Vejledninger til Digital Post

Vejledninger

• Adgangsportalen

  I Adgangsportalen kan man som borger eller virksomhed få et overblik over, hvilke enheder man benytter til at læse Digital Post. Borgere og virksomheder kan logge ud og nulstille disse samt fravælge notifikationer på specifikke enheder. Det kan være særligt relevant i de tilfælde, hvor man mister sin telefon, tablet eller computer.

  Hent 'Vejledning til Adgangsportalen'

• Administrativ Adgang

  Administrativ Adgang er et kerneelementet i Digital Post-løsningen.

  I Administrativ Adgang kan myndigheder: 

  • Opsætte og administrere afsender- og modtagersystemer
  • Opsætte jeres kontaktstruktur
  • Se hændelsesloggen
  • Skifte organisationslogo
  • Tilbagekalde beskeder før valørdato
  • Skifte kontekst mellem flere organisationer.

  I Administrativ Adgang kan borgerservicemedarbejdere og erhvervsservicemedarbejdere: 

  • Fritage en borger eller virksomhed fra Digital Post
  • Tildele læseadgang til Digital Post på vegne af en borger eller virksomhed
  • Administrere NemSMS på vegne af en borger eller virksomhed.

  Hent 'Vejledning til Administrativ Adgang'

• Automatisk deaktivering af modtagersystemer

  Et modtagersystem bliver automatisk deaktiveret, hvis systemet i alle tilfælde ikke kan modtage post i syv dage. Hvis systemet som minimum kan modtage én besked i løbet af de syv dage, selvom alle andre beskeder ikke kan modtages, bliver det ikke deaktiveret.

  Hent 'Gensendelsesflow og deaktivering af modtagersystemer'

  Hent advarselsmails, der sendes ved automatisk deaktivering af modtagersystemer

• Kravtekster til udbud

  Få vejledning til, hvordan I som myndighed kan håndtere krav til kravspecifikationer, når I udbyder it-systemer, som skal integreres til Digital Post. Vejledningen er særligt rettet mod myndigheder, der skal sende brevdannende systemer, afsendersystemer eller modtagersystemer i udbud. Vejledningen er inddelt i tre dele.

  1. Baggrund

  Digitaliseringsstyrelsen lancerede den 21. marts 2022 en ny løsning til Digital Post, der er udviklet og driftet af Netcompany.

  I forbindelse med omlægningen til det nye Digital Post er der blandt andet behov for:

  • tilslutning af integrationer og snitflader til den nye Digital Post-løsning
  • omlægning af meddelelsesformat fra DP1 og DP2 til det nye meddelelsesformat MeMo.

  2. Standardformuleringer

  Digitaliseringsstyrelsen har udarbejdet forslag til standardformuleringer, der med fordel kan indarbejdes som krav jeres myndigheds udbudsmateriale, hvis I har brevdannende systemer, afsendersystemer og/eller modtagersystemer, der skal sendes i udbud.

  I kan som myndighed vælge at indarbejde et eller flere af nedenstående krav i jeres udbudsmateriale afhængigt af det aktuelle behov.

  2.1 Krav vedr. overholdelse af gældende snitflader og standarder

  K-01 Overholdelse af gældende snitflader og standarder for Digital Post

  Løsningen skal leve op til de til enhver tid gældende snitflader og standarder for Digital Post.

  De detaljerede snitfladespecifikationer findes i 'Technical Integration' dokumentation.

  Hent vejledningen 'Technical Integration' på Digitalisér.dk

  Leverandøren opfordres til at holde sig ajour med de enkelte snitflader på digst.dk samt melde sig ind i det etablerede leverandørforum på Digitalisér.dk

  Gå til det etablerede leverandørforum på Digitalisér.dk

  2.2 Krav vedr. omlægning af meddelelsesformat

  K-02 Omlægning af meddelelsesformat

  Integrationer, der bruger meddelelsesformaterne DP1 eller DP2, skal omlægges til det nye meddelelsesformat MeMo inden 30. november 2023. Sammen med MeMo er der en række open source værktøjer, som understøtter leverandøren i implementeringen af formatet løsningen, tilgængelige.

  Meddelelsesformatet og værktøjer stilles løbende til rådighed via siden om meddelelsesformater på digst.dk.

  Gå til siden om meddelelsesformater

  2.3 Krav vedr. frister for omlægning af meddelelsesformat

  K-03 Frist for omlægning af meddelelsesformat gældende for afsendersystemer

  Afsendersystemers integrationer, der bruger meddelelsesformaterne DP1 eller DP2, skal omlægges til MeMo senest 30. november 2023.

  3. Yderligere krav

  Herunder beskrives yderligere krav og opmærksomhedspunkter, I som myndighed kan overveje at indarbejde i jeres udbudsmateriale.

