Vejen Kommune: Implementering af Næste generation Digital Post er atypisk sammenlignet med andre it-projekter

I dette interview med projektleder Vibeke Jensen i Vejen Kommune kan du få indblik i, hvordan de har valgt at gribe implementeringen af Næste generation Digital Post an, siden de i marts 2020 gik ombord i projektet.

Vejen til succesfuld implementering af it-projekter er i dag ofte kendetegnet ved at være forandringsprojekter, og i Vejen Kommune har man valgt at lægge ud med at få klarlagt de tekniske forhold. Det fungerer virkelig godt, fortæller Vibeke Jensen, projektleder i Vejen Kommune i et interview med teamet bag Næste generation Digital Post

Billede af projektleder Vibeke Jensen fra Vejen Kommune

”Jeg har det faktisk sådan omkring implementeringen af Næste generation Digital Post, at det er et atypisk it-projekt, fordi når man i dag taler om at få et nyt it-projekt, så taler man om, at man faktisk skal have hele organisationen involveret, inden man får det nye system. Sådan går vi normalt også til it-projekter. Men så lander her et helt nyt projekt Næste generation Digital Post i Vejen Kommune, som bliver vendt helt om på hovedet på den gode måde for os. Vi begynder først med at sørge for at teknikken er på plads. Vi skal kunne modtage og afsende i MeMo-format, inden vi inddrager hele organisationen. Den opgave ligger hos leverandørerne. Vi skal selvfølgelig sørge for, at de løser opgaven. Efterfølgende kan vi begynde på at være kreative og overveje, hvilke øvrige funktioner, vi har behov for, og om vi skal nytænke vores måde at skrive breve på. Og det er først her, at det bliver relevant at inddrage resten af organisationen.”

”Vi har derfor faktisk udskudt de store opgaver som eksempelvis opmærkning, valg af actions i forhold til konkrete breve og generelle henvendelser fra borgere til vi ved, hvad er det for en løsning, vi skal arbejde med. Vi ved også, at der er en gulerod i den anden ende ved at gå i gang med de store opgaver, men vi vil gerne have et system, der virker, inden vi sætter det store apparat med organisationen i gang”.

Forventer forbedringer på flere områder

Når implementeringen af Næste generation Digital Post er på plads, forventer Vejen Kommune at kunne høste en række fordele med den nye løsning.

”Det er vigtigt for os i Vejen Kommune, at det ikke bliver vanskeligere eller mere ressourcekrævende for sagsbehandlerne at skulle sende henvendelser via Næste generation Digital Post. Derudover forventer vi, at muligheden for opmærkning i MeMo vil gøre det nemmere at få henvendelser til at lande tættere på den rigtige medarbejder. Og gøre det nemmere for Borgerservice at ekspedere henvendelser videre – uden først at skulle åbne og vurdere, hvor det kan være relevant at sende henvendelsen hen”, siger Vibeke Jensen – og fortsætter:

”Vi formoder også, at actions kan være med til at højne fremmødeprocenten samt give en oplevet kvalitetsforbedring hos borgere og virksomheder. Ligeledes forventer vi, at brugeroprettelse sammen med de øvrige STS-administration bliver godt, når vi vænner os til det, fordi det er de samme mennesker, der opretter til øvrige nationale systemer”.

Opskriften på en velfungerende sammensætning af styregruppe og projektgruppe

I Vejen Kommune er ansvaret for implementeringsopgaverne, der følger med Næste generation Digital Post, fordelt mellem en formel styregruppe og en daglig projektgruppe. Og der er ingen medarbejdere, som arbejder fuldtid på opgaven. Ifølge Vibeke Jensen har sammensætningen af ledere og medarbejdere på tværs af kommunen og uddelegeringen af ansvaret en positiv indflydelse på arbejdsprocesserne.

”Styregruppen består af tre ledelsesrepræsentanter; afdelingschefen for Erhverv og Borgerservice, der er projektejer og styregruppeformand, lederen af HR og Personale og lederen af IT. Det daglige ansvar for løsning af projektet er uddelegeret til de to ledere. I projektgruppen er vi tre medarbejdere fra Borgerservice, to fra IT og mig fra Digitalisering som projektleder. Det er muligt at have en organisering med en projektejer, der ikke er med i dagligdagen, fordi projektgruppen netop består af medarbejdere fra Borgerservice og IT, der har fingeren på pulsen. Derudover har det også en positiv effekt, at projektansvaret er delt, hvorfor både lederen af HR og Personale og lederen af IT har mandat til at trække af på beslutninger – uden altid at skulle have grønt lys fra styregruppeformanden”, siger Vibeke Jensen.

Ønsker til leverandørerne

Med omfattende it-projekter følger ofte udfordringer. Det gælder også for Næste generation Digital Post. Ifølge Vibeke Jensen er det sværeste at danne sig et økonomisk overblik over projektets samlede omfang, leverandørkontakt og få den nødvendige indsigt i arbejdsgangene for sagsbehandlerne. Derfor har Vibeke Jensen flere konstruktive forslag, der vil kunne knuse flere udfordringer.

”Selvom vi er blevet klogere i den seneste måned, hvor der er kommet adgang til testmiljøet i den administrative del, ville en demo-udgave fra leverandørerne, der viser, hvad man kunne få med den fulde pakke hos dem, gøre meget gavn. Det kunne både give inspiration til anvendelsesmuligheder og til at stille krav hos leverandørerne”.

”Det vil også være en hjælp, hvis alle leverandører løbende sendte status med en forventet procesplan – herunder, hvordan de har tænkt sig at involvere os. Så behøver vi ikke at kontakte alle vores leverandører – og de behøver ikke få henvendelser fra potentielt 98 kommunale kunder. I det hele taget kunne de godt være mere tydelige om, hvilke opgaver der ligger hos kunden, så vi kan vurdere disse i forhold til øvrige opgaver. Leverandørerne ved trods alt, at de har os som kunder, og vi er ikke anderledes end andre kunder, så det ville være rart, hvis det kunne gå den vej”.

”Vi har meget fokus på at skabe brugervenlige løsninger for vores kolleger i kommunen. Derfor ville en fælles platform også være ønskelig, så sagsbehandlerne ikke præsenteres for syv forskellige brugergrænseflader, fordi man har syv forskellige programmer”.

Digital Post 2.0 vil også ændre vores tilgang til kommunikationen med borgere

Når implementeringen af Næste generation Digital Post er fuldført til næste år, vil Vejen Kommune foretage en forsendelsesanalyse med øje for at styrke kommunikationen til borgerne.

”Som projektleder synes jeg, det er vigtigt at kortlægge og eventuelt redesigne vores brevkultur. Hermed mener jeg en proces, hvor sagsbehandlerne skal se på formålet med henvendelsen, og derudfra vurdere, hvilke actions, som kan understøtte dette og sætte modtageren i fokus. Den opgave har vi udsat til efter Go-Live, da vi gerne vil vente til vi har et reelt produkt, der virker og som brevene skal afsendes gennem. Den opgave ser jeg meget frem til”, slutter Vibeke Jensen.