Forsvarsministeriet: Sikker omstilling til Næste generation Digital Post med strategisk tæft

Forsvarsministeriets strategiske tilgang skaber grundlag for en risikominimeret implementering af Næste generation Digital Post. Prioriteten på kort sigt er at skabe en sikker overgang – uden komplikationer. På længere sigt er der ambitioner for udnyttelsen af MeMo-formatet.

Takket være sin strategiske tilgang til omstillingsopgaver, har Forsvarsministeriet både reageret rettidigt og målrettet i forhold til den komplekse opgave, som implementeringen af Næste generation Digital Post (NgDP) er. Sådan lyder beretningen fra forretningsrepræsentant Allan Fischer-Ottosen, Orlogskaptajn Lars Wrona Olsen og it-projektleder Jesper Bech Petersen.

En sikker implementeringsplan

Digitaliseringsstyrelsens retningslinjer og opgavepakker er blevet studeret nøje, og man har draget nytte af pilotmyndighedernes erfaringer.

For at få forretningsindsigt og rette ambitionsniveau er der i tillæg foretaget analyse af den aktuelle brug af digital post på ministerområdet. Det har givet Forsvarsministeriet overblikket til at vurdere, at forsigtighed er den bedste strategi.

Denne plan kommer især til udtryk i arbejdet med MeMo-formatet. Af risikominimerende årsager vælger man nemlig i første omgang alene at implementere minimumskravene for ibrugtagning af Næste generation Digital Post. På sigt har man ambitioner om at nyttiggøre de nye muligheder i MeMo formatet.

Udfordringer kræver lige modsvar

Overgangen til den nye Digital Post-løsning er meget kompleks og omfatter mange forskelligartede opgaver og mange typer af ressourcer, herunder eksterne leverandører.

Forsvarsministeriet nedsatte derfor tidligt i processen en koordinationsgruppe med forretningsrepræsentanter fra departementet såvel som fra udvalgte styrelser og myndigheder. I tillæg hertil kører et særskilt projekt, der varetager implementeringen af Næste generation Digital Post på tværs af hele ministerområdet.

Med udgangspunkt i denne model afsættes til gennemførelsesfasen af ”projekt NgDP” over 20 ressourcer, som samlet leverer op mod 6.000 timer fordelt på ledelse, produktion af leverancer og forretningsmæssig implementering.

MeMo - muligheder og problematik

I dag sender Forsvarsministeriets myndigheder langt overvejende digital post til kommende, nuværende og tidligere medarbejdere. Som man selv udtrykker det, har man derfor ikke i forhold til MeMo et ”et klassisk borgerrettet fokus, som mange andre offentlige organisationer”.

Man glæder sig dog ved udsigten til at kunne hjælpe modtageren til blandt andet at overholde tidsfrister, møde rettidigt til indkaldelser og gøre brug af links til selvbetjeningsløsninger.

”Med forventet øget brug af digital post modtagelse i de kommende år, ses der også positivt på mulighederne for mere effektiv udveksling af digital post mellem de statslige og kommunale myndigheder, samt generelt muligheden for at tilsikre korrekt adresserede henvendelser via ny kontaktstruktur”.

Det er en prioritet, at overgangen til den nye Digital Post-løsning sker sikkert. I forhold til MeMo har man derfor brug for klar besked om, hvordan MeMo fungerer i praksis, og hvilke funktioner leverandørerne overhovedet kan understøtte. Informationer som endnu er uklare.

Koordinationsgruppen har derfor valgt en afventende strategi i forhold til implementeringen af MeMo. En strategi, hvor man i første omgang implementerer en NgDP-minimumsløsning, mens man løbende afstemmer det endelige ambitionsniveau i forhold til digital postløsningens stadigt voksende erfaringsbase.

”I første omgang, har ministerområdet fokus på at få fundamentet på plads og afventer, hvad mulighederne er med formatet på sigt, når der kommer flere erfaringer fra praksis. Vi vil selvfølgelig lade os inspirere og lære af andre i lignende situationer, så vi får høstet alle de gevinster, som måtte være mulige.”

Vejen fremad

Man ville selv ikke gøre meget anderledes, hvis man skulle gentage implementeringen af Næste generation Digital Post.

Som man dog selv fremhæver ”ville en tidligere start på samarbejdet med leverandører muligvis kunnet have tilført ekstra frihedsgrader i tilrettelæggelsen af såvel planer, som scope. Dermed ville mere muligvis kunne være nået med samme eller lavere risikoprofil.”

Forsvarsministeriets organisation

Forsvarsministeriets område omfatter departementet og underliggende styrelser og myndigheder.

Styrelserne er delt i en operativ struktur bestående af Forsvarskommandoen, Hjemmeværnskommandoen og Beredskabsstyrelsen, samt en støttestruktur (Personalestyrelsen, Ejendomsstyrelsen, Regnskabsstyrelsen, Materiel- og Indkøbsstyrelsen). Hertil kommer Forsvarets Efterretningstjeneste. Under Forsvarskommandoen ligger flyvevåbnet, hæren og søværnet.

Ministerområdet beskæftiger ca. 20.000 fastansatte medarbejdere, heraf ca. 15.000 militære.

Ministerområdet løser opgaver, som bidrager til fred og sikkerhed både civilt og militært. Opgaverne løses nationalt såvel som internationalt. De mange opgaver omfatter deltagelse i internationale operationer, overvågning og hævdelse af suverænitet og deltagelse i internationalt sikkerhedssamarbejde. Desuden bidrager ministerområdets opgaveløsning med støtte til samfundet i form af eksempelvis:

  • Overvågning af skibstrafikken og havmiljø
  • Redningstjeneste og forureningsbekæmpelse til søs
  • Hjælp til politiet
  • Opgaver knyttet til det statslige og kommunale redningsberedskab

Læs mere om Forsvarsministeriet på deres hjemmeside