Konstant effektivisering af markedet for it-drift gør eksisterende teknologier bedre og billigere.
Markedet for it-drift er underlagt en konstant effektivisering. De eksisterende teknologier bliver løbende bedre og billigere, og udviklingen af hardware og operativsystemer medfører, at it-drift kan leveres for færre ressourcer. Endelig er fremvæksten af nye teknologier såsom cloud-løsninger med til at presse prisen på den traditionelle it-drift.
Prisen for de tekniske elementer i ”it-driftsydelser” er derfor faldet betydeligt i de seneste år. Gennemsnitlig svarer faldet til ca. 8 pct. om året.
Prisudviklingen udgør et besparelsespotentiale, der bør udnyttes i offentlige kontrakter om it-driftsydelser.
Selvom det ikke er muligt at forudsige nøjagtig, hvordan priserne på it-driftsydelser vil udvikle sig fremover, synes der ikke at være nogen indikationer af, at udviklingen skulle ændre sig. Der er forventninger om et fortsat fald, men om faldet bliver stejlere eller fladere end de sidste år er der flere bud på. Usikkerheden om faldets størrelse gør arbejdet med prisregulering kompliceret.
På disse sider kan du danne dig et overblik over forskellige former for prisreguleringsmekanismer, der kan medtages i en it-driftskontrakt. Samtidig kan du få gode råd til at vælge, hvilken prisreguleringsmekanisme der passer bedst til den enkelte kontrakt. Desuden beskrives, hvad der kræves af opfølgning fra myndighedens side.
Kontraktens prisbilag bør altid være detaljerede og gennemarbejdede.
Det er en grundlæggende forudsætning for en hensigtsmæssig prisregulering, at kontraktens prisbilag er tilstrækkeligt detaljerede og gennemarbejdede.
Der skal således være en selvstændig kontrakts- og bilagsregulering af vederlaget for driftsydelsen, der beskriver priserne for de enkelte elementer, der leveres. Derudover skal der være en beskrivelse af enhedspriser for de ydelser, der kan tilkøbes under kontrakten.
Størstedelen af alle it-driftsaftaler ændres over tid. Den typiske løbetid for en it-driftsaftale er 4-6 år, og i løbet af den tid vil der ofte være behov for ændring af kapacitet og skift til andre teknologier.
I relation til it-drift er det navnlig relevant, at aftalen regulerer muligheden for skalering af de dele af driftsydelsen, der typisk vil være behov for at tilpasse over tid som følge af eksempelvis ændret brugeradfærd, flere eller færre brugere, ændret applikationskompleksitet eller lignende forhold, der kan ændre belastningen af systemet.
Det er derfor vigtigt, at aftalen entydigt regulerer enhedsprisen for de ydelser, der kan justeres, og i det omfang alternative ydelser kendes, at priserne på dem er reguleret i aftalen.
Aftalen bør beskrive en ”baseline” for de elementer, som driftsvederlaget er baseret på, og som er udgangspunktet ved leverandørens overtagelse af ansvaret for driften. Baselinedokumentationen skal beskrive, hvilke og hvor mange elementer der indgår i vederlaget for drift samt de serviceniveauer, der eventuelt er knyttet hertil. Det kan fx være en angivelse af den infrastruktur, databaser, applikationer, antal brugere til servicedesken etc., der er udgangspunktet for aftalen.
I relation til de prisreguleringsmekanismer, der behandles i punkt 3, vil disse mekanismer skulle anvendes på hele eller dele af driftsvederlaget afhængig af de elementer, som driftsvederlaget måtte være fastsat i henhold til i den konkrete aftale.
En aftale om it-drift skal regulere den eller de priser på den eller de elementer, som driftsvederlaget er fastsat på baggrund af. Det er kunden, der skal fastsætte de elementer, som leverandøren skal prissætte.
