Kravtekster til udbud

Få vejledning til, hvordan du som myndighed kan håndtere krav til kravspecifikationer, når I udbyder it-systemer, som skal integrere op imod Digital Post.

Nedenstående vejledning er særligt møntet på myndigheder, der skal sende brevdannende systemer, afsendersystemer eller modtagersystemer i udbud frem til og efter idriftsættelsen af den nye Digital Post-løsning. Vejledningen er inddelt i tre dele.

1. Baggrund

Digitaliseringsstyrelsen udskifter i løbet af 2021 det nuværende system til håndtering af Digital Post fra offentlige myndigheder med en ny løsning. Den nye løsning tages i brug sensommeren 2021. Det nuværende system er udviklet og driftes af e-Boks (herefter kaldet nuværende leverandør).

I forbindelse med udskiftningen vil der i de af myndighedernes systemer, der i dag anvender nuværende leverandørs system til håndtering af Digital Post, blandt andet være behov for:

  • omlægning af integrationer og snitflader fra nuværende leverandørs system til den nye Digital Post-løsning
  • omlægning af meddelelsesformat fra DP1 og DP2 til det nye meddelelsesformat MeMo
  • eventuel omlægning i forbindelse med funktionalitet der udgår.

2. Standardformuleringer

Digitaliseringsstyrelsen har udarbejdet forslag til standardformuleringer, der med fordel kan indarbejdes som krav i myndighedernes udbudsmateriale, hvis de har brevdannende systemer, afsendersystemer og/eller modtagersystemer, der skal sendes i udbud frem til og efter idriftsættelse af den nye Digital Post løsning.

Myndigheden kan vælge at indarbejde et eller flere af nedenstående krav i sit udbudsmateriale afhængigt af det aktuelle behov.

K-01 Overholdelse af gældende snitflader og standarder for Digital Post

Løsningen skal leve op til de til enhver tid gældende snitflader og standarder for Digital Post.

K-02 Omlægning af integrationer og snitflader til nuværende leverandør

Alle integrationer og snitflader, der bruges til håndtering af Digital Post, og hvor der i dag integreres til nuværende leverandør, skal omlægges til ny Digital Post Leverandør inden go-live i sensommeren 2021.

De detaljerede snitfladespecifikationer vil løbende blive konkretiseret, etableret og stillet til rådighed siden "Materialer og vejledninger", dog senest 12 måneder før go-live.

Gå til materialer og vejledninger

Leverandøren opfordres til at holde sig ajour med de enkelte snitflader på digst.dk samt melde sig ind idet etablerede leverandørforum på Digitalisér.dk

Gå til det etablerede leverandørforum på Digitalisér.dk

K-03 Omlægning af meddelelsesformat

Integrationer, der bruger meddelelsesformaterne DP1 eller DP2, skal omlægges til det nye meddelelsesformat MeMo. Sammen med MeMo gøres en række open source værktøjer, som skal understøtte Leverandøren i at implementere formatet i Løsningen, tilgængelige.

Meddelelsesformatet og værktøjer stilles løbende til rådighed via siden "Det nye meddelelsesformat". Meddelelsesformatet forventes at ligge i sin endelige version senest 12 måneder før go-live.

Gå til siden om det nye meddelelsesformat

K-04 Frist for omlægning af meddelelsesformat gældende for afsendersystemer

Afsendersystemers integrationer, der bruger meddelelsesformaterne DP1 eller DP2, skal omlægges til MeMo senest efteråret 2023. 

K-05 Frist for omlægning af meddelelsesformat gældende for modtagersystemer

Modtagersystemers integrationer, der bruger meddelelsesformaterne DP1 eller DP2, skal have omlagt til MeMo i efteråret 2021, ved go-live af den nye Digital Post løsning.

3. Yderligere krav

Herunder beskrives yderligere krav og opmærksomhedspunkter, som myndighederne kan tage stilling til og overveje at indarbejde i forbindelse med udarbejdelse af deres udbudsmateriale.

Hvis en myndighed har tilmeldt sig som pilotmyndighed på den nye Digital Post-løsning, kan der være behov for specificering af yderligere krav for at kunne imødegå understøttelse af pilotdrift.

Den udbydende myndighed bør i det omfang, det er muligt, anvende dataopmærkning af Digital Post-meddelelser for at forbedre håndteringen hos modtager. I forbindelse med udbuddet bør det derfor overvejes at kravstille muligheden for automatisk at kunne medsende metadata i den nye Digital Post-løsning via MeMo-formatet for at sikre en effektiv kommunikation mellem myndigheden og modtageren af meddelelsen.

Dataopmærkning giver mulighed for, at afsenderen kan berige meddelelsen med modtager- og indholdsoplysninger, så modtageren bedre kan fordele meddelelser i Digital Post, således at afsenderen får færre supporthenvendelser og flere rettidige svar. Endelig giver dataopmærkningen også mulighed for berigelse af information omkring personfølsomme data og lignende, således at dette kan håndteres korrekt.

Den udbydende myndighed skal desuden overveje, om der i udbuddet skal indgå krav om andre omlægninger i forbindelse med udskiftningen af det nuværende system til håndtering af digital post fra offentlige myndigheder.

Det kan fx være krav, der skyldes omlægningen til MeMo, eller krav om funktionalitet, der har været tilkøbt hos nuværende leverandør, og som nu udgår.

Funktionalitet, som udgår i forbindelse med den nye Digital Post-løsning, kan kræve omlægninger i myndighedens systemer, hvis myndigheden:

  • anvender Gem kopi-funktionalitet
  • anvender standardbilag (meddelelsen refererer til et bilag)
  • anvender åbningskvittering
  • anvender brevfletning hos nuværende leverandør
  • anvender besvarelsesformularer
  • hos nuværende leverandør får aktiveret links i dokumenter i pdf-format
  • får udsendt remindere af nuværende leverandør
  • får signeret dokumenter eller meddelelser hos nuværende leverandør
  • har mere end fem modtagersystemer

Læs mere om ændringerne i den nye løsning

Hvis myndigheden i dag modtager myndighedspost i virksomhedspostkassen, bør den anskaffe et modtagersystem, således at posten kan hentes og håndteres i egne systemer.