Opgavepakker til myndigheder

På denne side finder du de opgavepakker, som myndighederne har adgang til via DIO.

Generelt om opgavepakker

En opgavepakke er en samling af materialer, der beskriver de specifikke opgaver og aktiviteter, som myndigheden står overfor.

Opgavepakken introducerer forskellige værktøjer og inspirationsmaterialer, som myndigheden kan anvende til opgaveløsningen, hvis de finder det relevant.

I størstedelen af opgavepakkerne findes et grunddokument, som rammesætter opgaven. Det er her, vi anbefaler at myndigheder starter, når de ønsker at danne sig et overblik over en given opgavepakke. Derudover indeholder en opgavepakke en række bilag som fx materialer og værktøjer og også ofte en procesguide, som man kan orientere sig i efter behov.

I videoen nedenfor kan du få introduceret det overordnede implementeringskoncept og hvordan opgavepakkerne spiller ind i det.

Der udarbejdes i alt ti opgavepakker indenfor de fire implementeringsområder:

  • Organisatorisk forankring
  • Data og system
  • Uddannelse og support og
  • Kommunikation

Derudover er der udarbejdet en light-version til de myndigheder, som sender mindst digital post og som har det mindst komplekse systemlandskab. 

Opgavepakkerne uploades løbende, som de bliver færdige. Nedenfor kan du få et overblik over hvordan opgavepakkerne fordeler sig indenfor de fire implementeringsområder. De gule opgavepakker hører til 'organisatorisk forankring', de blå til 'data og system' og så videre. 

Billedet viser et overblik over de enkelte opgavepakker. Nedenfor bliver de enkelte opgavepakker beskrevet.

Klik her for at se en større version af billedet

Opgavepakke 0: Kommunikation

Denne opgavepakke indeholder kommunikationsmateriale til internt brug i de enkelte myndigheder. Kommunikationsmaterialet er samlet i en PowerPoint-præsentation. Præsentationen kan tilpasses efter behov, men er bygget op som en bruttooversigt over indholdet af den kommende Digital Post-løsning og myndighedernes overordnede omstillingsopgave. Materialet er målrettet de personer, der driver omstillingsprojektet i myndigheden. Indholdets formål er at forklare konkrete elementer og opgaver, men indeholder ikke teknisk dokumentation.

Vi arbejder på at lave en kort video, der beskriver opgavepakken. Vi forventer at have den klar i løbet af september 2020.

Her kan du downloade materialet, som er tilknyttet opgavepakken.

Hent kommunikationspakken

Opgavepakke 1: Implementeringsopstart

Denne opgavepakke sætter rammerne for implementeringsforløbet og skal bidrage til, at I får den nødvendige information til at opstarte implementeringsforløbet for den nye Digital Post-løsning.

For at skabe det bedste implementeringsforløb for Næste generation Digital Post (NgDP) arbejder vi med et generisk implementeringskoncept.

Implementeringskonceptet er inddelt i fire implementeringsområder:

  1. Organisatorisk forankring
  2. Kommunikation
  3. Data og System
  4. Uddannelse og Support

Disse områder og dertilhørende farver, som kan ses i figuren nedenfor, er gennemgående for implementeringsmaterialerne.

Billedet viser de fire implementeringsområder, som er listet ovenfor

Organisatorisk forankring (gul):

Helt overordnet er der en opgave i at sikre, at I får koblet de nye muligheder i løsningen til den ønskede strategiske udvikling af jeres organisation.

Kommunikation (grøn):

Helt overordnet er der en opgave med at sikre, at kommunikationen om projektet og løsningen er relevant, vedrørende og sammenhængende med den øvrige kommunikation til organisationen.

Data og System (blå):

Helt overordnet er opgaven, at der skal kortlægges systemer, indsamles data og ske en tilpasning af de eksisterende systemer i forhold til minimumskrav for den nye løsning i 2021 og 2023 og jeres besluttede scope for ibrugtagning af mulighederne i den nye løsning.

Uddannelse og Support (orange):

Helt overordnet er opgaven, at der skal tilrettelægges det interne uddannelses- og supportforløb.

 

Implementeringen understøttes af en række opgavepakker, som tilhører et af de fire implementeringsområder. Samlet set har opgavepakkerne til formål at hjælpe jer i overgangen til den nye løsning og den bedst mulige implementering. Opgavepakkerne indeholder en beskrivelse af de specifikke opgaver og aktiviteter I står overfor, forslag og værktøjer til hvordan de kan løses, og hvornår de skal være løst (deadlines).

Her kan du se en kort video, som bekriver opgavepakken.

Opgavepakke 2: Potentiale og opmærkning med MeMo

Denne opgavepakke har til formål at understøtte jeres arbejde med at vurdere muligheder for optimering af afsendelses- og modtagelsesprocesser med MeMo. Yderligere har opgavepakken til formål at klargøre omlægning til MeMo-formatet, og der er derfor en tæt kobling til opgavepakke 3 og 4.