Såfremt vederlaget skal kunne skaleres over tid, baseret på udviklingen i kundens kapacitetsbehov i forhold til den initiale baseline, skal skaleringen i leverandørens vederlag baseres på disse enhedspriser.
Prisbilaget bør indeholde forskellige serviceniveau-kategorier (fx guld, sølv og bronze) med angivelse af de relevante serviceniveauer for hver kategori, samt en angivelse af prisen for hver kategori, således det tydeligt fremgår, hvad prisen vil være for at skifte mellem de forskellige kategorier.
Prisregulering kræver eksplicit og udførlig regulering i kontrakten. Det skal således kunne udledes direkte af kontrakten, hvordan man kommer frem til en given prisregulering for et eller flere elementer i leverandørens vederlag.
Endvidere er det vigtigt at bemærke, at prisregulering er uafhængig af den eventuelle regulering/skalering af leverandørens vederlag, som følger af kundens ændrede kapacitetsbehov (ændringer i forhold til baseline, jf. ovenfor).
For leverandøren vil der ofte være en række omkostninger forbundet med etablerings- og/eller transitionsaktiviteter, der ikke er relateret til den løbende drift.
Med henblik på at understøtte en hensigtsmæssig prisregulering bør sådanne aktiviteter prissættes særskilt som engangsomkostninger, således at leverandøren ikke fordeler disse omkostninger på løbende vederlag i kontraktens løbetid.
En række transitionsaktiviteter bør være indbygget i selve driftsprisen, og bør derfor ikke fremgå som selvstændige poster.
Det gælder eksempelvis følgende aktiviteter:
Derimod er der en række transitions- og transformationsaktiviteter der normalt ikke er inkluderet i infrastrukturprisen, og som derfor skal prissættes særskilt som en en-gangs-omkostning.
Det gælder eksempelvis følgende aktiviteter:
En kontrakt uden regulering kan være nyttig til mindre aftaler og til aftaler, der har store elementer af specialydelser.
En kontrakt uden vilkår om prisregulering er den mest enkle aftaleform. Der aftales herved faste priser for ydelserne, herunder driftsydelsen, som dermed ikke reguleres i aftaleperioden.
It-driftskontrakter uden prisreguleringsmekanismer egner sig primært til mindre aftaler og til aftaler, der har store elementer af specialydelser, der ikke umiddelbart lader sig benchmarke eller indeksregulere.
Fordelen ved it-driftskontrakter uden prisreguleringsmekanismer er, at de er enkle at administrere og styre.
En ulempe ved it-driftskontrakter uden prisreguleringsmekanismer er, at kunden ikke får glæde af fald i markedsprisen for de omfattede it-driftsydelser. Hvis der er tale om en mindre aftale, vil den faktiske besparelse dog også være tilsvarende mindre. Hvis driftsydelsen har en meget speciel beskaffenhed, vil markedsprisen endvidere formentlig ikke falde i det samme omfang som mere generiske driftsydelser. Der er således forhold, der kan retfærdiggøre denne model.
Modellen vil oftere være uhensigtsmæssig, hvis en aftale har en relativt lang varighed, eller hvis aftalen giver mulighed for forlængelse. På forlængelsestidspunktet vil man formodentlig være langt over markedsprisen uden at have nogen mekanismer til at foretage en regulering.
I henhold til denne model vil der ikke være adgang til prisregulering i aftalens løbetid, og dermed ikke behov for opfølgning i den forbindelse.
Fast regulering kan anvendes til de fleste aftaletyper.
Denne prisreguleringsmekanisme indebærer, at der defineres en samlet pris for aftalens ydelser i år et til en veldefineret ”baseline”, samtidig med at der aftales en løbende reduktion af prisen.
