Vejledninger til Digital Post

Digitaliseringsstyrelsens vejledninger om Digital Post er som udgangspunkt rettet mod myndigheder og leverandører. På denne side kan der findes vejledninger i Digital Post og relaterede systemer.

Læs mere om anvendelse af Digital Post og relaterede systemer under afsnittet ’Anvendelse’.

Læs om anvendelse af Digital Post

Vejledninger

Modtagersystemer bliver automatisk deaktiveret, hvis der er fejl. I så fald vil I modtage op til tre varslingsmails fra Digitaliseringsstyrelsen. I kan undgå, at jeres modtagersystem bliver deaktiveret. Læs mere i vejledningen nedenfor.

Hent 'Vejledning i automatisk deaktivering af modtagersystem'

Her kan I se de tre varslingsmails.

Hent mails med varsel om automatisk deaktivering af modtagersystemer

Få vejledning til, hvordan du som myndighed kan håndtere krav til kravspecifikationer, når I udbyder it-systemer, som skal integrere op imod Digital Post. Nedenstående vejledning er særligt møntet på myndigheder, der skal sende brevdannende systemer, afsendersystemer eller modtagersystemer i udbud. Vejledningen er inddelt i tre dele.

Digitaliseringsstyrelsen lancerede den 21. marts 2022 en ny løsning til Digital Post, der er udviklet og driftet af Netcompany.

I forbindelse med omlægningen til det nye Digital Post er der blandt andet behov for:

  • tilslutning af integrationer og snitflader til den nye Digital Post-løsning
  • omlægning af meddelelsesformat fra DP1 og DP2 til det nye meddelelsesformat MeMo

Digitaliseringsstyrelsen har udarbejdet forslag til standardformuleringer, der med fordel kan indarbejdes som krav i myndigheders udbudsmateriale, hvis I har brevdannende systemer, afsendersystemer og/eller modtagersystemer, der skal sendes i udbud.

I kan som myndighed vælge at indarbejde et eller flere af nedenstående krav i jeres udbudsmateriale afhængigt af det aktuelle behov.

K-01 Overholdelse af gældende snitflader og standarder for Digital Post

Løsningen skal leve op til de til enhver tid gældende snitflader og standarder for Digital Post.

De detaljerede snitfladespecifikationer findes i 'Technical Integration' dokumentation.

Hent vejledningen 'Technical Integration' på Digitalisér.dk

Leverandøren opfordres til at holde sig ajour med de enkelte snitflader på digst.dk samt melde sig ind i det etablerede leverandørforum på Digitalisér.dk

Gå til det etablerede leverandørforum på Digitalisér.dk

K-02 Omlægning af meddelelsesformat

 

Integrationer, der bruger meddelelsesformaterne DP1 eller DP2, skal omlægges til det nye meddelelsesformat MeMo inden 30. november 2023. Sammen med MeMo er der en række open source værktøjer, som understøtter leverandøren i implementeringen af formatet løsningen, tilgængelige.

Meddelelsesformatet og værktøjer stilles løbende til rådighed via siden om meddelelsesformater på digst.dk.

Gå til siden om meddelelsesformater

K-03 Frist for omlægning af meddelelsesformat gældende for afsendersystemer

Afsendersystemers integrationer, der bruger meddelelsesformaterne DP1 eller DP2, skal omlægges til MeMo senest 30. november 2023.

Herunder beskrives yderligere krav og opmærksomhedspunkter, som myndighederne kan tage stilling til og overveje at indarbejde i forbindelse med udarbejdelse af deres udbudsmateriale.

Den udbydende myndighed bør i det omfang, det er muligt, anvende dataopmærkning af Digital Post-meddelelser for at forbedre håndteringen hos modtager. I forbindelse med udbuddet bør der derfor kravstilles mulighed for automatisk at kunne medsende metadata i Digital Post-løsningen via MeMo-formatet for at sikre en effektiv kommunikation mellem myndigheden og modtageren af meddelelsen.

