemID, som vanskeliggør almindelig telefonvejledning

Disse virksomheder og foreninger kan få hjælp på bibliotekerne: En indsats med stort individuelt udbytte for de virksomheder, der benytter tilbuddet, men som bliver anvendt i et ukendt omfang. Indsatsen i 2019 handler derfor om at synliggøre tilbuddet for de it-udfordrede virksomheder, og kortlægge, hvorledes det bliver benyttet, for at kunne målrette indsatsen yderligere.

Hjælpeværktøjer

Fokus vil være på de mest effektfulde hjælpeværktøjer, der samtidig er lette at vedligeholde. Med dette udgangspunkt er der følgende planer for værktøjer i 2019:

Virk Wiki: Udvikling og opdatering

Virk Wiki er taget i brug i slutningen af 2018. Værktøjet skal udvikle sig ud fra it-vejledernes egne erfaringer, de cases, de oplever i hverdagen, og det omfang af henvendelser, der kommer. Målet er, at Virk Wiki udover at være et hjælpeværktøj samtidig er en læringsplatform for bibliotekernes it-vejledere. Udvikling af Virk Wiki forudsætter en løbende opsamling af viden:

  • via kald fra it-vejlederne til Bibliotekslinjen
  • via it-vejledernes årsagsregistrering af deres vejledning
  • via andre henvendelser og feedback fra it-vejlederne

Erhvervsstyrelsen sørger for den løbende opdatering af Wiki og dialog med it-vejlederne herom samt koordinering af undervisning 2019 (planlagt til Aalborg, Vejle og Roskilde) og udvikling af vejledninger (se punkt nedenfor).

Wizards: Anvendelse og udvikling

Wizards ligger tilgængelige på Virk Hjælp og er samtidig en del af it-vejledernes hjælpeværktøjer. Bibliotekernes feedback på Wizards vil blive inddraget i udviklingen af de eksisterende og nye Wizards. I 2019 vil Wizards blive afprøvet som et vejledningstilbud i tilknytning til selvbetjeningsløsninger på Virk. Fx NemHandel og Start virksomhed, der hører under Erhvervsstyrelsen.

Videovejledninger til selvbetjeningsløsningerne

I 2019 vil der blive udviklet en række læringsvideoer med dobbelt formål; at undervise it-vejlederne, så de kan undervise og at hjælpe andre, herunder vise virksomhederne, hvordan man konkret indberetter i en selvbetjeningsløsning. Videoerne vil blive præsenteret som live-stream undervisning af it-vejlederne og ligge på Virk Wiki. Emnerne for videoerne vil blandt andet blive udvalgt ud fra it-vejledernes erfaringer og i samarbejde med andre myndigheder. Erhvervsstyrelsen vil stå for udviklingen.

Brugerrejser som indgang til it-vejledningen

Ud fra it-vejledernes erfaringer med den eksisterende brugerrejse for frivillige foreninger og deres feedback på den er det planen at udvikle flere brugerrejser, der er målrettet virksomhedstyper eller bestemte flow. Det vil indgå i overvejelserne, om brugerrejser med fordel kan suppleres med demomiljøer til vejledninger, som også kan bruges til demonstration over for virksomhederne.

Socialt forum for bibliotekernes it-vejledere

Erhvervsstyrelsen har iværksat et pilotprojekt på det sociale forum Yammer for at skabe et forum for bibliotekernes it-vejledere. Formålet med det forum er, at vejlederne kan sparre indbyrdes og på en let måde kan give feedback på hjælpeværk-tøjerne, præsentere cases for hinanden og dele viden i netværket og udviklingsønsker med styrelsen. Erhvervsstyrelsen forventer desuden at anvende gruppen til at dele information om systemopdateringer med it-vejlederne, evt. suppleret af nyhedsbrev. Pilotprojektet vil blive fulgt løbende og evalueret i 2019.

Årsagsregistrering af it-vejledningen

Bibliotekerne har fået stillet digital blanket til rådighed for en registrering af deres it-vejledninger. Dels så de selv kan følge udviklingen i det arbejde, de laver, dels så Erhvervsstyrelsen kan opgøre, hvor mange og hvilke henvendelser der bliver behandlet. Erfaringerne vil blive omsat i viden, som lægges i Virk Wiki, og diverse udviklingstiltag, og vil også blive brugt til måling af effekten af initiativ 9.2. It-vejlederne efterlyser, at de kan få direkte adgang til opgørelserne, hvilket forudsætter en udvikling af værktøjet og en automatiseret opsamling og præsentation af data.

Pressemeddelelse og SoMe-kampagne

For at synliggøre tilbuddet om it-vejledning over for virksomhederne bliver der gennemført kampagner i løbet af 2019. Dels i lokalpressen, og dels gennem sociale medier. Kampagnerne bliver kombineret med bibliotekernes egen markering af tilbuddet på deres hjemmesider og eventuelt via sociale medier. Målet er at gøre det let for virksomheder og foreninger at finde og benytte sig af tilbuddet i det omfang, de har behov.

SMS-tjeneste – udvikling af databasen

Erhvervsstyrelsen udviklede i 2018 en SMS-tjeneste, så virksomheder kan få oplyst, om der er et bibliotek i et angivet postnummer, der tilbyder it-vejledning. SMS-tjenesten vil blive optimeret, så det bliver muligt at søge på andre parametre for at give brugerne det bedst mulige søgeresultat.

