Styrelsen for It og Læring: Knæk koden til at skabe en meningsfuld organisering

I Styrelsen for IT og Læring, der håndterer implementeringen af Næste generation Digital i Børne- og Undervisningsministeriet, er det lykkes at skabe overblik og reducere opgavens kompleksitet. Læs her, hvordan de har knækket koden til at få styr på de mange opgaver, der følger med implementeringen af det nye Digital Post.

Der er to væsentlige årsager til at Styrelsen for IT og Læring (STIL) i dag kan holde trit med implementeringsopgaverne i forbindelse med Næste generation Digital Post.

Den første årsag er en opdeling i tre selvstændige projekter, der henholdsvis håndterer:

  1. Ministeriets interne løsninger
  2. Ministeriets eksterne løsninger
  3. De borgerrettede løsninger til uddannelsessektoren

Den anden årsag er organiseringen i et tværgående porteføljeteam, der binder det hele sammen. Porteføljeteamet tager løbende temperaturen på, hvordan det går med implementeringen af Næste generation Digital Post i de tre projekter, som STIL er ansvarlig for. Teamet er således ikke udførende på de tekniske områder. Derimod sikrer de, at der er et bindeled mellem direktionen i STIL, Digitaliseringsstyrelsen og interessenterne i de tre forskellige implementeringsprojekter.

Børne- og Undervisningsministeriets løsninger sat under lup

I begyndelsen fokuserede porteføljeteamet primært på at kortlægge ministeriets interne it-løsninger, hvor der kunne være et behov for Næste generation Digital Post. Ifølge porteføljeteamets projektleder Mai-Britt Brun Schor og chefkonsulent Mandy Lu er implementeringsprojektet med Næste generation Digital Post internt i Børne- og Undervisningsministeriet det mest omfattende af de tre projekter.

”Vi har haft ministeriets eksisterende løsninger under lup. Her har vi erfaret, at dét med at få os som et administrativt ministerie til at bruge digital post på en mere fornuftig måde, er mere vidtgående. Det er ikke kun at opgradere ministeriets digitale post til en ny løsning. Projektet er blandt andet forbundet med en væsentlig ændring i arbejdsgangene. Eksempelvis modtages den digitale post i dag i forskellige funktionspostkasser. Vi burde have ændret dette for længe siden, men nu har vi anledningen til at gøre det,” siger STIL’s projektleder Mai-Britt Brun Schor, Kontor for Administration af Porteføljer, Uddannelse og Brugere – og tilføjer:

”Vi har således et skarpt fokus på at modernisere, hvordan vi fremover sender og modtager digital post i ministeriet. Dette projekt ligger derfor også tæt på et andet projekt, der står for implementering af vores kommende ESDH-løsning, da det giver god mening, at de to løsninger bliver forbundet med hinanden.”

På nuværende tidspunkt er det ikke fastlagt i hvilket omfang, STIL kommer til at gøre brug af de nye muligheder der ligger i MeMo, da det afhænger af funktionerne i det kommende ESDH-system, der netop nu er i udbud.

Læs mere: Det nye meddelelsesformat (MeMo)

Implementeringen forventes at forbedre de borgerrettede it-løsninger

I det andet projekt fokuseres på ministeriets borgerrettede it-løsninger som optagelse.dk, der sender digital post til borgerne.

”Selvom den løsning, vi har på optagelsesområdet fungerer fint, bærer den præg af at være gammel og træt. Så derfor har optagelse.dk haft godt af at blive genbesøgt i forbindelse med dette projekt for at finde ud af, hvordan vi med implementeringen af Næste generation Digital Post kan opdatere den løsning, der i dag sender breve til borgerne,” siger Mai-Britt Brun Schor.

Uddannelsessektoren er klar til at gå ombord

I det sidste projekt varetager STIL vejledningen omkring implementering af Næste generation Digital Post til de kommunale grundskoler, ungdoms- og efteruddannelser og selvejende uddannelsesinstitutioner.

”Denne del af vores implementeringsopgave består primært af vejledende kommunikation til uddannelsessektoren. Vi bærer ansvaret for at informere om, at der nu er en ny Digital Post-løsning på vej, som hver enkelt institution selv skal sørge for at implementere. Og det virker også som om langt de fleste er klar på opgaven. De er også allerede blevet kontaktet af leverandørerne. I den forbindelse har vi vejledt dem i, hvordan de selv kan vælge leverandører, da flere skoler havde fået en opfattelse af, at Digitaliseringsstyrelsen havde sendt dem,” siger Mai-Britt Brun Schor. 

Kort om Styrelsen for It og Læring

Styrelsen for It og Læring (STIL) er en del af Børne- og Undervisningsministeriet. STIL udfører opgaver inden for de overordnede målsætninger, rammer og regler på ministeriets område som kan opdeles i fire hovedopgaver.

STIL's hovedopgaver:

  1. STIL understøtter digitalisering på børne- og undervisningsområdet.
  2. STIL udvikler, vedligeholder, drifter og supporterer Børne- og Undervisningsministeriets it-systemer.
  3. STIL indsamler, bearbejder, udstiller og anvender data på børne- og undervisningsområdet.
  4. STIL varetager arbejdet med it-sikkerhed og databeskyttelse internt i Børne- og Undervisningsministeriet og over for sektoren.

Du kan læse mere om STIL på deres hjemmeside.

STIL's hjemmeside