Dataopmærkning er et potentiale i Digital Post

03-05-2018
It-løsninger

Ved at berige Digital Post forsendelser med relevant data om meddelelsen kan myndigheder spare tid på den interne fordeling af Digital Post.

I et fællesoffentligt pilotprojekt arbejder en gruppe myndigheder med at dataopmærke og automatisere fordelingen af offentlig Digital Post, der udveksles mellem myndigheder. I dag sker en del af fordelingen manuelt, og der er derfor både et forbedringspotentiale og en mulighed for at øge datasikkerheden.

For at automatisere fordelingen skal meddelelserne opmærkes bedre med information om hvem, de er til eller hvad de vedrører. Informationer, der kan siges at være meddelelsens ”kuvert”. Når kuverten er ordentlig udfyldt med relevante oplysninger, også kaldet metadata, som fx et registrerings- eller P-nummer, så kan modtager optimere deres modtagersystemer og den interne fordeling.

Effektiviseringspotentiale i dataopmærkning

Når flere myndigheder dataopmærker forventer Odense Kommune at kunne høste tidsbesparelser:

”Odense Kommune er en stor og vidt forgrenet organisation. På et år modtager vi fx omkring 10.000 meddelelser fra Rigspolitiet alene. Med dataopmærkningen regner vi med automatisk at kunne videredistribuere de indkomne meddelelser. Det er en god besparelse hver uge”, udtaler Birgitte Hjelm Paulsen, programleder for Digital Service i Odense Kommune."

Hos Danmarks Statistik, der årligt udsender over 716.000 anmodningsbreve til ca. 60.000 virksomheder og myndigheder, ser man også et potentiale, hvor manuelle arbejdsprocesser kan effektiviseres og posten nå hurtigere frem, så rette modtager kan reagere i tide.

”Modtagerne af dataopmærket Digital Post vil lettere kunne fordele vores breve sikkert og automatisk ved at anvende de oplysninger, vi sender med. Vi vil gerne gøre opmærksom på mulighederne. Der er et potentiale for at forenkle og automatisere”, nævner Rasmus Firla-Holme, projektleder i Danmarks Statistik.

Pilotprojektet udspringer af den fællesoffentlige digitaliseringsstrategis initiativ 1.5. Pilotprojektet fortsætter i 2018 og erfaringerne bidrager til udviklingen af Næste generation Digital Post.

Arbejdsgruppen har udarbejdet en vejledning:

Læs mere om hvordan, du kommer i gang med dataopmærkning