Implementeringskonsekvenser

Organisatoriske forhold samt omstillings- og driftskonsekvenser kan udgøre væsentlige forudsætninger og risici i forhold til hensigtsmæssig implementering. Lovforslagets bemærkninger bør derfor indeholde en vurdering af de organisatoriske og omstillings- og driftskonsekvenser for stat, regioner og kommuner. Hvis lovforslaget ikke vurderes at have sådanne konsekvenser, bør det oplyses i bemærkningerne. I Vejledning om konsekvensanalyser beskrives en fremgangsmåde til vurdering af offentlige implementeringskonsekvenser nærmere.

Organisatoriske forhold samt omstillings- og driftskonsekvenser kan i bred forstand beskrives som ændringer i aktiviteter og drift af den offentlige administration og deles op i omstillingskonsekvenser, der er kendetegnet ved at være af midlertidig karakter og driftskonsekvenser, der sædvanligvis vil være af varig karakter.

I forbindelse med opgørelsen af sådanne konsekvenser for staten lægges der særlig vægt på, om forslaget medfører oprettelse af nye administrative myndigheder eller væsentlige ændringer af allerede eksisterende myndigheder. I disse tilfælde skal der anføres et skøn over de forventede mer- eller mindreudgifter til administration, herunder til personale, it-systemer og lokaler med videre.

Ved udformningen af ny lovgivning bør det så vidt muligt tilstræbes, at eksisterende administrative enheder og strukturer anvendes. Det skyldes, at det både ud fra udgiftsmæssige og administrationspolitiske hensyn er uhensigtsmæssigt, at den offentlige sektor gøres unødigt kompliceret gennem administrative »knopskydninger«. For den enkelte borger kan en sådan udvikling også føre til, at den offentlige sektor opfattes som mere uoverskuelig og mindre tilgængelig.

Fagministeriet bør være opmærksomt på, hvordan lovforslaget udformes, så det kan understøtte anvendelsen af it-løsninger. Det er således væsentligt at være opmærksom på, om det er muligt at anvende digitale løsninger. Digitalisering kan være et middel til at give borgere og virksomheder en bedre offentlig service af høj kvalitet. Omvendt er brug af it og ny teknologi ikke et mål i sig selv.

Fagministeriet bør vurdere, om lovforslaget indebærer konsekvenser i forhold til eksisterende it-systemer eller udvikling af nye it-systemer. Det bør beskrives, om lovforslaget kræver tilpasning af eksisterende it-systemer eller udvikling af nye it-systemer. Såfremt der er tale om et statsligt it-system, bør statens it-projektmodel følges, og det bør fremgå, hvis it-løsningen er omfattet af Statens It-råds procedure for henholdsvis projekter til 10 og 60 mio. kr. jf. Statens budgetvejledning 2016 afsnit 2.2.18.2 Forelæggelse for It-projektrådet og afsnit 2.2.18.3 Forelæggelse for Finansudvalget.

Desuden bør fagministeriet være opmærksomt på, om eventuelle ændringer af it-understøttelsen på myndighedens område som følge af lovforslaget kan have afledte effekter for øvrige myndigheders it-systemer, som måtte være afhængige af data eller funktionalitet fra disse systemer.

De samlede implementeringskonsekvenser bør så vidt muligt kvantificeres. Det kan derfor være relevant at uddybe fakta i lovforslaget, herunder omkostninger til it-systemer/sagsbehandlingssystemer. Her kan det være hensigtsmæssigt at indsamle viden fra eksterne parter, herunder sagsbehandlere i den administrerende myndighed og it-leverandører til de eksisterende systemer. Bemærk, at det ikke bør beskrives nærmere, hvordan de konkrete it-systemer skal udvikles, herunder tekniske valg vedrørende open source, cloud-teknologi med videre.

Endelig bør det vurderes og beskrives, om lovforslagets genstandsfelt giver anledning til overvejelser om forholdet til forvaltningsretten, fx i forhold til gennemførelse af partshøring, sagsoplysning med videre.

Offentlige myndigheder skal håndtere borgernes data i overensstemmelse med den i øvrigt gældende lovgivning, herunder databeskyttelseslovgivningen. Det gælder også ved evt. datadeling og udveksling af data mellem offentlige myndigheder. Fagministeriet bør derfor vurdere, om der er taget højde for, at håndteringen af data, herunder evt. datadeling, sker i overensstemmelse med lovgivningen. Når der sker behandling af personoplysninger, kan det være relevant blandt andet at beskrive hjemlerne for behandlingen, eller hvis lovforslaget indebærer samkøring af registre eller kontrolindsatser. Såfremt der er særlige opmærksomhedspunkter og risici i forhold til anvendelse og deling af data, bør dette ligeledes beskrives i lovforslaget.

Det fremgår af databeskyttelsesforordningen, at offentlige myndigheder i særlige tilfælde, hvor der kan konstateres en høj risiko, skal udarbejde konsekvensanalyser, der afdækker hvilke konsekvenser, konkrete databehandlinger har for beskyttelsen af personoplysninger. Analyserne skal blandt andet udarbejdes, når offentlige myndigheder behandler personoplysninger på en sådan måde, at det kan karakteriseres som værende af høj risiko for borgernes rettigheder og frihedsrettigheder. 

Databeskyttelsesforordningen giver mulighed for, at det allerede ved vedtagelsen af ny lovgivning, der udgør grundlaget for offentlige myndigheders behandling af personoplysninger, kan vurderes, om en sådan analyse skal foretages. Endvidere kan konsekvensanalyser udarbejdes ”en gang for alle”, når ministerier udarbejder lovgivning i stedet for, at myndigheder hver for sig skal udarbejde disse analyser. Ministeriet kan derfor med fordel overveje at udarbejde en sådan konsekvensanalyse i forbindelse med udformning af lovudkastet.

Det er væsentligt, at fagministeriet er særligt opmærksomt på lovforslag, som berører borgerne direkte. Det kan fx være lovforslag inden for uddannelse, arbejdsmarked, sundhed, skat eller det sociale område, hvor lovforslaget kan indeholde sagsgange, der skal it-understøttes med direkte konsekvens for både borgere og de sagsbehandlere, der skal bruge it-systemet.

Såfremt der er tale om et område, hvor der er behov for at tage særhensyn eller til skønsudøvelse i visse situationer, bør det overvejes, om der er behov for særlige opsamlingskategorier i tilknytning til objektive hovedkategorier for at sikre eksempelvis særligt udsatte borgeres rettigheder. Fagministeriet bør vurdere fordele såvel som ulemper for borgerne ved, at nye digitale procedurer indføres i lovgivningen. Det kan fx være ændringer vedrørende partshøring, klageadgang eller lignende.

Bemærk, at konsekvenser for borgerne ikke bør beskrives under punktet om offentlige implementeringskonsekvenser, men under det faste punkt om ”administrative konsekvenser for borgerne” i de almindelige bemærkninger.