Ophør
Formål
Formålet er at sikre, at driftsleverandøren planlægger og yder ophørsassistance i forbindelse med overdragelsen af kontrakten til en ny driftsleverandør eller hjemtagelse til myndigheden selv, og at driftsleverandøren ikke forhindrer/modarbejder en smidig overgang af ydelserne. Driftsleverandøren bør vederlagsfrit udlevere al relevant dokumentation omkring løsningen samt alle data. Driftsleverandøren skal loyalt bidrage til en smidig overgang, ligesom driftsleverandøren kan få betaling for yderligere assistance i ophørsperioden.
Kontrakttyper, hvor bestemmelsen kan bruges
Enhver it-driftskontrakt bør indeholde bestemmelser om ophørsassistance og ophørsplan. Dette er især vigtigt, når kontrakten er relativt kompleks og overdragelsen af ydelserne kræver en stor indsats af leverandøren. Dette kan være tilfældet både for overdragelse af rene infrastrukturaftaler, samt når overdragelsen vedrører både infrastruktur og forretningsapplikation.
Fordele og ulemper ved brug af bestemmelserne
Bestemmelserne har til hensigt at reducere risikoen for, at overdragelsen af driftsopgaven til en ny driftsleverandør eller hjemtagelse til myndigheden selv besværliggøres af den eksisterende driftsleverandør, således at overdragelsen enten forsinkes, eller der opstår nedbrud/forstyrrelser som følge af den manglende bistand. Ligeledes skal det sikres, at der ikke opstår et afhængighedsforhold til den eksisterende leverandør, som i værste fald kan misbruges.
Der er ingen deciderede ulemper ved at have bestemmelser om ophørsassistancen. Myndigheden skal dog være opmærksom på, at selv om driftsleverandøren har en pligt til at levere, så risikeres der en overpris som følge af omstændighederne ligesom leverandøren kan nedprioritere assistancen.
Endvidere er der en risiko for, at leverandørens motivation mindskes, når kontraktforholdet er under ophør. Derfor bør der defineres konkrete leverancer samt konkrete (eventuelt bodsbelagte) tidsterminer for udlevering af fx dokumentation og data.
Opfølgning i driftsfasen
Myndigheden bør have en liste med opfølgningspunkter, der sikrer:
- At leverandøren udarbejder og vedligeholder en ophørsplan, så den foreligger forud for gennemførelsen af et genudbud.
- At ydelserne genudbydes (eller der tages stilling til hjemtagning) i tide.
- At leverandøren leverer de relevante informationer (dokumentation mv.) forud for eller i forbindelse med ophør eller genudbud.
- At optioner på forlængelse/fortsat drift udnyttes, såfremt overdragelsen forsinkes.
Opfølgningspunkterne kan med fordel indsættes i en kontraktkalender.
Se Rådgivningssekretariatet for it-drifts eksempel på en kontraktkalender
Bod/Bonus
Ophørsassistance er normalt ikke forbundet med bodsbestemmelser, men konkrete, forudbestemte leverancer (fx udarbejdelse og vedligeholdelse af ophørsplan, udlevering af dokumentation) kan bodspålægges (se også under servicemål).
Rapportering
Ophørsassistance indgår normalt ikke i den ordinære driftsrapportering. Konkrete leverancer (fx udarbejdelse og vedligeholdelse af ophørsplan) vil indgå i rapporteringen for servicemål.