Den nye Digital Post-løsning kommer med et nyt format til udveksling af digital post, som er navngivet MeMo (MeddelelseModel). Det nye meddelelsesformat understøtter en mere intelligent og automatiseret håndtering af meddelelser. Det er hensigten, at digital post i højere grad end i dag bliver beriget med data om meddelelserne (metadata) og strukturerede data, som kan understøtte modtagerens håndtering af og interaktion med den fremsendte meddelelse.

Dataopmærkningen muliggør fx at vigtig information kan fremhæves for modtageren, og at modtageren kan besvare, fordele eller foretage andre typer af handlinger. Eksempler herpå er tidsfrister, påmindelser, indkaldelser, kalenderinvitationer og links. Ved at opmærke jeres digitale post bidrager I derfor også til, at andre myndigheder og virksomheder kan håndtere digital post fra jer mere effektivt.

Det er derfor Digitaliseringsstyrelsens klare anbefaling, at myndighederne kommer i gang med MeMo, idet mange gevinster ved den nye Digital Post-løsning høstes her:

  • Som afsender bidrager opmærkninger til, at borgere og virksomheder, der modtager digital post fra jer, nemmere kan reagere på vigtige deadlines eller aftaler.
  • Som modtager, når I modtager digital post fra andre myndigheder eller svar fra borgere og virksomheder, bidrager opmærkninger til at posten håndteres mere effektivt og sikkert. Fx med automatisk journalisering og fordeling og bedre overblik og statistik.

Her kan du se en kort video, som bekriver opgavepakken.

Opgavepakke 3: Afsendersystemer

Denne opgavepakke har til formål at understøtte jeres arbejde med at analysere, klargøre og omlægge jeres afsendersystemer.

Modtager- og afsendersystemer er kerneelementer i Digital Post-løsningen. For at kunne sende digital post til borgere, virksomheder eller andre myndigheder skal man som myndighed have tilkoblet et afsendersystem. På samme måde skal myndigheden som minimum have tilkoblet ét modtagersystem for at kunne modtage post.

Afsendersystemer står for at sende posten ind i Digital Post-løsningen, som derefter sørger for at sende posten videre til modtageren. Er modtageren en myndighed, vil der være et modtagersystem på den anden side, som skal sørge for at modtage posten i myndighedens interne systemer.

Modtagersystemer står for at afhente posten fra Digital Post-løsningen. Fremover skal al post relateret til myndighedsopgaver afhentes af myndighedernes modtagersystemer i den nye Digital Post-løsning.

Ved go-live i august 2021 skal alle myndigheder kunne modtage post i MeMo-formatet samt overholde øvrige minimumskrav til afsendelse af post.

Til august 2023 skal jeres afsendersystemer skal være omlagt, så de understøtter afsendelse af post i det nye meddelelsesformat MeMo.

Her kan du se en kort video, som bekriver opgavepakken.

Opgavepakke 4: Modtagersystemer

Denne opgavepakke har til formål at understøtte jeres arbejde med at analysere, klargøre og omlægge jeres modtagersystemer.

Modtager- og afsendersystemer er kerneelementer i Digital Post-løsningen. For at kunne sende digital post til borgere, virksomheder eller andre myndigheder skal man som myndighed have tilkoblet et afsendersystem. På samme måde skal myndigheden som minimum have tilkoblet ét modtagersystem for at kunne modtage post.

Afsendersystemer står for at sende posten ind i Digital Post-løsningen, som derefter sørger for at sende posten videre til modtageren. Er modtageren en myndighed, vil der være et modtagersystem på den anden side, som skal sørge for at modtage posten i myndighedens interne systemer.

Modtagersystemer står for at afhente posten fra Digital Post-løsningen. Fremover skal al post relateret til myndighedsopgaver afhentes af myndighedernes modtagersystemer i den nye Digital Post-løsning.

Ved go-live i august 2021 skal alle myndigheder kunne modtage post i MeMo-formatet samt overholde øvrige minimumskrav til afsendelse af post.

Til august 2023 skal jeres afsendersystemer skal være omlagt, så de understøtter afsendelse af post i det nye meddelelsesformat MeMo.

Her kan du se en kort video, som bekriver opgavepakken. 

Light-version: Til de myndigheder, der sender mindst digital post

Dette materialet er målrettet de myndigheder, som har den mindst komplekse opgave for at overgå til Næste generation Digital Post.

Implementeringsforløbet for denne gruppe myndigheder indebærer fem opgaver, som skal sikre, at de stadig kan sende digital post fra august 2021. De fem opgaver er en komprimeret version af de opgavepakker, som er udarbejdet til myndighederne med en større omlægningsopgave.

De fem opgaver omhandler:

  1. Implementeringsopstart
  2. Systemer
  3. MeMo
  4. Leverandøraftaler
  5. Opsætning

Her kan du downloade materialet, som er tilknyttet opgavepakken.

Hent grunddokumentet til light-versionen

Hent bilag 1: Minimumskrav