Dataopmærkning giver mulighed for, at afsenderen kan berige meddelelsen med modtager- og indholdsoplysninger, så modtageren bedre kan fordele meddelelser i Digital Post, således at afsenderen får færre supporthenvendelser og flere rettidige svar. Endelig giver dataopmærkningen også mulighed for berigelse af information omkring personfølsomme data og lignende, således at dette kan håndteres korrekt.

Den udbydende myndighed skal desuden overveje, om der i udbuddet skal indgå krav om andre omlægninger i forbindelse overgangen til et nyt system til håndtering af Digital Post fra offentlige myndigheder.

Det kan fx være krav, der skyldes omlægningen til MeMo, eller krav om funktionalitet, der er ændret eller ikke længere understøttes af Digital Post-løsningen.

Tilgå MeMo v1.1 på digitaliser.dk

For mere information om MeMo-formatet kan I se 'Opgavepakke 2' under 'Opgavepakker' her på siden.

OBS: Følgende opgavepakker er udviklet i forbindelse at Danmark skulle overgå til den nuværende løsning for Digital Post fra offentlige myndigheder. Opgavepakkerne er derfor udarbejdet til landets myndigheder og leverandører som en hjælp til deres implementeringsarbejde frem mod lanceringen i marts 2022. 

Denne opgavepakke indeholder kommunikationsmateriale til internt brug i de enkelte myndigheder. Kommunikationsmaterialet er samlet i en PowerPoint-præsentation. Præsentationen kan tilpasses efter behov, men er bygget op som en bruttooversigt over indholdet af den kommende Digital Post-løsning og myndighedernes overordnede omstillingsopgave. Materialet er målrettet de personer, der driver omstillingsprojektet i myndigheden. Indholdets formål er at forklare konkrete elementer og opgaver, men indeholder ikke teknisk dokumentation.

Her kan du se en kort video, som bekriver opgavepakken.

Disclaimer: I videoen omtales den fællesoffentlige brugerrettighedsstyring. Siden videoens optagelse er der dog foretaget ændringer på dette område, så rettighedsstyring foretages andetsteds. Materialerne i opgavepakken er opdateret, så de afspejler dette, men videoen afspejler den gamle version af opgavepakken.

Se videoen i en ny fane

 

Denne opgavepakke sætter rammerne for implementeringsforløbet og skal bidrage til, at I får den nødvendige information til at opstarte implementeringsforløbet for den nye Digital Post-løsning.

For at skabe det bedste implementeringsforløb for Næste generation Digital Post (NgDP) arbejder vi med et generisk implementeringskoncept.

Implementeringskonceptet er inddelt i fire implementeringsområder:

  1. Organisatorisk forankring
  2. Kommunikation
  3. Data og System
  4. Uddannelse og Support

Disse områder og dertilhørende farver, som kan ses i figuren nedenfor, er gennemgående for implementeringsmaterialerne.

Organisatorisk forankring (gul):

Helt overordnet er der en opgave i at sikre, at I får koblet de nye muligheder i løsningen til den ønskede strategiske udvikling af jeres organisation.

Kommunikation (grøn):

Helt overordnet er der en opgave med at sikre, at kommunikationen om projektet og løsningen er relevant, vedrørende og sammenhængende med den øvrige kommunikation til organisationen.

Data og System (blå):

Helt overordnet er opgaven, at der skal kortlægges systemer, indsamles data og ske en tilpasning af de eksisterende systemer i forhold til minimumskrav for den nye løsning i 2021 og 2023 og jeres besluttede scope for ibrugtagning af mulighederne i den nye løsning.

Uddannelse og Support (orange):

Helt overordnet er opgaven, at der skal tilrettelægges det interne uddannelses- og supportforløb. 

Implementeringen understøttes af en række opgavepakker, som tilhører et af de fire implementeringsområder. Samlet set har opgavepakkerne til formål at hjælpe jer i overgangen til den nye løsning og den bedst mulige implementering. Opgavepakkerne indeholder en beskrivelse af de specifikke opgaver og aktiviteter I står overfor, forslag og værktøjer til hvordan de kan løses, og hvornår de skal være løst (deadlines).

