Digital Post: Vores behandling og dine rettigheder

Denne side har til formål at oplyse dig om vores behandling af dine personoplysninger i forbindelse med drift, vedligeholdelse og forvaltning af it-løsningen Digital Post. Nederst på siden kan du også finde oplysninger om dine rettigheder efter databeskyttelsesreglerne.

1. Hvem har ansvaret for behandling af personoplysninger i Digital Post?

Digitaliseringsstyrelsen er dataansvarlig for behandling af dine oplysninger i forbindelse med drift, vedligeholdelse og forvaltning af Digital Post, for eksempel personnumre, CVR-numre, e-mails og telefonnumre, hvilker er beskrevet i § 2 a, stk. 1, i lov om Digital Post fra offentlige afsendere. Det betyder, at vi er ansvarlig for den behandling af personoplysninger om dig, som er nødvendig for, at Digital Post kan fungere med høj it-sikkerhed, for eksempel for at du kan modtage og sende Digital Post-meddelelser.

Vi er ikke dataansvarlig for selve indholdet af dine postmeddelelser, og vi kan ikke læse eller på anden vis tilgå dine postmeddelelser. Indtil du modtager din postmeddelelse, vil afsenderen af meddelelsen være dataansvarlig for den, hvilket fremgår af § 2 a, stk. 3 og 4 i lov om Digital Post.

2. Hvad bruges oplysninger til?

Behandlingen af dine personoplysninger i Digital Post sker primært med henblik på at stille en sikker kommunikationsvej og en digital postkasse til rådighed for dig, andre borgere og virksomheder i Danmark. Digitaliseringsstyrelsen behandler også dine personoplysninger for at sikre administrationen af it-løsningen Digital Post. Dette sker i medfør af § 2 a, stk. 1, i lov om Digital Post.

Derudover behandler vi personoplysninger om dig for at understøtte advisering af dig via SMS og/eller e-mail, når du modtager ny post i Digital Post.

Endelig behandler vi visse personoplysninger i forbindelse med selve administrationen af Digital Post, for eksempel for at registrere og vise dig information om, hvornår en postmeddelelse er sendt, hvem der er afsender og modtager af meddelelsen.

Behandlingen af oplysninger om personnumre, CVR-numre, e-mails, telefonnumre og lignende sker på baggrund af § 2 a, stk. 1, 2. pkt. i lov om Digital Post sammenholdt med databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, samt for så vidt angår personnumre i Databeskyttelseslovens § 11, stk. 1.

3. Hvor indsamler vi oplysninger fra?

Digitaliseringsstyrelsen indsamler oplysninger om dig fra forskellige offentlige registre, især CPR-registret, CVR-registret og Statstidende.

Oplysninger om dit telefonnummer og din e-mailadresse indsamler vi fra dig.

4. Hvilke oplysninger behandler vi?

Vi behandler følgende almindelige personoplysninger om dig:

  • Fornavn
  • Efternavn
  • Personnummer
  • Adresse
  • E-mailadresse
  • Telefonnummer
  • Hændelser og handlinger om dig i Digital Post
  • UUID

UUID’et er et tilfældigt generet identifikationsnummer, som anvendes til entydig identifikation af din digitale postkasse i Digital Post som alternativ til behandling af personnummer. Formålet med UUID’et er at begrænse behandlingen af personoplysninger om dig i Digital Post.

5. Er der andre modtagere af dine oplysninger?

Vi videregiver eller overlader dine personoplysninger til følgende modtagere:

  • Vi overlader dine personoplysninger til Digitaliseringsstyrelsens databehandler (it-leverandør), Netcompany A/S, der bistår med drift, vedligeholdelse og forvaltning af Digital Post.
  • Vi overlader også dine personoplysninger til Digitaliseringsstyrelsens databehandler Proactive (it-leverandør), som leverer en portal til styring af rettigheder i Digital Post.
  • Digitaliseringsstyrelsen overlader derudover dine personoplysninger til vores databehandler, Erhvervsstyrelsen, der bistår med support, når du har spørgsmål til Digital Post eller hvis du har vanskeligheder ved at tilgå din digitale postkasse.
  • Digitaliseringsstyrelsen videregiver i visse tilfælde oplysninger om dig til afsendere af postmeddelelser, f.eks. om du har modtaget en postmeddelelse adresseret til dig.
  • Digitaliseringsstyrelsen videregiver personoplysninger om dig til Danmarks Statistik med henblik på at de udfører deres myndighedsopgave som Danmarks statistiske myndighed, dvs. føre statistik vedrørende offentlige afsendere, borgere og virksomheders brug af Digital Post-løsningen.

Du kan se dine postmeddelelser flere steder via såkaldte visningsklienter:

  • Du kan se din post hos de offentlige visningsklienter på borger.dk eller Virk i forbindelse med deres visning af dine postmeddelelser for dig eller de repræsentanter, du har givet fuldmagt til.
  • Du kan se din post hos en kommerciel visningsklient i forbindelse med deres visning af dine postmeddelelser for dig eller de repræsentanter, du har givet fuldmagt til. Du kan læse mere om kommercielle visningsklienter her www.borger.dk/digitalpost.

6. Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?

Vi opbevarer som udgangspunkt oplysninger om dig indtil 5 år efter din død. Efter dette tidspunkt vil oplysningerne blive slettet. Oplysninger om virksomheder behandles indtil 10 år efter tidspunktet for ophør af virksomheden, hvorefter oplysningerne slettes.

Oplysninger vedrørende hændelser i Digital Post, f.eks. modtagelse af en postmeddelelse, opbevares som hovedregel i 5 år, hvorefter de slettes.

Udover ovenfor nævnte frister, kan du altid selv slette udvalgte eller alle postmeddelelser i din digitale postkasse.

7. Dine rettigheder

Du har en række rettigheder i forhold til vores behandling af personoplysninger om dig.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

7.1 Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Du har som udgangspunkt ret til at se de oplysninger, som vi behandler om dig, samt at få en række yderligere faktuelle oplysninger om vores behandling af dine personoplysninger, f.eks. hvilke oplysninger vi behandler om dig.

7.2 Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har som udgangspunkt ret til at få urigtige oplysninger om dig rettet, så de er korrekte.

7.3 Ret til sletning

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

Dette gælder ikke postmeddelelser, som du altid selv kan slette i din digitale postkasse.

7.4 Ret til begrænsning af behandling

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

7.5 Ret til indsigelse

Du har i særlige tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Retten til at gøre indsigelse gælder dog ifølge § 2 a, stk. 2, i lov om Digital Post ikke for vores behandling af dit personnummer.

7.6 Retten til at trække samtykke tilbage

Retten til at trække samtykke tilbage er relevant i forbindelse med support. Når du anmoder om support, vil du nogle gange blive bedt om samtykke til, at dine personoplysninger behandles i forbindelse med skærmdeling og undersøgelse af opkaldsanalyse. Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.

Du skal desuden være opmærksom på, at der eksisterer undtagelser til rettighederne, hvorfor du ikke altid vil kunne gøre brug af alle dine rettigheder. Dette skyldes, at vi som offentlige myndigheder i mange tilfælde behandler personoplysninger som led i sin myndighedsudøvelse.

7.7 Kontaktoplysninger på Digitaliseringsstyrelsen

Du kan kontakte os på følgende adresse og telefonnummer:

Digitaliseringsstyrelsen

Landgreven 4

1301 København K

CVR-nr.: 34051178

Telefon: 33925200

Mail:

7.8 Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiveren

Digitaliserings- og Ligestillingsministeriets koncern har udpeget en databeskyttelsesrådgiver, som vejleder i reglerne om databeskyttelse inden for ministeriets område. Databeskyttelsesrådgiverens opgave er at understøtte, at Digitaliserings- og Ligestillingsministeriet overholder reglerne om behandling af personoplysninger.

