Styring og samarbejde

It-leverandører er centrale i leverancen af nye it-løsninger til staten. Derfor kræves der kompetencer til at kunne indgå i effektive samarbejder med disse leverandører og sikre, at de leverer til tiden og henhold til det aftalte. Endvidere betyder vigtigheden af eksterne leverandører, at myndighederne skal have et bredt kendskab til markedet og kunne anvende dette innovativt i udviklingen af nye løsninger.

1. Kunne styre og samarbejde med leverandører

Staten skal være i stand til at styre og indgå i samarbejder med leverandører således, at leverandører leverer det, der er aftalt, og hvor kritisk viden om it-systemer, som er afgørende for statens virke, bibeholdes i staten. Dette kræver kompetencer til at:

• Have løbende kontakt med leverandører i forhold til fejlrettelser og udviklingstiltag på de enkelte løsninger i systemporteføljen
• Kvalitetssikre al teknisk leverance fra udviklings- og driftsleverandører
• Sikre at leverandører leverer til tiden og i henhold til det, der er aftalt kontraktuelt.

2. Kende til it-markedet og kunne vurdere dets tilbud

Udvikling gennem digitalisering afhænger af statslige myndigheders evne til at involvere it-markedet i innovation og udvikling af nye løsninger og teknologier. Dette forudsætter, at medarbejdere i statslige myndigheder kender it-markedet og er i stand til at indgå i værdiskabende samarbejder med leverandører, hvilket kræver, at de har kompetencerne til at:

• Identificere værdiskabende strategiske partnerskaber med private virksomheder og indgå effektivt i et samarbejde
• Forstå mulighederne og begrænsningerne i it-markedet, som gør statslige medarbejdere i stand til at forstå leverandørens perspektiv og vurdere markedets tilbud.

Det er afgørende, at der er indsigt i og overblik over den økonomi, der er knyttet til udvikling og drift af myndighedernes it. Dette kræver evnen til at styre it-omkostninger og projektøkonomi,og samtidigt sikre, at de gevinster, der identificeres i de forskellige projekter, rent faktisk realiseres.

3. Styre it-omkostninger

Der skal være overblik over de løbende omkostninger knyttet til it. Dette kræver kompetencer til at:

• Skabe overblik over de samlede it-omkostninger til drift, vedligehold, videreudvikling, licenser, internt ressourceforbrug, leverandører med mere og indarbejde dette i myndighedens budgetter
• Udføre en løbende opfølgning, styring og prioritering af it-omkostningerne
• Differentiere mellem faste og variable omkostninger og anvende dette til at opstille forskellige investeringsscenarier i forhold til videreudviklingen af systemporteføljen
• Styre forretningsdrevne it-omkostninger såsom datagrundlag.

4. Styre projektøkonomi

I projekter er det nødvendigt med en tæt økonomiopfølgning. Dette kræver evnen til at:

• Skabe overblik over økonomien i projekter samt aktivt prioritere og styre på baggrund af denne information
• Estimere og vurdere ressourcer og omkostninger og løbende styre efter disse. En del af disse er også at identificere kritiske ressourcer for derved aktivt at styre og minimere projektets risici
• Anvende relevante projektøkonomistyringsværktøjer
• Opstille en cashflow-analyse for at styre projektets likviditet
• Sammenholde faktisk fremdrift i projektet med projektets budget og respondere på dette.

5. Sikre gevinstrealisering

For at opnå den ønskede værdi er det afgørende, at der er et gennemgående fokus på gevinstrealisering. Dette kræver kompetencer til at: 

• Kortlægge og følge op på realiserede og endnu ikke realiserede gevinster løbende
• Skabe overblik over den faktiske gevinstrealisering
• Vurdere, om nye tiltag skal igangsættes for at opnå de planlagte gevinster.

Der er behov for tæt styring i forhold til anvendelsen af it i myndighederne. Dette kræver evnen til at kortlægge og analysere den enkelte myndigheds systemlandskab og til at kunne styre it-porteføljen gennem dens livscyklus. Samtidig er det afgørende, at myndighederne besidder kompetencerne til at kunne skabe den rette organisering og governance, samt vurdere behovet for kompetenceudvikling og eventuel rekruttering, hvis det er nødvendigt.

6. Kortlægge og analysere systemlandskab

En væsentlig del af styringen af en myndigheds portefølje handler om at have fuld indsigt heri. Statens medarbejdere skal derfor have kompetencerne til at kunne kortlægge og analysere myndighedens systemlandskab, og herunder kunne:

• Gennemføre en kortlægning af myndighedens systemer i overensstemmelse med de dimensioner, der er angivet i statens model for porteføljestyring.
• Forstå resultaterne fra den gennemførte kortlægning af systemporteføljen, samt hvad resultaterne betyder i forhold til, hvilke handlinger der skal foretages.

7. Styre it-porteføljen gennem dens livscyklus

Statens medarbejdere skal have kompetencerne til at sikre, at den statslige it-systemportefølje er vedligeholdt, opdateret og sikker, samt at den opfylder brugernes behov. Dette kræver kompetencer til at:

• Udarbejde en it-handlingsplan for udvikling af porteføljen på kort og længere sigt
• Foretage en prioritering af videreudvikling af eksisterende systemer overfor anskaffelse af nye it-systemer, herunder have overblik over de igangsatte projekter i myndigheden
• Kunne sætte rammer for god digital governance af it-systemer
• Kunne håndtere problemstillinger relateret til porteføljens legacy.

8. Sikre den rette governance, it-organisering og kompetencer

Succesfuld forretningsudvikling og transformation kræver en organisatorisk parathed, hvor de rette digitale kompetencer er til stede. Dette kræver, at der i organisationen er kompetencerne til at:

• Skabe og mobilisere den rette governance og organisering med de relevante roller involveret
• Vurdere, hvilke kompetencer der kræves til at løfte en opgave
• Afdække, om de rette digitale kompetencer er til stede i myndigheden
• Vurdere behov for kompetenceudvikling og eventuelt rekruttering.