FAQ til myndigheder og it-leverandører

Digitaliseringsstyrelsen er p.t. ved at udvikle den kommende Digital Post-løsning for offentlige afsendere, som træder i kraft i 2021.

Læs mere om tidsplanen, og hvor langt vi er

Den nye løsning er komponentbaseret og består af en række elementer og en ny it-arkitektur.

Læs mere om, hvordan løsningen er bygget op

Digitaliseringsstyrelsen tilrettelægger overgangen til den nye løsning i samarbejde med myndigheder, et kommunikationsbureau og den kommende leverandør. Arbejdet vil understøtte den lokale indsats, som myndighederne skal stå for, når de skal omstille sig til den nye løsning. Hertil udarbejdes en udrulningsplan og en drejebog, teknisk dokumentation og vejledninger. Myndigheder kan allerede nu gå igang med at forberede sig.

Læs mere om implementeringen af den nye løsning

Digitaliseringsstyrelsen informerer myndigheder via dette site, nyhedsbrev samt en række informationsmøder og Digital Post-netværksmøder, hvor myndigheder opfordres til at have en repræsentant. Derudover anvendes Digitaliseringsstyrelsens Implementeringsoverblik (DIO) til at formidle konkrete opgaver og som kontaktkanal mellem myndighederne og implementeringsteamet i Digitaliseringsstyrelsen. 

Find de næste informationsmøder her

Læs mere om myndighedsnetværket for Digital Post her

Læs mere om Digitaliseringsstyrelsens Implementeringsoverblik

Digitaliseringsstyrelsen har etableret en kommunikationsindsats til leverandører, som integrerer til Digital Post i dag. Der afvikles informationsmøder og leverandører kan tilmelde sig nyhedsbrevet for Næste generation Digital Post samt leverandørforummet på digitaliser.dk.

Læs om leverandørforum på digitalisér.dk 

I forbindelse med den nye Digital Post-løsning udvikles et nyt format for afsendelse og modtagelse af meddelelser. Det nye format forkortes MeMo (MeddelelsesModel). MeMo er i øjeblikket under udarbejdelse, og det endelige format vil ligge klar 12 måneder, før det nye Digital Post tages i brug.

Læs mere om MeMo

Kontaktregistret vil indeholde tilmeldingsstatus for Digital Post og NemSMS samt kontaktoplysninger på borgere og virksomheder. Herunder telefonnummer og e-mailadresse til brug for advisering om ny digital post og NemSMS-påmindelser.

Som myndighed kan man i det nye Digital Post være sat op på tre forskellige måder med hensyn til modtagelse af Digital Post:

1. Kontaktbar, med kontaktstruktur – og dermed implicit med systemafhentning
2. Ikke kontaktbar, men dog med systemafhentning
3. Ikke med systemafhentning

Når man sætter modtagersystemer op, skal man angive et default system (og i øvrigt også et system til CVR-adresseret post), således at alle meddelelser kan designeres til et modtagersystem.

Hvis man er sat op med systemafhentning, enten man er kontaktbar eller ej, skal al post afhentes, hvorefter den slettes fra Digital Post. Den bliver således ikke liggende i postkassen, og derfor siges det - med en parallel til analog post - at postkassen tømmes.

Hvis man ikke har systemafhentning, lander al post i postkassen (på Virk), hvor man så fx har mulighed for at videresende til betroet tredje part.

I den nuværende Digital Post-løsning er det valgfrit, om postkassen skal tømmes, efter at meddelelser er blevet systemafhentet.

Når man tilslutter et modtagersystem i det nye Digital Post og afhenter meddelelser første gang, får man alle tilstedeværende meddelelser sendt til sit modtagersystem, uanset hvor gamle de er, og uanset om de har været behandlet før. Så hvis der ligger større mængder af ældre, tidligere behandlet post, risikerer man et større oprydningsarbejde.

Myndigheder og virksomheder med systemafhentning af meddelelser kan opsætte egne it-systemer til at registrere og fortolke på de metadata, der sendes med meddelelserne, som fx attentionoplysninger. I dag medsender flere myndigheder metadata, fx straffe- og børneattester og bilsynsindkaldelser.

Det nye meddelelsesformat (MeMo) vil ligesom i den nuværende løsning indeholde disse attentionoplysninger. Det vil være struktureret på en anden måde end i dag, men attentionoplysningerne vil indgå i det nye format.

Myndigheder kan allerede i dag medsende metadata og anvende attentionformatet, hvilket kan gøre fordelingen af modtagne meddelelser automatiseret, mere effektiv og øge graden af datasikkerhed.

Læs mere om dataopmærkning og attentionformatet i det nuværende Digital Post

Læs mere om at hente digital post over i egne systemer

En del af hovedformålet med det nye Digital Post er at tilbyde myndigheder og virksomheder en simplere løsning, som er nem at opsætte og vedligeholde med henblik på at modtage meddelelser decentralt i lokale it-systemer.

Som myndighed tilbydes der tilslutning af op til fire modtagersystemer, som modtager alle de meddelelser, der sendes til myndigheden. Yderligere tilbydes myndigheder tilslutning af ét obligatorisk modtagersystem, som afhenter alt post fra myndighedens CVR-postkasse, det vil sige i alt fem modtagersystemer.

Som virksomhed tilbydes der integration af ét modtagersystem, som afhenter alt post fra virksomhedens postkasse.