Her kan du se en kort video, som bekriver opgavepakken.

Se videoen i en ny fane

Her kan du downloade materialet, som er tilknyttet opgavepakken.

Hent grunddokumentet til opgavepakke 1

Hent bilag 1: Ledelsesbeslutninger

Hent bilag 2: Direktørbrev

Hent bilag 3: Implementeringsplaner

Hent bilag 4: Tidsplan

Hent bilag 5: One pager om Næste generation Digital Post

Bonusmateriale

Derudover er der udviklet en rapport og et beregningsværktøj, som kan hjælpe kommuner med at estimere deres omstillingsomkostninger til Næste generation Digital Post. Du kan hente rapporten og beregningsværktøjet og se vores webinar om, hvordan du bruger det.

Hent rapporten 'Omkostningsestimering for kommunernes omstilling til Næste generation Digital Post'

Hent beregningsværktøjet

Se webinar om, hvordan du bruger beregningsværktøjet

Denne opgavepakke har til formål at understøtte jeres arbejde med at vurdere muligheder for optimering af afsendelses- og modtagelsesprocesser med MeMo. Yderligere har opgavepakken til formål at klargøre omlægning til MeMo-formatet, og der er derfor en tæt kobling til opgavepakke 3 og 4.

Den nye Digital Post-løsning kommer med et nyt format til udveksling af digital post, som er navngivet MeMo (MeddelelseModel). Det nye meddelelsesformat understøtter en mere intelligent og automatiseret håndtering af meddelelser. Det er hensigten, at digital post i højere grad end i dag bliver beriget med data om meddelelserne (metadata) og strukturerede data, som kan understøtte modtagerens håndtering af og interaktion med den fremsendte meddelelse.

Dataopmærkningen muliggør fx at vigtig information kan fremhæves for modtageren, og at modtageren kan besvare, fordele eller foretage andre typer af handlinger. Eksempler herpå er tidsfrister, påmindelser, indkaldelser, kalenderinvitationer og links. Ved at opmærke jeres digitale post bidrager I derfor også til, at andre myndigheder og virksomheder kan håndtere digital post fra jer mere effektivt.

Det er derfor Digitaliseringsstyrelsens klare anbefaling, at myndighederne kommer i gang med MeMo, idet mange gevinster ved den nye Digital Post-løsning høstes her:

  • Som afsender bidrager opmærkninger til, at borgere og virksomheder, der modtager digital post fra jer, nemmere kan reagere på vigtige deadlines eller aftaler.
  • Som modtager, når I modtager digital post fra andre myndigheder eller svar fra borgere og virksomheder, bidrager opmærkninger til at posten håndteres mere effektivt og sikkert. Fx med automatisk journalisering og fordeling og bedre overblik og statistik.

Her kan du se en kort video, som bekriver opgavepakken.

Se videoen i en ny fane

Denne opgavepakke har til formål at understøtte jeres arbejde med at analysere, klargøre og omlægge jeres afsendersystemer.

Modtager- og afsendersystemer er kerneelementer i Digital Post-løsningen. For at kunne sende digital post til borgere, virksomheder eller andre myndigheder skal man som myndighed have tilkoblet et afsendersystem. På samme måde skal myndigheden som minimum have tilkoblet ét modtagersystem for at kunne modtage post.

Afsendersystemer står for at sende posten ind i Digital Post-løsningen, som derefter sørger for at sende posten videre til modtageren. Er modtageren en myndighed, vil der være et modtagersystem på den anden side, som skal sørge for at modtage posten i myndighedens interne systemer.

Modtagersystemer står for at afhente posten fra Digital Post-løsningen. Fremover skal al post relateret til myndighedsopgaver afhentes af myndighedernes modtagersystemer i den nye Digital Post-løsning.

Ved go-live den 21. marts 2022 skal alle myndigheder kunne modtage post i MeMo-formatet samt overholde øvrige minimumskrav til afsendelse af post.

