Vejledning til PDF-masseforsendelser

Det er vigtigt, at meddelelser, der sendes til borgere via Digital Post, er tilgængelige og brugbare. Det gælder også, når meddelelsen sendes som PDF dokument.

At levere dokumenter digitalt, har i sig selv fordele for mennesker med funktionsnedsættelser. Hvis de skal kunne bruges fuldt ud, så kræver det, at de opfylder en række krav til digital tilgængelighed.

Principper, PDF-standarder og retningslinjer

Kravene til digital tilgængelighed er baseret på universelle designprincipper. De kræver ikke, at dokumenterne leveres i særlige formater som eksempelvis lydbøger, stortryk eller punktskrift. Opfylder man kravene for digital tilgængelighed, betyder det, at brugerne med eller uden kompenserende udstyr og teknologi kan læse, orientere sig og navigere i dokumenterne på den måde, som passer bedst.

Principperne for digital tilgængelighed er alment anerkendte. De bruges også til at sikre, at flest mulige mennesker kan anvende hjemmesider og andre digitale medier.

I denne sammenhæng er de væsentligste elementer i principperne for digital tilgængelighed at:

  • Alt egentligt indhold er opmærket korrekt og med en logisk læserækkefølge
  • Dokumentets semantiske struktur (overskrifter, tabeller, lister, fodnoter, etc.) fremgår af opmærkningen
  • Alle meningsbærende illustrationer er forsynet med alternative tekstlige beskrivelser
  • Dokumentets hovedsprog er defineret
  • Dokumentet er ikke beskyttet på en måde, der begrænser adgangen for kompenserende teknologi som eksempelvis skærmlæsere

Det er helt fundamentalt for den digitale tilgængelighed, at man i det dokumentformat, man vælger, er i stand til at udtrykke et dokuments opmærkning og semantiske struktur. Det kan man for eksempel i et PDF dokument, men ikke i en billedfil.

En central pointe er, at skabelse og bevaring af opmærkning stiller krav til de skabeloner data sættes ind i, hvad enten dette sker automatisk eller af en bruger. Skabeloner, der understøtter semantik og bruges rigtigt, er afgørende for, at en konvertering til et andet tilgængeligt format kan lade sig gøre.