Digital Post: Vores behandling og dine rettigheder

Denne side har til formål at oplyse dig og din virksomhed om vores behandling af personoplysninger i forbindelse med drift, vedligeholdelse og forvaltning af it-løsningen Digital Post. Nederst på siden kan du også finde oplysninger om dine rettigheder som medarbejder i en virksomhed efter databeskyttelsesreglerne.

1. Hvem har ansvaret for behandling af personoplysninger i Digital Post?

Digitaliseringsstyrelsen er dataansvarlig for behandling af din virksomheds oplysninger i forbindelse med drift, vedligeholdelse og forvaltning af Digital Post, f.eks. personnumre, cvr-numre, e-mails og telefonnumre o.lign. Det står i § 2 a, stk. 1, i lov om Digital Post fra offentlige afsendere. Det betyder, at vi er ansvarlig for den behandling af personoplysninger om din virksomhed, herunder dine medarbejdere og kunder, som er nødvendig for, at Digital Post kan fungere med høj it-sikkerhed, f.eks. for at din virksomhed kan modtage og sende digitale postmeddelelser.

Digitaliseringsstyrelsen er ikke dataansvarlig for selve indholdet af din virksomheds postmeddelelser, og vi kan ikke læse eller på anden vis tilgå disse postmeddelelser. Indtil din virksomhed modtager en postmeddelelse, vil afsenderen af meddelelsen i stedet være dataansvarlig for den. Digitaliseringsstyrelsen er databehandler for de personoplysninger som er indeholdt i de postmeddelelser, som din virksomhed sender og opbevarer i Digital Post via din virksomheds digitale postklasse. Det fremgår af § 2 a, stk. 3 og 4 i lov om Digital Post.

2. Hvad bruges oplysningerne til?

Behandlingen af personoplysninger i Digital Post sker primært med henblik på at stille en sikker kommunikationsvej og en digital postkasse til rådighed for dig og andre borgere og virksomheder i Danmark. Digitaliseringsstyrelsen behandler også personoplysninger for at sikre administrationen af it-løsningen Digital Post. Dette sker i medfør af § 2 a, stk. 1, i lov om Digital Post.

Derudover behandler vi personoplysninger om din virksomheds medarbejdere for at understøtte advisering via SMS og/eller e-mail, når I modtager ny post i Digital Post.

Endelig behandler vi visse personoplysninger i forbindelse med selve administrationen af Digital Post, f.eks. for at registrere og vise information om, hvornår en postmeddelelse er sendt, hvem der er afsender og modtager af meddelelsen o.lign.

Behandlingen af oplysninger om personnumre, cvr-numre, e-mails og telefonnumre o.lign. sker på baggrund af § 2 a, stk. 1, 2. pkt., i lov om Digital Post samhørende med databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, samt for så vidt angår personnumre databeskyttelseslovens § 11, stk. 1.

3. Hvor indsamler vi oplysninger fra?

Digitaliseringsstyrelsen indsamler oplysninger om din virksomhed fra forskellige offentlige registre, især CPR-registret, CVR-registret og Statstidende.

Oplysninger om telefonnummer og e-mailadresse indsamler vi fra din virksomhed og dine medarbejdere

4. Hvilke oplysninger behandler vi?

Vi behandler følgende almindelige personoplysninger:

Fornavn
Efternavn
Personnummer
Adresse
E-mailadresse
Telefonnummer
Hændelser og handlinger om virksomheden i Digital Post
UUID
Cvr-nummer

UUID’et er et tilfældigt generet identifikationsnummer, som anvendes til entydig identifikation af din virksomheds digitale postkasse i Digital Post som alternativ til behandling af personnummer og cvr-nummer. Formålet med UUID’et er at begrænse behandlingen af personoplysninger om din virksomhed i Digital Post.

5. Er der andre modtagere af dine oplysninger?

Vi videregiver eller overlader din virksomheds personoplysninger til følgende modtagere:

Vi overlader din virksomheds personoplysninger til Digitaliseringsstyrelsens databehandler (it-leverandør), Netcompany A/S, der bistår med drift, vedligeholdelse og forvaltning af Digital Post.
Vi overlader også din virksomheds personoplysninger til Digitaliseringsstyrelsens databehandler Proactive (it-leverandør), som leverer en portal til styring af rettigheder i Digital Post.
Digitaliseringsstyrelsen overlader derudover din virksomheds personoplysninger til vores databehandler, Erhvervsstyrelsen, der bistår med support, når I har spørgsmål til Digital Post eller hvis I har vanskeligheder ved at tilgå virksomhedens digitale postkasse.
Digitaliseringsstyrelsen videregiver i visse tilfælde oplysninger om din virksomhed til afsendere af postmeddelelser, f.eks. når I har modtaget en post-meddelelse adresseret til virksomheden.
Digitaliseringsstyrelsen videregiver oplysninger om din virksomheds digitale postkasse til Danmarks Statistik med henblik på at de udfører deres myndighedsopgave som Danmarks statistiske myndighed, dvs. føre statistik vedrørende offentlige afsendere, borgere og virksomheders brug af Digital Post-løsningen

I kan se virksomhedens postmeddelelser flere steder via såkaldte visningsklienter:

I kan se virksomhedens post hos de offentlige visningsklienter på borger.dk eller Virk i forbindelse med deres visning af dine postmeddelelser for dig eller de repræsentanter, du har givet fuldmagt til f.eks. dine medarbejdere.
I kan se virksomhedens post hos en kommerciel visningsklient i forbindelse med deres visning af dine postmeddelelser for dig eller de repræsentanter, du har givet fuldmagt til. I kan læse mere om kommercielle visningsklienter her www.borger.dk/digitalpost.

