FAQ
Nedenfor findes de oftest stillede spørgsmål i forbindelse med udmøntning af tilskud fra Fonden for Velfærdsteknologi.
Q: Yder Fonden tilskud til investering i teknologi?
A: Nej. For projekter i regi af initiativ 3.3 i Strategi for digital velfærd ydes tilskud alene til projektledelse, revision og evaluering udført af eksterne konsulenter af projekter, hvor velfærdsteknologiske løsninger er taget i brug eller vil blive taget i brug af en eller flere kommuner og/eller regioner.
For projekter i regi af initiativ 1.1a (telemedicin) i Strategi for digital velfærd ydes tilskud ligeledes alene til projektledelse og evaluering af projekter, men der kan gøres undtagelser. I så fald vil det fremgå af rammerne for den konkrete ansøgningsproces.
Q: Kan Fonden forhåndsgodkende en ansøgers projekt?
A: Evalueringer af projekter, der modtager støtte fra Fonden for Velfærdsteknologi, skal afdække økonomiske effekter, effekter for borgerne samt bruger- og medarbejderes vurderinger af teknologien. Fokus er derfor på projekter, der har til formål at afdække potentialer. Hvis ansøger vurderer, at projektet gør det, falder projektet inden for rammerne af ansøgningsrunden.
Fonden kan i den forbindelse kun lave en vejledende vurdering af, om et projekt falder inden for ansøgningsrundens rammer, og om det er relevant at ansøge om tilskud.
I sidste ende er det altid et bedømmelsesudvalg, der ud fra en konkret vurdering af hvert enkelt projekt træffer beslutning om, hvilke projekter der skal modtage tilskud.
Q: Er det tilladt at ansøge om tilskud fra andre puljer eller fonde?
A: Ja, så længe der ikke søges om tilskud til projektledelse, evaluering udført af eksterne konsulenter eller revision. Tilskud ydes nemlig alene i det omfang, at der ikke er opnået eller senere opnås tilskud fra anden side til dækning af de budgetposter, der har opnået tilskud fra Fonden for Velfærdsteknologi.
Q: Dækker Fonden udgifter før og efter projektperioden?
A: Nej, Fonden for Velfærdsteknologi dækker kun udgifter, der er afholdt i projektperioden. Kun i særlige tilfælde dækkes udgifter, som tilskudsmodtager har afholdt eller har påtaget sig at afholde inden den dato for projektstart, som tilskudsmodtager har angivet i sin ansøgning til Fonden.
Udgifter til revision og udarbejdelse af den endelige evaluering dækkes, hvis de afholdes i den tre måneders periode efter projektafslutning.
Q: Dækker Fonden udgifter til transport?
A: Nej, tilskud fra Fonden for Velfærdsteknologi dækker udelukkende udgifter til projektledelse, evaluering udført af eksterne konsulenter og revision.
Q: Hvad dækker udgifter til projektledelse over?
A: Udgifter til projektledelse vedrører kun løn. Det vil sige lønudgifter til konkrete projektmedarbejderes tid, der direkte bruges på at gennemføre projektet.
Q: Hvordan beregnes de indirekte udgifter (overhead)?
A: Indirekte udgifter kan maksimalt beregnes som 20 pct. af de direkte lønudgifter i projektet. De indirekte udgifter kan dog på intet tidspunkt overstige de faktiske udgifter indeholdt, såsom husleje, lys, vand, varme, kontorhold med videre.
De indirekte udgifter skal kunne dokumenteres på forlangende, og det skal kunne dokumenteres, hvilken beregningsmetode der er anvendt.
Indirekte udgifter dækkes kun for projekter i regi af initiativ 1.1a (telemedicin).
Q: Hvem bør deltage på opstartsmødet om aftalegrundlaget for tilskud?
A: På opstartsmødet om aftalegrundlaget for tilskud bør projektejer og projektleder fra tilskudsmodtagers organisation deltage. Derudover vil det være hensigtsmæssigt, hvis det eksterne konsulentfirma, der gennemfører evalueringen, deltager på mødet.
Q: Er det muligt at ændre på projektperioden?
A: Under udarbejdelsen af tilskudsbrevet er det muligt at ændre på projektperioden, datoer for milepæle med videre.
Hvis projektet forsinkes væsentligt efter, at tilskudsbrevet er underskrevet, skal tilskudsmodtager underrette Fonden hurtigst muligt. Tilskudsmodtager skal derefter fremkomme med et forslag til en løsning af det opståede problem, som skal godkendes af Fonden. Herunder skal der udarbejdes en ny tidsplan og nye milepæle for projektet.