Dette kan fx ske som en reduktion af det samlede vederlag eller ved en reduktion med forskellige procentsatser af enhedspriser for de elementer, der indgår i driftsydelsen. Modellens tilrettelæggelse vil afhænge af den valgte vederlagsmodel.
| Ydelse | År 2 | År 3 | År 4 | År 5 |
|---|---|---|---|---|
| Servere | 5,0 pct. | 5,0 pct. | 5,0 pct. | 5,0 pct. |
| Backup | 5,0 pct. | 5,0 pct. | 5,0 pct. | 5,0 pct. |
| Storage | 7,0 pct. | 7,0 pct. | 7,0 pct. | 7,0 pct. |
| Workstation | 2,0 pct. | 2,0 pct. | 2,0 pct. | 2,0 pct. |
| Helpdesk | 5,0 pct. | 5,0 pct. | 5,0 pct. | 5,0 pct. |
| Databasedrift | 0,0 pct. | 0,0 pct. | 0,0 pct. | 0,0 pct. |
| Applikationsdrift | 0,0 pct. | 0,0 pct. | 0,0 pct. | 0,0 pct. |
| Øvrige ydelser | 2,0 pct. | 2,0 pct. | 2,0 pct. | 2,0 pct. |
Myndigheden kan selv fastsætte reduktionen på forhånd inden aftaleindgåelse. Dette kan være hensigtsmæssigt, hvis myndigheden har et passende grundlag for at fastsætte reduktionssatsen.
Ofte vil det imidlertid være hensigtsmæssigt, at den aftalte prisreduktion gøres til et konkurrenceparameter, hvorved leverandørerne selv byder ind med en given reduktion i priserne. Leverandørerne kender den bagvedliggende omkostningsstruktur for driftsprisen, og konkurrencen om kontrakten burde incitere leverandørerne til at lade deres vederlag følge omkostningsstrukturen.
Fast regulering kan anvendes til de fleste aftaletyper og er særlig velegnet i aftaler med forholdsvist standardiserede ydelser og/eller for organisationer, der kun har få ressourcer til kontraktstyring, da det kræver minimal opfølgning. Man skal alene sikre sig, at faktureringen faktisk følger aftalen, og det er relativt enkelt at udregne, hvad prisen skal være.
Fast regulering er uhensigtsmæssig, hvis der hersker stor uvished om udviklingen i behovet for kapacitet over tid, da man da under alle omstændigheder vil få en betydelig opgave i at udregne den aktuelle pris, men ikke er garanteret det fulde prisfald i markedet.
Med denne model opnås en reduktion i vederlaget for drift i aftalens løbetid, hvorved vederlaget i et vist omfang vil følge tendensen i markedsprisen. Modellen er endvidere enkel at administrere og enkel at regne på.
En ulempe ved denne prisreguleringsmekanisme er, at der typisk ikke opnås et fald, der svarer til faldet i markedsprisen. Leverandørerne har typisk ikke været villige til at garantere en prisreduktion, der tilnærmelsesvis matcher de prisfald, man reelt har set i markedet. Dette skyldes, at det er leverandøren, der kommer til at bære risikoen, hvis markedspriserne ikke falder så meget, som forventet.
Hvis aftalen er indgået til en pris, der ligger over markedsprisen (fx på grund af ufuldstændig konkurrence), vil prisen formentlig aldrig falde til samme niveau som markedsprisen.
Ovenstående ulemper mindskes dog jo mere konkurrence, der vil være om kontrakten.
I driftsfasen skal kundens organisation følge op på, at:
Når parterne aftaler at benytte sig af et indeks til prisregulering er der tale om indeksregulering.
Denne prisreguleringsmekanisme indebærer, at parterne aftaler at benytte sig af et indeks til prisregulering af en eller flere relevante priser i aftalen.
Der findes ikke i dag offentlige prisindeks fra fx Danmarks Statistik, der dækker it-ydelser, men private virksomheder udarbejder indeks, der afhængigt af kontraktens ydelser og vederlagsmodeller, kan være egnede.
Såfremt indeksregulering ønskes anvendt, må det således aftales, at priserne for hele eller dele af aftalen reguleres i henhold til sådanne private indeks. I den forbindelse bør kunden sikre sig, at det pågældende private indeks er særdeles velbeskrevet i aftalen, herunder i relation til de anvendte data og metoder.
