Orientering om omstillingsperiode for Digital Post

Digital Post har omstillingsperiode fra den 26. november til 30. november 2021

Frem mod lanceringen af den nye Digital Post-løsning er det nødvendigt med en kort omstillingsperiode, hvor der ikke kan sendes Digital Post. Dette har nogle implikationer for både de offentlige afsendere og for de borgere og virksomheder, som der sendes Digital Post til. Omstillingsperioden starter den 25. november kl. 23.59 og slutter den 30. november kl. 00.00. Perioden strækker sig dermed over de fire døgn fra den 26. november til og med den 29. november.

Formålet med omstillingsperioden er todelt. Først og fremmest er formålet at sikre, at alle relevante data flyttes fra den eksisterende Digital Post-løsning til den nye Digital Post-løsning. Dernæst er formålet at sikre, at alle relevante afsender- og modtagersystemer omstilles fra den eksisterende til den nye Digital Post-løsning.

I perioden gør følgende forhold sig gældende:

  • Myndigheder (offentlige afsendere) vil ikke have mulighed for at sende Digital Post til borgere og virksomheder
  • Borgere og virksomheder vil ikke have mulighed for at sende Digital Post til myndigheder, eller besvare Digital Post, der allerede er modtaget
  • Borgere og virksomheder vil fortsat kunne tilgå deres postkasse i perioden, og læse indholdet i den.

For at sikre hjemmel til omstillingsperioden fremsættes et lovforslag til ændring af Lov om Digital Post fra Offentlige Afsendere i Folketinget d. 7. oktober 2021. Ændringen har blandt andet til formål at sikre borgernes og virksomhedernes retsstilling under omstillingsperioden.

Den tekniske understøttelse af forholdene er i øjeblikket under afklaring med leverandøren af den nuværende Digital Post-løsning (e-Boks A/S), og mere information følger hurtigst muligt.

Hvad betyder det for os som offentlig afsender?

Der må ikke kommunikeres via Digital Post i perioden. Det betyder, at man som offentlig afsender skal benytte alternative kommunikationskanaler i perioden. I denne forbindelse bør man som offentlige afsender holde sig følgende for øje:

  1. Ved anvendelsen af alternative kommunikationsmidler bør der i hvert enkelt tilfælde foretages en vurdering af den eventuelle risiko, der er forbundet med at transmittere personoplysninger med de valgte kommunikationsmidler, og derudover bør der gennemføres passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at imødegå de eventuelle identificerede risici.

  2. Ved kommunikation med digitalt udfordrede borgere bør man som offentlig myndighed tilgodese denne gruppes behov i perioden bedst muligt, ved eksempelvis at kontakte borgeren via fysisk brev eller telefonisk kontakt.

  3. Der bør ikke sendes meddelelser til borgere og virksomheder, som indeholder frister, der ligger i omstillingsperioden, da borgere og virksomheder ikke har mulighed for at besvare meddelelser i omstillingsperioden.
    • I denne forbindelse gør Digitaliseringsstyrelsen opmærksom på, at der d. 7. oktober 2021 fremsættes et lovforslag til ændring af Lov om Digital Post fra offentlige afsendere. Vedtagelse af dette lovforslag vil medføre, at frister for borgere og virksomheder udskydes med en periode svarende til omstillingsperioden – svarende til fire dage – for at sikre deres retsstilling under omstillingsperioden.
    • Denne udskydelse af frister gælder ikke for myndighederne.

  4. Digitaliseringsstyrelsen er bekendt med, at et antal offentlige afsendere ved månedsafslutning sender Digital Post ved automatiserede kørsler. Den information, der sendes ud via sådanne automatiske kørsler, kan i nogle tilfælde føre til behov for, at den offentlige afsender afsætter ekstra ressourcer til manuel opfølgning og support. Det vil eksempelvis være relevant, hvis den automatiske kørsel indeholder rykkere, som er sendt ud, fordi borgere og virksomheder ikke har haft mulighed for at besvare post i omstillingsperioden.

Frakobling fra den nuværende Digital Post-løsning

Ved omstillingsperiodens start skal de offentlige afsendere frakoble deres afsender- og modtagersystemer fra Digital Post-løsningen via den nuværende administrationsportal.

Der pågår i øjeblikket dialog med den nuværende leverandør (e-Boks) om i hvilket omfang frakoblingen kan ske fra centralt hold, men som myndighed bør man påregne, at der kan være en manuel opgave forbundet med frakoblingen.

Frakobler man som myndighed ikke sine afsendersystemer, og fortsætter med at sende Digital Post til den nuværende Digital Post-løsning, skal man påregne, at disse meddelelser ikke blive leveret til modtageren.

Tilsvarende kan der forud for omstillingsperioden ikke sendes Digital Post til den nuværende løsning med valørdato i omstillingsperioden.

Tilkobling til den nye Digital Post-løsning

Alle myndigheder har siden 15. september 2021 haft mulighed for at tilkoble systemer til den nye Digital Post-løsning, men det er endnu ikke muligt at sende Digital Post.

Senest ved omstillingsperiodens start vil det være muligt at sende Digital Post til den nye løsning med valørdato til d. 30. november eller et senere tidspunkt.

Det vil derudover være muligt at sende Digital Post til den nye løsning uden angivelse af valørdato, i hvilket tilfælde løsningen vil behandle meddelelserne som om, at de har valørdato d. 30. november 2021. Dette kan eksempelvis tilgodese automatiserede forsendelser fra systemer, som ikke understøtter angivelse af valørdato.

Det vil være den enkelte offentlige afsenders ansvar, at alle relevante afsender- og modtagersystemer er tilkoblet den nye Digital Post-løsning inden. d. 30. november. Såfremt dette ikke nås, vil det dog være muligt at tilkoble systemerne efterfølgende, men den offentlige afsender vil i den mellemliggende periode ikke være kontaktbar via Digital Post.

Kommunikation til borgere og virksomheder

Borgere og virksomheder informeres om omstillingsperioden via Digital Post. Digitaliseringsstyrelsen forventer, at virksomhederne informeres i starten af november 2021, mens borgerne informeres fra d. 17. november og frem.

Yderligere information følger

Digitaliseringsstyrelsen arbejder i øjeblikket på at klarlægge de tekniske detaljer i forbindelse med frakoblingen fra den nuværende Digital Post-løsning, herunder hvilke funktioner der automatisk frakobles, og hvad man som offentlig afsender selv skal frakoble. Ligeledes arbejdes der på at fastlægge de endelige informationsdatoer for borgere og myndigheder. Mere information om dette følger hurtigst muligt.