Barriereknuseren

Her finder du en række typiske spørgsmål og erfaringer med løsningen.

Spørgsmål og erfaringer vedrørende Digital Post

Digitaliseringsstyrelsen har erfaret, at der i en række myndigheder er tvivl om, om det er tilladt at slå et cpr-nummer op i cpr-registret kun med det formål at kunne sende et brev via Digital Post.

Tvivlen er opstået, fordi sagsbehandlere i forbindelse med manuelle opslag i cpr-registret mødes med et skærmbillede, der forklarer, hvornår et opslag i registret er lovligt i henhold til persondataloven. Skærmbilledet kan tolkes som om, at det ikke er tilstrækkeligt formål til at foretage et opslag i cpr-registret, at et givent brev skal sendes via Digital Post.

Digitaliseringsstyrelsen har bedt Datatilsynet om en afklaring, da Datatilsynet administrerer persondataloven. Datatilsynet har 13. oktober 2013 svaret, at der er inden for rammerne af persondataloven at anvende en borgers cpr-nummer til afsendelse af post via Digital Post.

Læs Datatilsynets svar nedenfor:

Datatilsynet vender hermed tilbage til Digitaliseringsstyrelsens spørgsmål om, hvorvidt myndigheder må slå et personnummer på en borger op alene med det formål at kunne sende post til vedkommende ved brug af løsningen Digital Post.

Datatilsynet forstår spørgsmålet som udelukkende vedrørende perioden frem til den 1. november 2014, hvor tilslutning til den digitale postløsning bliver obligatorisk.

Selv om Datatilsynet kun har stillet krav om brug af sikker mail, når der er tale om fremsendelse af fortrolige og følsomme personoplysninger, vurderer tilsynet, at Digital Post løsningen også kan anvendes ved fremsendelse af breve uden fortrolige oplysninger til de borgere, som har tilmeldt sig at modtage post fra den pågældende myndighed via Digital Post løsningen. Når der i disse tilfælde sendes et brev via løsningen, vil myndighedens anvendelse af borgerens personnummer til brug for dette efter tilsynets opfattelse være inden for rammerne af persondataloven.

Datatilsynet har efterfølgende den 18. februar suppleret ovenstående udtalelse med følgende:

Efterfølgende er Datatilsynet blevet kontaktet af flere, herunder af en kommune. Det er i den forbindelse blevet påpeget, at ved brug af Digital Post løsningen skal personnummeret anvendes allerede ved det opslag, der skal vise, om personen er tilsluttet Digital Post. Løsningen anvender personnummeret som identifikation af de tilsluttede brugere.

Datatilsynet skal derfor tilføje følgende til sin udtalelse af 13. oktober 2013:

Det er ikke i strid med persondataloven, at personnummeret anvendes, og herunder om nødvendigt indhentes fra CPR, når man skal afklare, om en person er oprettet som bruger af Digital Post. Datatilsynet lægger herved vægt på, at Digital Post løsningen er baseret på personnummeret som identifikation af de tilsluttede brugere.

Ombudsmanden har i et brev til Digitaliseringsstyrelsen bemærket, at det i Digital Post indbakken skal være synligt for borgerne, hvilken specifik myndighed borgerne skriver til og modtager breve fra, og at det forvaltningsretligt ikke er tilstrækkeligt, at navnet på en organisatorisk overordnet myndighed fremgår.

En del myndigheder uden eget cvr-nummer er i dag tilsluttet Digital Post på en sådan måde, at borgere, der modtager post fra myndigheden, i meddelelsernes emnefelt alene kan se navnet på den overliggende myndighed, der har eget cvr-nummer. Det er ifølge ombudsmanden ikke tilstrækkeligt.

Det er i Digital Post-løsningen muligt at sikre, at navnet på undermyndigheder fremgår i borgernes indbakke. Det kan afhængigt at myndighedernes konkrete opsætning både ske automatisk og manuelt.

Digitaliseringsstyrelsen skal hermed anmode om, at I foranlediger, at jeres tilslutning til Digital Post og evt. arbejdsgange tilpasses, så navnene på myndigheder uden eget cvr-nummer fremgår af de meddelelser borgerne modtager.

Hvordan gør man?

Tilpasning af systemerne, så undermyndighedens navn fremgår afhænger af, hvordan myndighedens systemer er sat op.

Læs mere i vejledningen ”Opret og vedligehold afsendersystemer i Digital Post”

Hent vejledning på Digital Post vejledningside

Se særligt afsnit ”Note: Myndigheder uden eget cvr-nummer – navngivning af afsender”, hvor det fremgår, hvordan underliggende myndigheder bør navngives og oprettes, så borgere og virksomheder kan se, hvem de har modtaget breve fra.