Denne beskrivelse skal sikre, at priserne bliver reguleret på en måde, der er gennemsigtig for begge parter. Under forudsætning af, at der kan aftales indeksregulering i henhold til et indeks, der dels opfylder ovenstående krav, dels er passende i forhold til kontraktens ydelser, vil indeksregulering kunne sikre en pris, der følger markedet på samme måde som benchmarking, men ikke med en benchmarks detaljeringsgrad og hensyntagen til aftalens specifikke indhold.
Indeksregulering er imidlertid langt enklere og mindre tidskrævende end benchmarking.
| Ydelse | År 2 | År 3 | År 4 | År 5 |
|---|---|---|---|---|
| Servere | Serverindeks | Serverindeks | Serverindeks | Serverindeks |
| Backup | Backupindeks | Backupindeks | Backupindeks | Backupindeks |
| Storage | Storageindeks | Storageindeks | Storageindeks | Storageindeks |
| Workstation | 0,0 pct. | 0,0 pct. | 0,0 pct. | 0,0 pct. |
| Service desk | Service deskindeks | Service deskindeks | Service deskindeks | Service deskindeks |
| Databasedrift | 0,0 pct. | 0,0 pct. | 0,0 pct. | 0,0 pct. |
| Applikations-drift | 0,0 pct. | 0,0 pct. | 0,0 pct. | 0,0 pct. |
| Øvrige ydelser | 0,0 pct. | 0,0 pct. | 0,0 pct. | 0,0 pct. |
I eksemplet ovenfor er det årlige vederlag opdelt i otte kategorier, hvoraf de fire indeksreguleres, og de øvrige fastholdes i perioden. De enkelte ydelser skal knyttes til de indeks, der vedrører netop disse ydelser.
En del aftaler bliver reguleret med Danmarks Statistiks pris- og lønindeks, der typisk stiger over tid. Denne type klausuler bør undgås i relation til priser på ”ren” drift, da de indebærer en prisregulering, der går imod den forventede markedsudvikling for de tekniske elementer i priserne på it-drift.
Det skal dog bemærkes, at i relation til priser, der relaterer sig til eksempelvis mandetimer, forbrugsafgifter, husleje og lignende, kan flere af Danmarks Statistiks indeks være relevante indeks, som det imidlertid kan være i kundens egen interesse at indføre, da det afholder leverandøren fra at tilbyde priser, der er ”høje nok” i hele aftaleperioden.
Indeksregulering er typisk velegnede til aftaler, hvor den største del af aftalens samlede volumen udgøres af relativt enkle og meget standardiserede ydelser, samt for kontrakter med en begrænset økonomisk volumen – typisk under fem mio. kr. om året.
Såfremt det er muligt at finde et passende indeks, kan denne prisreguleringsmekanisme sikre en pris, der falder med markedsprisen, for de elementer der indeksreguleres. Metoden er enklere og mindre tidskrævende end benchmarking og typisk mere præcis end prisregulering med en på forhånd aftalt reduktion. Myndigheden vil desuden kunne opnå et større prisfald, da leverandøren ikke vil skulle bære risikoen for, at markedsprisen ikke udvikler sig som antaget.
Hvis aftalen er indgået over markedsprisen (fx på grund af ufuldstændig konkurrence), vil den ændres til en pris, der stadig er over markedsprisen. Reduktionen vil dog afspejle faldet i markedspris i perioden.
Metoden kan kun anvendes på de elementer i vederlaget for drift, hvor der findes relevante indeks for sammenlignelige ydelser. Det vil typisk være tilfældet, hvor der er tale om ydelser af relativt generisk karakter, dvs. standardydelser, om hvilke der findes et passende empirisk grundlag til, at der kan laves et indeks. Det betyder typisk også, at ydelser som eksempelvis ”applikationsdrift” kan være vanskeligere at håndtere, da ”applikationsdriftsydelsen” kan være meget forskelligt fra applikation til applikation.
