Fakturatjekliste

Det er vigtigt, at fakturering sker korrekt både i forhold til, hvad der står i kontrakten om fx priser og betalingsbetingelser, men også i forhold til et forretningsmæssigt tjek af, om leverancer lever op til det aftalte. Det kan denne vejledning bidrage til.

Det vil kunne betale sig at være proaktiv på de fleste kontrakter, men for mindre kontrakter bør der være en afvejning af, hvor mange ressourcer der bruges på de enkelte aktiviteter.

Der er 4 aktiviteter, der kan bidrage til, at håndtering af fakturaer sker med mindst mulig administrationstid og med færrest mulige fejl, som leder til afvisning af fakturaer. De 4 aktiviteter er illustreret nedenfor og gennemgås mere detaljeret på de følgende sider.

Aktiviteterne følger tidsmæssigt efter hinanden som illustreret. Men det er vigtigt at have sig for øje, at det største resultat opnås ved at lægge den største indsats i de første aktiviteter, da disse vil sætte rammerne for de næste aktiviteter.

Find hele fakturatjeklisten

Figuren viser en fakturatjekliste. Der er fem hovedoverskrifter, som navngiver aktiviteter. Under hver af disser hovedoverskrifter følger en kort forklaring. Figuren læses ovenfra. Overskift et er kravstillelse ved kontraktindgåelse, her skal der stilles krav om faktureringen, som giver et grundlag for en håndterbar fakturering uden fejl. Denne overskrift følges dernæst af overskift to; økonomimøde med leverandøren. Her indgår et indledende og årligt møde med leverandøren, hvor det kommende års økonomi og faktureringspraksis afstemmes. Dernæst følger overskrift tre; præ-godkendelse af faktura. Her indgår det, at leverandøren fremsender grundlaget for faktureringen, som godkendes af den serviceansvarlige inden faktureringen sker. Herefter, følger overskrift fire; fakturahåndtering. Heri indgår det, at fakturaen tjekkes i forhold til leverancer, indhold og fakturagrundlag. Slutteligt følges det af sidste overskift, som er målet – at minimere fejl og nedbringe administrationstid. Det angives desuden i figuren i en pil, der binder alle overskifter sammen, at en høj grad af proaktivitet bidrager mest til målet, og at der derfor må gøres en større indsats tidligt for at spare tid senere.