Ultimo november 2023 skal jeres afsendersystemer skal være omlagt, så de understøtter afsendelse af post i det nye meddelelsesformat MeMo.

Her kan du se en kort video, som bekriver opgavepakken.

Se videoen i en ny fane

Denne opgavepakke har til formål at understøtte jeres arbejde med at analysere, klargøre og omlægge jeres modtagersystemer.

Modtager- og afsendersystemer er kerneelementer i Digital Post-løsningen. For at kunne sende digital post til borgere, virksomheder eller andre myndigheder skal man som myndighed have tilkoblet et afsendersystem. På samme måde skal myndigheden som minimum have tilkoblet ét modtagersystem for at kunne modtage post.

Afsendersystemer står for at sende posten ind i Digital Post-løsningen, som derefter sørger for at sende posten videre til modtageren. Er modtageren en myndighed, vil der være et modtagersystem på den anden side, som skal sørge for at modtage posten i myndighedens interne systemer.

Modtagersystemer står for at afhente posten fra Digital Post-løsningen. Fremover skal al post relateret til myndighedsopgaver afhentes af myndighedernes modtagersystemer i den nye Digital Post-løsning.

Ved go-live den 21. marts 2022 skal alle myndigheder kunne modtage post i MeMo-formatet samt overholde øvrige minimumskrav til afsendelse af post.

Ultimo november 2023 skal jeres afsendersystemer skal være omlagt, så de understøtter afsendelse af post i det nye meddelelsesformat MeMo.

Her kan du se en kort video, som bekriver opgavepakken.

Se videoen i en ny fane

Denne opgavepakke har til formål at understøtte jeres arbejde med at designe og klargøre en kontaktstruktur. Kontaktstrukturen er en forudsætning for at I kan modtage digital post når løsningen går i luften.

Kontaktstrukturen erstatter kontakthierarkiet, som det kaldes i den nuværende løsning. En kontaktstruktur består af et eller flere kontaktpunkter, som I kan udstille for jeres slutbrugere, dvs. borgere, virksomheder og andre myndigheder. Kontaktpunkter kan blandt andet grupperes, associeres med søgeord og bistås med infofelter.  

Kontaktstrukturen skal hjælpe slutbrugeren, dvs. den person, der forsøger at kontakte jer, med at adressere en meddelelse til det rette område i en given myndighed.

Her kan du se en kort video, som bekriver opgavepakken.

Se videoen i en ny fane

Denne opgavepakke har til formål at understøtte jeres arbejde med at beslutte hvem i jeres organisation, der skal have hvilke roller, rettigheder og opgaver i forhold til Digital Post.

Jeres eksisterende roller og rettigheder bliver ikke migreret til den nye Digital Post-løsning. I har derfor en opgave med at tildele de roller og rettigheder, I har brug for som myndighed.

Fremover vil Digital Post Rettighedsstyring være en del af den nye Digital Post-løsning. Alle myndigheder, der ønsker adgang til det nye Digital Post, skal anvende Digital Post Rettighedsstyring. Hver myndighed skal have mindst én Digital Post Brugeradministrator, der administrerer myndighedens medarbejderes rettigheder til Digital Post.

Det er en forudsætning for at kunne opsætte jeres afsender- og modtagersystemer og kontaktstruktur, at I forinden har tildelt rettigheder til dette i Digital Post Rettighedsstyring. I skal ligeledes være opmærksomme på, at I først kan tildele rettighederne når I har gennemført tilslutningsflowet. Tilslutningsflowet beskrives nærmere i opgavepakke 7 - Opsætning og tilslutning.

Her kan du se en kort video, som bekriver opgavepakken.

Disclaimer: I videoen omtales den fællesoffentlige brugerrettighedsstyring. Siden videoens optagelse er der dog foretaget ændringer på dette område, så rettighedsstyring foretages andetsteds. Materialerne i opgavepakken er opdateret, så de afspejler dette, men videoen afspejler den gamle version af opgavepakken.

