Programstyregruppe

Programstyregruppen har ansvaret for den løbende ledelse af det samlede program indenfor de strategiske, organisatoriske og økonomiske rammer, der er fastsat af programbestyrelsen.

Programstyregruppens ansvar

  • At programmet når de strategiske mål og realiserer business casen
  • At etablere de nødvendige rammebetingelser for programmet
  • At sikre nødvendig forankring og støtte for programmet i hele organisationen samt arbejde for at fjerne eventuelle hindringer
  • At definere den acceptable risikoprofil for programmet og løbende vurdere risici

Obligatoriske deltagere

Programstyregruppen skal sammensættes af:

Det er formandens ansvar, at programmet når sine mål, og at organisationen realiserer de forventede gevinster.

Formanden for programstyregruppen leder det samlede program, og er den person, der ejer programmet, dvs. den ledelsesrepræsentant, der har den største aktie i programmet.

Typiske opgaver

  • Indstille til godkendelse af programbølger til programstyregruppe
  • Arbejde for etablering af rammebetingelser og ”fjerne sten på vejen”
  • Overvåge udviklingen af programgrundlag og programpræciseringsdokument
  • Overvåge fremdrift på strategisk plan, herunder realiseringen af den samlede business case
  • Overvåge programmets økonomi og indstille til eventuel omprioritering (i samråd med programleder)
  • Overvåge risici og medvirke til at definere risikominimerende aktiviteter
  • Organisere og fungere som formand for programstyregruppe
  • Hjælpe programmet med at fokusere på de vigtigste opgaver
  • Yde sparring til programleder
  • Vurdering/review af beslutningsoplæg, herunder håndtering af ændringsønsker

Lederansvar

Formand for programstyregruppens (programejer) ansvar:

  • Sikre nødvendige rammebetingelser for programmet (sammen med programstyregruppen) samt sikre fokus og retning for programmet
  • Udarbejdelse af programpræciseringsdokumentet (i praksis varetages dette af programleder)
  • For programmets business case og dermed også gevinstrealisering i hver af programbølgerne
  • Løbende overvågning af programmets fremdrift og resultater
  • Udnævnelse af forandringsejer/ejere
  • Interessenthåndtering og kommunikation af programmets vision og retning

Forandringsejeren har ansvaret for, at programmet indarbejder de forventede forandringer i organisationen så de planlagte gevinster kan realiseres.

Forandringsejeren har ansvar for det løbende samspil med den enkelte gevinstejer, der har det operationelle ansvar for implementering af forandringer og for at høste gevinster i en afgrænset del af organisationen.

Forandringsejer skal samtidig arbejde tæt sammen med programlederen for at sikre, at programmet har det rette omfang og fokus i forhold til at kunne levere de leverancer og resultater, som er indeholdt i business casen.

Flere forandringsejere i programmet

Hvis der skal gennemføres forandringer på tværs af organisationen, bør der udpeges én forandringsejer fra hver del af organisationen, jf. under sammensætning af programstyregruppen.

Når der er flere forandringsejere i programmet, kan disse alle deltage i programstyregruppen eller én eller flere forandringsejere repræsentere de øvrige. I de tilfælde bør det overvejes at etablere forandringsreferencegrupper med reference til programstyregruppen med ansvar for at behandle emner relateret til de forandringsaktiviteter, der igangsættes.

Forandringsteam

For at understøtte forandringsejer i arbejdet med at forberede og gennemføre de planlagte forandringer, bør der etableres et forandringsteam. Dette er en støttefunktion til forandringsejer og omfatter sædvanligvis ressourcer med kompetencer i forhold til forandringsprocesser.

Forandringsejerens ansvar:

  • Fastlægge og følge gevinster igennem hele programmet
  • Fastlægge og designe den fremtidige driftsmodel
  • Forretningen implementerer forbedringer i driften for at sikre gevinstrealisering
  • Lede og koordinere aktiviteter ved realiseringsfasen af programmet for at sikre, at gevinsternes effekt kan måles
  • Transition fra program til organisatorisk drift kan håndteres i transitionsperioden, og ændringer implementeres effektivt

Programlederen har den daglige ledelse og styring af det samlede program og alle projekter under programmet indenfor de rammer, der er fastlagt af programstyregruppen.

Programlederen leder og styrer det samlede program.

Programlederen skal være en erfaren leder og være på et ledelsesmæssigt niveau i organisationen, der gør, at programlederen nemt kan indgå i et samarbejde med formanden for programstyregruppen, ledere i organisationen og tredjepartsleverandører.

Programlederen skal have en erfaring og indsigt, der sikrer forståelse for programmets målsætninger. Programlederen skal have erfaring med at lede og gennemføre komplekse forandringsprojekter og erfaring med at lede større teams.

Niveaudelt programledelse

Programmer af særligt strategisk karakter, eller som kræver særlig ledelsesmæssig tyngde, bør overveje en niveaudelt programledelse.

Som øverste programleder udpeges en programdirektør med det samlede ansvar for programledelse. Derudover udpeges én eller flere programledere med ansvar for dele af programmet.

I programmer der omfangsmæssigt kræver mere ledelseskraft end én programleder kan levere, bør det også overvejes at udpege delprogramledere.

Programlederens ansvar:

  • Planlægge og styre programmets samlede fremdrift på tværs af alle projekter i programmet
  • Designe og etablere den samlede programorganisation og governance
  • Levere programmets samlede resultater
  • Anskaffe og vedligeholde nødvendig kompetence og kapacitet
  • Sikre, at de enkelte leverancer understøtter programmets vision og formål

Formanden for programstyregruppen leder det samlede program og har ansvaret for, at programmet når sine mål, og at organisationen realiserer de forventede gevinster. Formanden for programstyregruppen vil være den person, der er programejer, dvs. den ledelsesrepræsentant, der har den største aktie i programmet.

Valgfrie deltagere

Programstyregruppen kan dertil bestå af:

  • Styregruppeformænd fra projekter
  • Repræsentanter fra stab fx økonomi, HR, jura, indkøb mv.
  • Hovedleverandør (én eller flere seniorleverandører)

For at sikre en effektivt og beslutningsdygtigt programstyregruppe, bør det som udgangspunkt maksimalt bestå af 6-8 deltagere inklusiv formanden for programstyregruppen og programlederen.