Programsekretariat

Programsekretariatet skal bistå programlederen med at etablere styringsmæssige rammer i programmet, opfølgning på projekterne i programmet og løbende ledelsesmæssig rapportering.

Støttefunktion til programlederen

Et programsekretariat er en tværgående funktion i programmet, der oprettes midlertidigt som støtte til et konkret program i form af varetagelse af programledelses- og projektledelsesmæssige opgaver for det samlede program.

Programsekretariatet er en stabsfunktion til programlederen og refererer til programlederen.

Programsekretariatet i et program adskiller sig fra eventuelle programkontorer og/eller portefølje-styringsenheder i linjen. Programsekretariatet er midlertidigt og har kun programmet som fokusområde.

Programsekretariatets opgaver og dimensionering

Typiske opgaver for programsekretariatet:

  • Sparre med projekterne om projektplanlægning og projektstyring
  • Etablere kommunikationsprodukter til kommunikation i og ud af programmet
  • Bistå programlederen med opfølgning på gevinster
  • Sparre med forandringsejere og projekterne om forandringsledelse
  • Kvalitetssikre og bistå programlederen med udbudsprocesser
  • Bistå programlederen med kontrakt- og leverandørstyring

Antallet af ressourcer vil afhænge helt af programmets omfang og kompleksitet samt muligheden for at rekruttere de relevante kompetencer.

Programsekretariatets ansvar

  • Bistå programlederen med opfølgning på gevinster, budget, fremdrift og kvalitet
  • Bistå programlederen med løbende rapportering af status for programmet samt øvrig ledelsesmæssig kommunikation
  • Etablere og monitorere et passende og konsistent kvalitetsniveau i forhold til metoder, værktøjer, standarder og processer
  • Stille fælles metoder, værktøjer, processer og standarder til rådighed for programmet