Såfremt kontrakten på afgørende punkter afviger fra, hvad der kan forventes at være taget højde for i et givent indeks, vil dette tale imod anvendelse af indeksregulering, hvilket understreger behovet for at indekset er velbeskrevet.
Såfremt beskrivelsen af det anvendte prisindeks ikke er fyldestgørende og giver indtryk af, at priserne bliver reguleret på en uigennemsigtig eller uforudsigelig måde, kan det i værste fald føre til, at leverandørerne initialt byder ind med forhøjede priser med henblik på at gardere sig. Endvidere er det tvivlsomt, om reguleringen i henhold til et givent indeks kan håndhæves i det tilfælde, hvor en leverandør kan anfægte, om det er den samme metode, der anvendes i forbindelse med reguleringen, som var den anvendte på tidspunktet for aftaleindgåelsen.
Generelt er denne prisreguleringsmekanisme ikke velegnet til komplekse aftaler og til økonomisk store aftaler.
Metoden kræver lidt større internt ressourceforbrug end den faste prisreduktion.
Denne prisreguleringsmekanisme kræver, at der gennemføres en årlig beregning af de nye priser på baggrund af prisindekset og det skal sikres, at der er enighed om de nye priser, samt at der følges op på faktureringen for at sikre, at prisen rent faktisk ændres.
Denne prisreguleringsmekanisme indebærer, at parterne aftaler, at kunden på givne tidspunkter i aftaleperioden har ret til at få gennemført en benchmarkinganalyse af vederlagene for aftalens ydelser og efterfølgende få implementeret resultatet af benchmarkinganalysen.
I aftalen skal der være aftalt en udførlig og gennemsigtig metode og proces for, hvad der kan benchmarkes og på hvilke betingelser. Reguleringen af benchmarking skal blandt andet understøtte, at der foretages benchmarking i forhold til sammenlignelige ydelser, herunder at der tages højde for kontraktens vilkår som helhed. Endvidere skal det være eksplicit aftalt, hvordan og hvornår at benchmarkinganalysens resultat skal implementeres.
Benchmarkinganalysen skal udføres af en uafhængig tredjepart (benchmarkeren). Benchmarkeren udarbejder en rapport med en beregning af markedsprisen for de omfattede ydelser, og de omfattede priser i aftalen reguleres herefter i henhold til benchmarkrapportens resultat. Det skal klart fremgå, hvordan og i hvilket omfang at benchmarkerens resultat får betydning for prisen.
Denne form for regulering er velegnet til større aftaler, til aftaler med en vis kompleksitet og til aftaler, hvor aftalens omfang ændrer sig betydeligt over tid.
Reguleringen er ikke velegnet til aftaler med en årlig volumen på under fem mio. kr., da besparelserne her typisk ikke vil stå mål med de interne og eksterne omkostninger ved at gennemføre benchmarkinganalysen.
Benchmarking kan give den mest præcise og mest reelle regulering af den samlede aftale. Benchmarking accepteres endvidere af de fleste leverandører som en prisreguleringsmekanisme.
Disse fordele er dog under forudsætning af, at reguleringen af benchmarking er udførlig og gennemsigtig, og at aftalen omfatter ydelser, hvor der findes sammenlignelige aftaler i markedet.
Det er typisk relativt omkostningstungt at gennemføre benchmarking. Prisjusteringer sker ikke automatisk, og kunden skal aktivt initiere og medvirke i en benchmarkinganalyse.
Af de her beskrevne prisreguleringsmekanismer stiller benchmarking de største krav til kundens interne ressourceforbrug. Data skal stilles til rådighed for benchmarkeren, og der skal allokeres interne ressourcer til at assistere benchmarkeren i at gennemføre benchmarkinganalysen.
