Bedre styring sætter grunddata i grønt

Et programsamarbejde på tværs af stat, regioner og kommuner kan ofte i sig selv give anledning til udfordringer. Lægger man et komplekst område som grunddata oveni hatten, øges udfordringerne.

Statens It-projektråd har sat grunddataprogrammet i ’grøn’ i sin seneste statusrapport for 2. halvår 2015. Det er et tegn på, at grunddataprogrammet overordnet set er ”on track” og har god fremdrift. En af forklaringerne er, at den samlede styring af programmet er skærpet.

Grunddataprogrammet omfatter en række fagregistre, der bygger på specialiseret viden, der igen er en forudsætning for at komme i mål i projektet. Derfor er ansvaret for de enkelte dele af grunddataprogrammet delt på tværs af de bidragende myndigheder og organisationer. Dette sætter en forvaltningsmæssig ramme for den tværgående programstyring, fx i forhold til prioritering af økonomi og ressourcer.

Grunddataprogrammet er samtidig et program med mange afhængigheder. Grunddataprogrammet er blandt andet på grund af sit høje ambitionsniveau, sit betydelige omfang samt den organisatoriske og tekniske kompleksitet, et højrisikoprogram.

Indledende forsinkelser gav anledning til, at overveje om programstyringen var tilstrækkelig effektiv. Programmet har derfor brugt eksterne reviews og en risikovurdering i Statens It-projektråd til at søsætte flere initiativer, der skal bidrage til, at programmet kommer sikkert i mål. Der er fortløbende et stort ledelsesmæssigt fokus på fremdrift i delprogrammer, projekter og i grunddatasekretariatets tværgående arbejde. Der er dog fortsat mange risici og ukendte faktorer, der skal håndteres frem mod den forventede færdiggørelse af de centrale leverancer i det nuværende program, medio 2017.

En skærpet styringsindsats

Programmet arbejder løbende på at sikre det rette niveau af programstyring, som tager hensyn til forskellige modenhedsniveauer og indfrier de konkrete styringsbehov. Følgende indsatser kan fremhæves i forhold til en skærpet styringsindsats.

Klar ansvars- og rollefordeling

Igennem 2015 har der været arbejdet intensivt på at styrke programstyringen og skabe klare ansvars- og rollefordelinger - på det decentrale niveau i delprogrammerne og på det tværgående programniveau i grunddatasekretariatet i Digitaliseringsstyrelsen. Dette har bidraget til klarere mandater og retningslinjer for det daglige samarbejde mellem de bidragende parter.

Ledelsesfokus på fremdrift og proaktiv beslutningsevne

Styringen af leverancer på programmets kritiske vej er styrket med øget koordination mellem delprogramledere på tværs af programmet. Dette har forbedret forståelsen af afhængigheder og givet indsigt og gennemsigtighed i tidsplaner og hurtig håndtering af emner.

Risikostyring

Der er etableret en ensartet og stringent tværgående risikostyring. Risikoarbejdet er en forudsætning for planlægning og proaktiv eksekvering.

Business case og gevinster

Der er løbende fokus på business casen for programmet og hvilke forudsætninger der i hvert enkelt initiativ skal føre til økonomiske og kvalitative gevinster. Business casen opdateres løbende for at sikre opmærksomhed på projekternes værdi.

Løbende inddragelse af brugere af grunddata

I grunddatabestyrelsen, styregruppen (programkoordinationen), projekterne og det programfælles arkitekturforum inddrages KL, Danske Regioner og ATP som repræsentanter for brugerne af grunddata løbende i udviklingen af leverancer som en del af den faste beslutningsstruktur. Samtidig involveres udvalgte interessenter løbende, fx finanssektoren via et kontaktudvalg for finansområdet.

Fokus på leverandørstyring og samarbejde

Det centrale udviklingsprojekt om Datafordeleren har etableret en forbedret styring af samarbejdet med it-leverandøren. En tæt dialog og et godt samarbejde med leverandøren er afgørende for, at Datafordeleren etableres med den forventede kvalitet til aftalt tid.