Udvidelse af bibliotekernes tilbud om it-vejledning

En række biblioteker forventes at overveje, om de vil tilbyde it-vejledning som følge af introduktionen af nyt hjælpeværktøj og socialt forum for it-vejlederne.

Erhvervsstyrelsen følger i 2019 aktivt op på, om flere biblioteker kan overveje at træde ind i ordningen. Dels på baggrund af pressedækningen, dels ved direkte kontakt til bibliotekerne. Samtidig vil det blive overvejet, om omfanget af emner for bibliotekernes it-vejledning kan udvides.

Yderligere udvidelse af tilbuddet om it-vejledning

Der kan være flere indgange for it-udfordrede virksomheder til at søge vejledning. Som led i etableringen af Virk Wiki blev it-vejlederne interviewet om deres indtryk af omfanget af henvendelser fra virksomheder og foreninger. Der blev gennem kontakter til frivillighed.dk, Frise, enkelte erhvervscentre og borgerservicecentre indledningsvist forsøgt afdækket, hvor de virksomheder, der oplever digital selvbetjening som udfordrende, søger hjælp.

Nogle indtryk var, at de går til åbne it-caféer, hvor it-vejlederen er en backup. Dvs. hvis de frivillige på it-caféen kan hjælpe, så oplever it-vejlederen ikke, at der har været en henvendelse fra en virksomhed. Andre indtryk var, at de får vejledning som led i opstart af en virksomhed (vækstcentre) eller at de måske (særligt foreninger) får vejledning direkte fra frivilligrådgiverne i kommunerne eller frivilligcentrene. Endelig kan der muligvis ske vejledning i borgerservice.

Erhvervsstyrelsen vil derfor i 2019 gennemføre en brugerundersøgelse og en undersøgelse blandt de potentielle aktører. Formålet med undersøgelsen er at afdække, om tilbuddet om it-vejledning skal udvides fra bibliotekerne til andre aktører. Det vil endvidere blive afdækket, i hvilket omfang vejledningsmaterialet ved at blive anvendt via Virk Hjælp kan hjælpe de udfordrede virksomheder direkte på vej.

Fælles hjælp til it-vejledere på biblioteker og borgerservices

Biblioteker og borgerservices har allerede gennem flere år ydet en stor og bidragende indsats med at vejlede it-udfordrede borgere og virksomheder. Denne indsats foregår stadig, omend it-vejledningen har ændret sig væsentligt over årene.

I dag har vejledningen i højere grad karakter af at være 1:1 vejledning om konkrete spørgsmål til digital selvbetjening mere end generel vejledning om, hvordan man betjener it. Dette gælder både for borgere og virksomheder. Og i visse tilfælde er der høj grad af personsammenfald, særligt når borgere har enkeltmandsvirksomheder eller er aktive i foreninger.

Nogle it-udfordrede borgere og virksomheder kan have svært ved at modtage vejledningen. Enten fordi de er tilbageholdende med at indrømme, at de har digitale udfordringer, eller fordi de ikke er opmærksomme på muligheden.

Generelt kan det være svært at ”fange” denne gruppe, ligesom biblioteks- og borgerservicemedarbejdere også i visse situationer kan komme i tvivl om, hvor langt deres vejledningspligt strækker sig. De lokale ressourcer kan også have betydning for, i hvilket omfang vejledningen kan tilbydes.

Samtidig er det et fælles og centralt fokus i digitaliseringsstrategiens initiativ 9.2 at skabe ”tryghed og tillid” for både borgere og virksomheder, hvorfor det er vigtigt at tilbuddet når ud til både borgere og virksomheder og med respekt for deres data.

Erhvervsstyrelsen og Digitaliseringsstyrelsen vil derfor indlede et samarbejde, der skal give nye, fælles værktøjer, råd og vejledning til at hjælpe biblioteker og borgerservices med disse udfordringer.

Denne handlingsplan er en opdatering af den tidligere handlingsplan for 2018, der skal understøtte strategien for initiativ 9.2. om kommunikation og hjælp til borgere og virksomheder.

Handlingsplanen evalueres primo 2020 i forbindelse med den årlige statusrapportering til porteføljestyregruppen.

I forbindelse med evalueringen og afrapporteringen udarbejdes en opdatering af handlingsplanen til det nye år (2020). Denne opdatering vil bygge dels på resultaterne fra de tidligere handlingsplaner, dels på de initiativer fra den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi, der udmøntes i det kommende år. Endvidere vil tilbagemeldinger fra relevante netværk og anden erfaringsopsamling indgå i opdateringen. Disse opdateringer skal bidrage til, at handlingsplanen opdateres, så den dækker de særlige behov, som digitaliseringsstrategiens udmøntning giver anledning til.

Ud over evaluering af de enkelte indsatser i indeværende handlingsplan, skal der ved strategiperiodens udløb ske en samlet effektmåling af initiativet. Effektmålingen sker på baggrund af de fire effektmål, som porteføljestyringsgruppen har ved-taget i september 2018 for initiativ 9.2:

  • Antallet af tilmeldte borgere til Digital Post blandt de it-udfordrede målgrupper skal som minimum forblive stabilt.
  • Initiativets skriftlige materialer til de it-udfordrede borgere vurderes positivt og anvendes af de organisationer, der repræsenterer de it-udfordrede borgere i Netværk for digital inklusion.
  • Antallet af biblioteker, der tilbyder hjælp til virksomheder
  • Anvendelse af erhvervsstyrelsens understøttende funktioner

Handlingsplanen er godkendt af arbejdsgruppen for initiativ 9.2, og træder i kraft den 1. marts 2019.