Se videoen i en ny fane

Denne opgavepakke har til formål at understøtte jeres arbejde med at etablere jeres kontaktstruktur og opsætte jeres afsender- og modtagersystemer i den nye administrationsportal: Administrativ Adgang. 

Administrativ Adgang er en webapplikation, hvorigennem I får adgang til de forskellige snitflader i den nye Digital Post-løsning. Det er her jeres afsendersystemer, modtagersystemer og kontaktstruktur opsættes, tilsluttes og administreres.

Administrativ Adgang gøres tilgængeligt i september 2021. Adgang kræver, at man har gennemført tilslutningsflowet.

Se en gennemgang af tilslutningsflowet til Administrativ adgang og Rettighedsportalen på Livestorm

Tilgå tilslutningsaftalen for offentlige afsendere

Her kan du se en kort video, som bekriver opgavepakken.

Se videoen i en ny fane

Denne opgavepakke er udarbejdet specifikt til at understøtte jeres tilslutning til NgDP-testmiljø samt jeres arbejde med at teste den nye infrastruktur i samspil med jeres afsender- og modtagersystemer.

Opgavepakken skal hjælpe jer med at træffe beslutning om en relevante teststrategi i jeres myndighed, samt guide jer i det praktiske arbejde med at planlægge og udføre systemtests.

Arbejdet med opgavepakken skal således ses i et teknisk perspektiv, med formålet at forberede jeres systemer til den nye Digital Post-løsning. 

Opgavepakken indeholder en introduktion til NgDP-testmiljø og testportalen, samt inspiration til hvilke cases der kunne være relevante at teste op mod den nye infrastruktur.

Derudover indeholder opgavepakken guides til det praktiske arbejde med tilslutning til testmiljøet, etablering af testdata og afrapportering.

Her kan du se en kort video, som bekriver opgavepakken.

Se videoen i en ny fane

Denne opgavepakke er udarbejdet specifikt til at understøtte jeres arbejde med intern uddannelse i den nye Digital Post-løsning.

Opgavepakken skal hjælpe jer med at planlægge, gennemføre og lave opfølgning på den uddannelse, I vurderer er relevant for de medarbejdere, som bliver berørt af den nye løsning.

Opgavepakken kommer således med et forslag til tre uddannelsesforløb, som på forskellig vis skal klæde jeres medarbejdere på til at kunne arbejde med og omkring digital post fremadrettet.

Undervisningen i de tre forløb understøttes af forskelligt materiale, som fx video- og trin-for-trin guides, der viser specifikke handlinger i brugergrænsefladen.

Da løsningen stadig er under udvikling, bliver undervisningsmaterialet udgivet løbene. Det betyder, at I første omgang alene vil kunne finde værktøjer til planlægning.

I opgavepakkens ’Bilag 1 Uddannelse’ kan I finde den forventede tidsplan for udgivelse af det øvrige undervisningsmateriale.

Opgavepakke 10 (Roadmap mod 2023) er den sidste opgavepakke fra Digitaliseringsstyrelsen i forbindelse med implementeringen af den nye Digital Post-løsning. Opgavepakken har til formål at understøtte jer i at gøre status over implementeringsforløbet i jeres myndighed og udarbejde et roadmap frem mod 2023, hvor jeres afsendersystemer skal kunne afsende i MeMo. Opgavepakken indeholder ikke egne minimumskrav.

Dette materialet er målrettet de myndigheder, som har den mindst komplekse opgave for at overgå til Næste generation Digital Post.

Implementeringsforløbet for denne gruppe myndigheder indebærer fem opgaver, som skal sikre, at de stadig kan sende digital post fra november 2021. De fem opgaver er en komprimeret version af de opgavepakker, som er udarbejdet til myndighederne med en større omlægningsopgave.

De fem opgaver omhandler:

  1. Implementeringsopstart
  2. Systemer
  3. MeMo
  4. Leverandøraftaler
  5. Opsætning

Her kan du downloade materialet, som er tilknyttet opgavepakken.

Hent grunddokumentet til light-versionen