Virksomheders integration og myndigheders tilslutning af modtagersystemer foregår i et sammenhængende flow via den Fællesoffentlige Brugerrettighedsstyringskomponent (FBRS) og Digital Post-løsningens administrative portal Administrativ Adgang.

Den nye løsning betyder ændringer i forhold til den nuværende løsning, idet der er funktionalitet, der udfases eller forsvinder. Det skyldes behovet for at udvikle en løsning, der er mere enkel og fleksibel. Et princip for den nye løsning er således, at hver meddelelse skal være selvstændig, altså uafhængig af anden infrastruktur. 

Læs mere om ændringerne i forhold til den nuværende løsning

Dybe links er links til den nuværende Digital Post-løsning.

Se fx dette link til log-on på Digital Post-løsningen  

Mange myndigheder anvender i dag disse links på egne hjemmesider og portaler. I forbindelse med overgangen til den nye Digital Post-løsning vil eksisterende dybe links kunne anvendes i en overgangsperiode. Derefter vil de konverteres til nye dybe links, som understøttes af den nye Digital Post-løsning.

Det vil blive muligt at hente statistik ud af løsningen. Det gøres lokalt via Administrativ Adgang, hvor man kan se myndighedens statistik på afsendte og modtagne meddelelser. Derudover vil man kunne integrere systemer til den nye hændelseslog, og dermed fx få indblik i, hvorvidt afsendt post er modtaget, men ikke om det er åbnet. 

Læs mere om Administrativ Adgang her

Der er sat en grænse på 99,5mb  for den samlede forsendelse. Grænsen er fastsat for at sikre ydeevnen og robustheden i de bagvedliggende systemer, for eksempel når post hentes ned i egne systemer. En Exchange mailserver vil fx kunne blive overbelastet ved modtagelse af adskillige forsendelser med store filer.

Med Digital Post kan myndigheder modtage to forskellige slags meddelelser;

1) meddelelser fra henholdsvis borgere og virksomheder adresseret til myndigheden, fx spørgsmål vedrørende løntilskud og praktik eller affald og genbrugsordninger

2) virksomhedsrelaterede meddelelser adresseret til myndighedens CVR-nr, fx en bilsynsindkaldelse eller oplysninger om en medarbejder.

I den nuværende Digital Post-løsning er det i dag ikke muligt at skelne virksomhedsrelaterede meddelelser fra meddelelser adresseret til myndigheden, uden manuel håndtering, når modtageren er identificeret alene ved et CVR-nummer. Dette kan være en udfordring i forhold til en opretholdelse af meddelelsers fortrolighed og integritet.

Med den nye Digital Post-løsning tildeles kontaktbare myndigheder et unikt ID, som entydigt identificerer den enkelte myndighed. Når man som myndighed afsender en meddelelse, bør myndigheden påføre meddelelsen sit eget ID samt evt. modtagers ID, hvis meddelelsen er til en anden myndighed. Dermed tydeliggøres det både, hvem afsender og modtager er.

Den nye løsning åbner op for, at andre aktører kan vise posten. Borger.dk og Virk viser altid posten, og herudover vil visse visningsklienter, der lever op til en række krav, kunne vise posten.

Læs om hvad den nye løsning består af

Borgere og virksomheder kan få support gennem Det Samlede Supporttilbud, der etableres i Erhvervsstyrelsens Kundecenter, når løsningen tages i brug. Henvendelse kan ske både telefonisk og på mail.

Åbningstiderne vil være mandag til fredag kl. 8.00-20.00 og weekend og helligdage kl. 10.00-16.00.

Myndigheder vil blive supporteret af leverandøren af det nye Digital Post - det vil sige Netcompany.

FBRS er det Fællesoffentlige Brugerrettighedsstyringssystem, der skal anvendes af alle myndigheder og virksomheder, der ønsker adgang til det nye Digital Post, fx for at kunne opsætte systemer og udtrække statistik. Hver myndighed skal have mindst én FBRS-bruger, der administrerer myndighedens Digital Post-brugere og deres rettigheder/roller. Tilsvarende skal der være en NemID administrator. Det kan godt være den samme medarbejder.

Digitaliseringsstyrelsen har udarbejdet en vejledning med standardformuleringer, der kan medtages i myndigheders udbud af fx brevdannende systemer, afsender- og modtagersystemer.

Læs vejledningen med standardformuleringer

Kommuner kan anvende Serviceplatformen fra KOMBIT til at afsende meddelelser digitalt til de borgere, som er fritaget fra Digital Post.

KOMBIT tilbyder en fjernprintservice via Serviceplatformen, som leverer fjernprint, det vil sige print af fysiske breve til borgere.

Kontakt KOMBIT for mere information

Den nye Digital Post-løsning er sammentænkt med de fællesoffentlige referencearkitekturer for henholdsvis Deling af Data og Dokumenter, Selvbetjening samt overblik over egne sager og ydelser ved at anvende centrale begreber og integrationsmønstre, når meddelelser afsendes og modtages på borger.dk, Virk eller andre visningsklienter.

Endvidere er den nye Digital Post-løsning sammentænkt med den fællesoffentlige referencearkitektur for Brugerstyring ved at anvende referencearkitekturens ramme og principper for, hvordan Digital Posts rolle- og rettighedsstyring understøtter sikker kommunikation med aktører og systemer via de centrale tjenester NemID og NemLog-in.