Q: Hvem skal udarbejde projektets business case?
A: Projektets business case er en del af evalueringsrapporten og bør derfor udarbejdes af et eksternt konsulentfirma.
Q: Hvad er kravene til projektets business case?
A: Projektets business case skal udarbejdes med udgangspunkt i statens business case model.
Læs mere om statens business case model
Q: Hvad skal en udbetalingsanmodning indeholde?
A: En udbetalingsanmodning skal være udfyldt med projektets faktisk afholdte udgifter. Der kan kun anmodes om udbetaling af udgifter, som er afholdt i den rapporteringsperiode, som udbetalingsanmodningen dækker over. Til brug for udbetaling er det ikke et krav, at tilskudsmodtager indsender anden dokumentation end en udfyldt udbetalingsanmodning.
Q: Skal poster i projektbudgettet, der ikke dækkes af Fonden være udfyldt ved anmodning om udbetaling?
A: Ja, udbetalingsanmodningen skal indeholde alle de udgifter, som projektet har afholdt, og som tilskudsmodtager har angivet i sit projektbudget.
Q: Hvad er kravene til tilskudsmodtagers endelige projektregnskab?
A: Ved projektafslutning skal tilskudsmodtager aflægge et projektregnskab, der er i overensstemmelse med regnskabsinstruks og revisionsinstruks for projekttilskud for Fonden for Velfærdsteknologi.
Læs mere om regnskabs- og revisionsinstruks
Projektregnskabet skal være direkte sammenligneligt med det projektbudget, der fremgår af tilskudsmodtagers ansøgningsskema. Det vil sige, at kontoplanen for det endelige projektregnskab skal modsvare specifikationsgraden i det godkendte projektbudget.
Når tilskudsmodtager indsender det endelige projektregnskab til Fonden, skal der ikke sendes bilag med, medmindre Fonden anmoder om det. Til brug for revisors godkendelse af det endelige projektregnskab skal tilskudsmodtager dog stadig kunne tilvejebringe dokumentation for afholdte projektrelaterede udgifter, der er faktisk bogført, godkendt og betalt, herunder især lønudgifter.
I forbindelse med indsendelsen af det endelige projektregnskab skal projektets ledelse samtidig afgive erklæring om, at samarbejdsaftaler indgået med private virksomheder og indkøb af varer og tjenesteydelser er indgået i overensstemmelse med udbudsreglerne, tilbudsloven samt Traktaten om Den Europæiske Unions Funktionsmådes regler om statsstøtte og fri bevægelighed.
Q: Hvem skal godkende projektets endelige regnskab?
A: Hvis tilskudsmodtager er en statslig myndighed, skal den regnskabsansvarlige hos tilskudsmodtager erklære sig om, at det endelige projektregnskab er korrekt.
Hvis tilskudsmodtager er en ikke-statslig myndighed, skal det endelige projektregnskab være påtegnet af en statsautoriseret eller registreret revisor.
Hvis en ikke-statslig myndighed deltager i et projekt sammen med en statslig myndighed og i den forbindelse modtager en andel af tilskuddet på mere end 1,0 mio. kr., skal den ikke-statslige myndigheds endelige projektregnskab være påtegnet af en revisor. Hvis andelen af tilskuddet derimod er på mindre end 1,0 mio. kr. skal den regnskabsansvarlige hos tilskudsmodtager blot erklære, at det endelige projektregnskab er korrekt.
Q: Kan Fonden godkende et regnskab, der har anmærkninger fra revisoren?
A: Nej, fonden kan kun godkende et anmærkningsfrit regnskab. Det er derfor en god ide, at tilskudsmodtager inddrager revisoren i projektet så tidligt som muligt med henblik på at klargøre, hvilke krav til dokumentation revisoren har.
Q: Skal interne lønudgifter dokumenteres?
A: Ja, lønudgifter skal specificeres, fx med antal personer, arbejdstimer og timeløn. De interne lønudgifter skal beregnes som en dokumenteret årsløn inklusive ATP med videre divideret med antallet af årlige effektive arbejdstimer ganget med det faktiske antal timer brugt på projektet. Den effektive arbejdstid svarer til den samlede arbejdstid fratrukket den tid, som afsættes til ferie, skæve helligdage, frokost, kurser med videre.
Bemærk, at dokumentationen er til brug for revisors godkendelse af det endelige regnskab.
Q: Skal konsulentudgifter dokumenteres?
A: Ja, eksterne konsulentudgifter skal opgøres på baggrund af betalte fakturaer og dokumenteres, fx i form af timeregnskab.
Bemærk, at dokumentationen er til brug for revisors godkendelse af det endelige regnskab.