6. Hvor længe opbevarer vi din virksomheds personoplysninger?

Vi opbevarer som udgangspunkt oplysninger om virksomheder indtil 10 år efter tidspunktet for ophør af virksomheden, hvorefter oplysningerne slettes.

Oplysninger vedrørende hændelser i Digital Post, f.eks. modtagelse af en postmeddelelse, opbevares som hovedregel i 5 år, hvorefter de slettes.

Udover ovenfor nævnte frister, kan I altid selv slette udvalgte eller alle postmeddelelser i virksomhedens digitale postkasse.

7. Dine rettigheder som medarbejder i en virksomhed

Din virksomheds medarbejdere har en række rettigheder i forhold til Digitaliseringsstyrelsens behandling af personoplysninger i forbindelse med drift, vedligeholdelse og forvaltning af it-løsningen Digital Post, som Digitaliseringsstyrelsen er dataansvarlig for.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

7.1 Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Du har som udgangspunkt ret til at se de oplysninger, som vi behandler om dig, samt at få en række yderligere faktuelle oplysninger om vores behandling af dine personoplysninger, f.eks. hvilke oplysninger vi behandler om dig.

7.2 Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har som udgangspunkt ret til at få urigtige oplysninger om dig rettet, så de er korrekte.

7.3 Ret til sletning

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

Dette gælder ikke postmeddelelser, som du altid selv kan slette i din digitale postkasse.

7.4 Ret til begrænsning af behandling

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

7.5 Ret til indsigelse

Du har i særlige tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Retten til at gøre indsigelse gælder dog ifølge § 2 a, stk. 2, i lov om Digital Post ikke for vores behandling af dit personnummer.

7.6 Kontaktoplysninger på Digitaliseringsstyrelsen

Du kan kontakte os på følgende adresse og telefonnummer:

Digitaliseringsstyrelsen
Landgreven 4
1301 København K

CVR-nr.: 34051178

Telefon: 33925200
Mail:

7.7 Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiveren

Finansministeriets koncern har udpeget en databeskyttelsesrådgiver, som vejleder i reglerne om databeskyttelse inden for Finansministeriets område. Databeskyttelses-rådgiverens opgave er at understøtte, at Finansministeriet overholder reglerne om behandling af personoplysninger.

Databeskyttelsesrådgiveren kan vejlede dig om dine rettigheder i forbindelse med behandlingen af dine personoplysninger inden for Finansministeriets område. Hvis du ønsker at kontakte databeskyttelsesrådgiveren via e-mail, bedes du undlade at oplyse dit personnummer eller andre følsomme/fortrolige oplysninger.

Digitaliseringsstyrelsen
Att.: Databeskyttelsesrådgiveren
Landgreven 4
1301 København K
E-mail:

7.8 Klage til Datatilsynet

Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

Privatlivspolitik for support af Digital Post

Digital Post-supporten hjælper brugerne med at finde information om og bruge den nye Digital Post-løsning. Du kan få hjælp via telefon, e-mail og skærmdeling (browserassist).

Retsgrundlaget for vores behandling kan du læse mere om i databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e (support) og a (samtykke i forbindelse med skærmdeling og optagelse af telefonsamtale).

Databeskyttelsesforordningen (pdf) (nyt vindue)

Personoplysninger i forbindelse med support

Dine personoplysninger bliver behandlet med det formål at kunne yde support i forbindelse med brugen af ny Digital Post. I forhold til almindelige personoplysninger, personnummer og følsomme personoplysninger behandler vi de personoplysninger om dig, som du oplyser i forbindelse med supporten.

Supportmedarbejderen vil i forbindelse med skærmdeling kunne se de personoplysninger, som eventuelt fremgår af den side, hvor du skal have support.

Brugere som ringer til Digital Post-supporten, vil blive mødt af et speak om, at borgeren kan give sit samtykke til, at telefonopkaldet kan optages. Optagelse af telefonopkald til Digital Post sker i medfør af databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a, om samtykke. Optagelse af telefonopkald vil således alene ske, hvis den registrerede giver samtykke hertil, inden opkaldet stilles igennem til en af Digital Post-supportens medarbejdere.

Vi videresender så vidt muligt e-mails, der er fejlsendt til Digital Post-supporten, til rette myndighed.

Opbevaring af dine personoplysninger

Ved samtykke optages telefonsamtalen og gemmes i 30 dage, hvorefter den slettes.
I telefonsystemet slettes data om opkaldene efter 90 dage.
Til brug for statistik gemmes data i anonymiseret form i op til 5 år.
I skærmdelingsværktøjet gemmes videosessioner i 3 måneder.
Alle skriftlige henvendelser gemmes i 6 måneder og slettes herefter.

Alle skriftlige henvendelser, som Digital Post-supporten videresender til en anden myndighed journaliseres og gemmes. Eventuelle klager vil også blive journaliseret og gemt.