Når en borger har tilmeldt sig Digital Post, kan myndigheder begynde at sende digital post til personen. Dog har en offentlig myndighed, der skifter fra udsendelse af traditionel post til digital post, en særlig vejledningsforpligtelse overfor borgerne. Det fremgår af en principafgørelse fra Ankestyrelsen.

Reglerne i Lov om Offentlig Digital Post betyder, at retsvirkningen af post, der er sendt digitalt, er lige så bindende som post, der er sendt som fysisk brev. Det er derfor borgerenes eget ansvar at holde øje med, om de har modtaget digital post fra det offentlige, når de har tilmeldt sig Digital Post.

Dog har Ankestyrelsen i en principafgørelse den 28. november 2013 fastslået, at to enlige forsørgere havde ret til børnetilskud, som Udbetaling Danmark havde stoppet, fordi de to borgere ikke havde bekræftet deres status som enlige. Borgerne, der var tilmeldt Digital Post, havde hidtil modtaget fysiske breve om, at de skulle sende en erklæring om status som enlig forsørger. Da Udbetaling Danmark begyndte at sende disse breve digitalt, overså borgerne i begge tilfælde brevene i deres digitale postkasser – herunder også rykkere og afgørelsen om, at de havde mistet tilskuddet, der alle blev sendt digitalt.

Ankestyrelsens afgørelse fastslår, at det under disse omstændigheder var undskyldeligt, at borgerne ikke bekræftede deres status som enlige. Ankestyrelsens begrundelse er, at Udbetaling Danmark på forhånd burde have vejledt borgerne om, at de fremover ville modtage brevene digitalt.

Ankestyrelsen angiver ikke, hvornår en vejledning er fyldestgørende, men slår fast, at en sådan vejledning ikke kun bør udsendes digitalt. Det afgørende for Ankestyrelsens principafgørelser var, at borgerne berettiget havde en forventning om, at de fortsat ville modtage papirpost fra Udbetaling Danmark. Det tillagdes også vægt, at borgeren ikke forud for ændringen var blevet vejledt om betydningen af jævnligt at kontrollere deres digitale postkasse.

Hent artikel om offentlige myndigheders særlige vejledningspligt ifm. kanalskifte til Digital Post

I månederne efter overgangen til obligatorisk Digital Post for virksomheder bør myndighederne være ekstra opmærksomme ved udsendelse af særligt bebyrdende breve.

Det er virksomhedernes ansvar at kunne tilgå den digitale postkasse, men i forbindelse med overgangen til obligatorisk Digital Post, vil der være et antal virksomheder, der ikke har nået at få adgang til postkassen eller som ikke har vænnet sig til at tjekke indholdet jævnligt.

Digitaliseringsstyrelsen foreslår, at særligt bebyrdende breve i et par måneder efter 1. november fx sendes med fysisk post eller at virksomheden kontaktes direkte, fx telefonisk.

Hvad er særligt bebyrdende breve?

Med ”særligt bebyrdende breve” menes breve, for hvilke det gælder, at manglende reaktion på brevene fra virksomheden kan resultere i alvorlige konsekvenser for den pågældende virksomhed. Herunder fx økonomisk tab, tab af rettigheder eller tvangslukning af virksomheden. Sådanne breve er typisk en rykker eller en sidste påmindelse om at opfylde en indberetningspligt, foretage en indbetaling eller det kan være afgørelser, der bliver endelige, medmindre klage er indgivet inden en bestemt frist.

Hvad bør myndigheden gøre?

Det er myndighedernes ansvar at sikre, at de kommunikerer effektivt til borgere og virksomheder med rette hensyn og i overensstemmelse med den måde, som myndigheden har meldt ud, at de kommunikerer.

Myndigheden bør derfor overveje følgende

  • Konsekvensen af den manglende respons fra modtageren. Vil det medføre økonomiske sanktioner eller andre direkte konsekvenser?
  • Om modtageren er klar til at modtage særligt bebyrdende breve digitalt.
  • Hvis der er tale om rykkere, bør myndigheden overveje, om den manglende respons på tidligere meddelelser tyder på, at modtageren ikke er parat til at modtage særligt bebyrdende breve, og dermed en vigtig rykker, digitalt.

Afhængigt af ovenstående bør myndigheden overveje, hvilke kanaler der er bedst at sende det bebyrdende brev igennem.

Særligt for så vidt angår rykkere, anbefaler Digitaliseringsstyrelsen, at der anvendes en anden kanal end de første meddelelser, idet en manglende reaktion på et brev sendt via Digital Post kan tyde på, at modtageren ikke er klar. Kanaler, der bør overvejes til rykkere, er fx Digital Post, fysisk post, e-mail og direkte telefonhenvendelser.