Som myndighed kan man i det nye Digital Post være sat op på tre forskellige måder med hensyn til modtagelse af Digital Post:
- Kontaktbar, med kontaktstruktur – og dermed implicit med systemafhentning
- Ikke kontaktbar, men dog med systemafhentning
- Ikke med systemafhentning
Når man sætter modtagersystemer op, skal man angive et default system (og i øvrigt også et system til CVR-adresseret post), således at alle meddelelser kan designeres til et modtagersystem.
Hvis man er sat op med systemafhentning, enten man er kontaktbar eller ej, skal al post afhentes, hvorefter den slettes fra Digital Post. Den bliver således ikke liggende i postkassen, og derfor siges det - med en parallel til analog post - at postkassen tømmes.
Hvis man ikke har systemafhentning, lander al post i postkassen (på Virk), hvor man så fx har mulighed for at videresende til betroet tredje part.
I den nuværende Digital Post-løsning er det valgfrit, om postkassen skal tømmes, efter at meddelelser er blevet systemafhentet.
Når man tilslutter et modtagersystem i det nye Digital Post og afhenter meddelelser første gang, får man alle tilstedeværende meddelelser sendt til sit modtagersystem, uanset hvor gamle de er, og uanset om de har været behandlet før. Så hvis der ligger større mængder af ældre, tidligere behandlet post, risikerer man et større oprydningsarbejde.