Klogere brug af data skal forbedre fordelingen af Digital Post

15-06-2017
It-løsninger

Ni pilot-myndigheder tester hvordan øget dataopmærkning kan styrke fordelingen af offentlig digital post. Formålet er en hurtigere og mere præcis fordeling. En af pilotdeltagerne er Odense Kommune, der forventer tidsmæssige besparelser.

Danmark er frontløber i digitaliseringen af den offentlige post, dog oplever større virksomheder og offentlige myndigheder, at det halter, når de skal fordele posten internt.

Hver dag sender danske myndigheder tusindvis af Digital Post-forsendelser, men fordelingen hos modtager kan desværre være en udfordring og betroede medarbejdere må manuelt fordele den digitale post. Det betyder ekstra tid og ressourcer på manuel postfordeling.

Pilotprojekterne ser nærmere på hvordan man kan automatisere det, og afdækker blandt andet potentialet i at opmærke udvalgte Digital Post-forsendelser med flere metadata, som fx P-numre, KLE-nummer og modtagers mailadresse.

”Pilot-projekterne skal give os erfaringer med at anvende data til fordeling af Digital Post. Vi skal gerne have en mere præcis og automatisk fordeling”

siger kontorchef hos Digitaliseringsstyrelsen, Stine Hegelund Bertelsen.

Gevinster ved dataopmærkning af straffeattester

Et af pilotprojekterne er Rigspolitiets straffeattester, der udsendes 375.000 gange årligt, og som er svære at fordele internt hos modtagerne.

”Vi har modtaget mange henvendelser fra kommuner og virksomheder, der efter-spørger en mere smidig fordeling af vores straffeattester, så vi håber, at dataopmærkningen kan lette fordelingen af vores indbyrdes meddelelser”

siger Peter Holm, konsulent hos Rigspolitiet.

Som en del af pilotforsøget håber Rigspolitiet, at de med de yderligere metadata i Digital Post, kan hjælpe modtagerne med at fordele deres post.

Odense Kommune, der er hyppig modtager af straffeattester forventer en tidsbesparelse i de manuelle arbejdsgange, som følge af dataopmærkningen:

”På et år modtager vi ca. 10.000 meddelelser fra Rigspolitiet alene. Odense Kom-mune er en stor og vidt forgrenet organisation. Med dataopmærkning regner vi med automatisk at kunne videredistribuere de indkomne meddelelser. Det er en god besparelse hver uge”

udtaler Birgitte Hjelm Paulsen, programleder for Digital Service i Odense Kommune.

Andre pilot-myndigheder tester ligeledes og medsender flere data, fx Danmarks Statistik, når de indsamler data og Trafik- Bygge- og Boligstyrelsen, der i dag sender metadata med i deres indkaldelser til bilsyn.

Pilot-projekterne forsætter deres udviklings- og testarbejde resten af året, og erfaringerne og resultaterne er vigtige i arbejdet med Næste generation Digital Post.

De ni pilot-myndigheder som afprøver dataopmærkningen er: Rigspolitiet, Dan-marks Statistik, Trafik- Bygge- og Boligstyrelsen, ATP, SKAT, Odense Kommune, Hedensted Kommune, Frederiksberg Kommune samt Region Midtjylland.