  3.1 Dataopmærkning

  Den udbydende myndighed bør i det omfang, det er muligt, anvende dataopmærkning af Digital Post-meddelelser for at forbedre håndteringen hos modtager. I forbindelse med udbuddet bør der derfor kravstilles mulighed for automatisk at kunne medsende metadata i Digital Post-løsningen via MeMo-formatet for at sikre en effektiv kommunikation mellem myndigheden og modtageren af meddelelsen.

  Dataopmærkning giver mulighed for, at afsenderen kan berige meddelelsen med modtager- og indholdsoplysninger, så modtageren bedre kan fordele meddelelser i Digital Post, således at afsenderen får færre supporthenvendelser og flere rettidige svar. Endelig giver dataopmærkningen også mulighed for berigelse af information omkring personfølsomme data og lignende, således at dette kan håndteres korrekt.

  3.2 Øvrige omlægninger

  Den udbydende myndighed skal desuden overveje, om der i udbuddet skal indgå krav om andre omlægninger i forbindelse overgangen til et nyt system til håndtering af Digital Post fra offentlige myndigheder.

  Det kan fx være krav, der skyldes omlægningen til MeMo, eller krav om funktionalitet, der er ændret eller ikke længere understøttes af Digital Post-løsningen.

• Læse- og skriveadgang

  Læse- og skriveadgang er et tilbud til borgere, der har behov for hjælp til Digital Post fra familiemedlemmer, nære relationer, værger og lignende.

  Med læse- og skriveadgang kan en borger give en anden person adgang til at læse, skrive og sende Digital Post på sine vegne.

  Kommunikationen foregår i borgerens Digital Post, og dermed understøtter læse- og skriveadgang en transparent anvendelse af Digital Post, der sikrer borgeren indsigt i sin egen sag.

  Hent 'vejledning til myndigheder om læse- og skriveadgang'

  Hent 'FAQ om læse- og skriveadgang'

• MeMo

  MeMo er det meddelelsesformat, som Digital Post-løsningen benytter.

  Tilgå vejledninger om MeMo på digitaliser.dk

• Rettighedsportalen

  I Rettighedsportalen kan I som myndighed administrere adgange og rettigheder til jeres Digital Post, så fx medarbejdere og eksterne samarbejdspartnere kan læse jeres Digital Post. 

  Det er også gennem Rettighedsportalen, I kan redigere i medarbejderes adgange til Administrativ Adgang og til selve Rettighedsportalen. 

  Læs en vejledning til Rettighedsportalen eller hent en oversigt over hvilke adgange og rettigheder, I kan tildele medarbejdere og eksterne samarbejdspartnere.

  Hent 'Vejledning til Rettighedsportalen'

  Hent 'Oversigt over rettigheder og adgange'

  Læs mere om rettighedsstyring i Digital Post

• Sagsbehandlingsvejledning

  Sagsbehandlingsvejledningen er rettet mod borgerservicemedarbejdere og erhvervsservicemedarbejdere, som hjælper borgere eller virksomheder med Digital Post fra offentlige myndigheder. Vejledningen beskriver hvordan man:

  • Fritager en borger eller virksomhed fra Digital Post
  • Tildeler læseadgang på vegne af en borger eller virksomhed
  • Administrerer NemSMS på vegne af en borger eller virksomhed.

  Hent 'Vejledning i Digital Post sagsbehandling'

• Technical Integration

  I Technical Integration kan I som systemleverandør eller myndighed finde den samlede, tekniske dokumentation for teknisk integration til Digital Post fra offentlige myndigheder. 

  Se 'Technical Integration' på Digitalisér.dk

• Testportalen

  I Testportalen kan I som systemleverandør eller myndighed oprette testdata i form af testpostkasser, testborgere, testmedarbejdere og testmeddelelser til fx at teste jeres egne afsender- og modtagersystemer op imod Digital Post-løsningen. 

  Hent 'Vejledning til Digital Post Testportal'

• Testpostkasser for borgere og virksomheder

  I testpostkasserne kan I som systemleverandør eller myndighed se og interagere med den testdata i form af testpostkasser, testborgere, testmedarbejdere og testmeddelelser, der er oprettet i Testportalen. Det er med andre ord i testpostkasserne, I rent faktisk tester som både borgere og virksomheder.

  Hent vejledning til 'Test af testpostkasser for borgere og virksomheder'

• Dashboards til indblik i afsendelse og modtagelse af Digital Post

  Digitaliseringsstyrelsen har udarbejdet to decentrale dashboards, der kan hjælpe afsendere og modtagere af Digital Post med at få et indblik i sin data, baseret på udtræk (.csv) fra Anvendelsesstatistik (Administrativ Adgang).

  Vejledning til de to decentrale dashborads, kan du finde ved hjælp af det følgende link: Dashboards til indblik i afsendelse og modtagelse af Digital Post