Databeskyttelsesrådgiveren kan vejlede dig om dine rettigheder i forbindelse med behandlingen af dine personoplysninger inden for Digitaliserings- og Ligestillingsministeriets område. Hvis du ønsker at kontakte databeskyttelsesrådgiveren via e-mail, bedes du undlade at oplyse dit personnummer eller andre følsomme/fortrolige oplysninger.

Digitaliseringsstyrelsen

Att.: Databeskyttelsesrådgiveren

Landgreven 4

1301 København K

E-mail:

7.9 Klage til Datatilsynet

Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

 

Privatlivspolitik for support af Digital Post

Digital Post-supporten hjælper brugerne med at finde information om og bruge den nye Digital Post-løsning. Du kan få hjælp via telefon, e-mail og skærmdeling (browserassist).

Retsgrundlaget for vores behandling kan du læse mere om i databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e (support) og a (samtykke i forbindelse med skærmdeling, optagelse af telefonsamtale og undersøgelse af opkaldstrends).

Databeskyttelsesforordningen (pdf) (nyt vindue)

Personoplysninger, som behandles i forbindelse med support af Digital Post

Dine personoplysninger bliver behandlet med det formål at kunne yde support i forbindelse med brugen af ny Digital Post. I forhold til almindelige personoplysninger, personnummer og følsomme personoplysninger behandler vi de personoplysninger om dig, som du oplyser i forbindelse med supporten.

Supportmedarbejderen vil i forbindelse med skærmdeling kunne se de personoplysninger, som eventuelt fremgår af den side, hvor du skal have support.

Brugere, som ringer til Digital Post-supporten, vil blive mødt af en information (et speak) om, at borgeren kan give sit samtykke til, at telefonopkaldet kan optages. Optagelse af telefonopkald til Digital Post sker i medfør af databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a, om samtykke. Optagelse af telefonopkald vil således alene ske, hvis den registrerede giver samtykke hertil, inden opkaldet stilles igennem til en af Digital Post-supportens medarbejdere. Hvis du samtykker til dette, indgår opkaldet også i en anonymiseret undersøgelse af trends i de telefonopkald, som Digital Post-supporten modtager.

Formålet med Digitaliseringsstyrelsens behandling af personoplysninger, når du kontakter Digital Post-supporten, er: Ydelse af support i forbindelse med brugen af Digital Post og forbedring af supportens service. Digitaliseringsstyrelsen videresender så vidt muligt e-mails, der er fejlsendt til Digital Post-supporten, til rette myndighed.

Databehandler

Erhvervsstyrelsen er vores databehandler i forbindelse med support af Digital Post.

Opbevaring af dine personoplysninger i forbindelse med support af Digital Post

  • Ved samtykke optages telefonsamtalen og gemmes i 30 dage, hvorefter den slettes.
  • I databehandlerens telefonsystem slettes data om opkaldene efter 90 dage (data omfatter telefonnummer, dato og tidspunkt, kaldslængde, valg af kø, evt. genkald, ventetid og navn på supporter).
  • Til brug for statistik gemmes data i anonymiseret form i op til 5 år.
  • Ved samtykke til skærmdeling i skærmdelingsværktøjet, gemmes videosessionen i 90 dage, hvorefter den slettes automatisk. Sessionen optages med henblik på uddannelse og kvalitetssikring.
  • Alle skriftlige henvendelser gemmes i 6 år og slettes herefter.
  • Alle skriftlige henvendelser, som Digital Post-supporten videresender til en anden myndighed journaliseres og gemmes. Eventuelle klager vil også blive journaliseret og gemt.
  • Databehandleren anvender en underdatabehandler til at analysere trends i brugeropkald. Dette gøres med henblik på at forbedre supportberedskabet. Samtalerne overføres til underdatabehandleren, der umiddelbart efter modtagelse omdanner talen til tekst og anonymiserer teksten. Den anonymiserede tekst anvendes derefter til analyse af trends. Underdatabehandleren opbevarer lydoptagelsen af samtalen i 30 dage, hvorefter den slettes.