Generativ kunstig intelligens skriver referater af høringssvar

Den kunstige intelligens-løsning kan lave referater af høj kvalitet og kan på sigt frigive tid.

Høringssvar tikker ind til kommunen, og det tager tid

Når Roskilde Kommune modtager høringssvar fra borgerne, er de ofte mange og omfangsrige.

Medarbejderne skriver et referat af hvert høringssvar til politikernes overblik og behandling af sager, når der fx skal tages stilling til et anlægsprojekt.

Der er stor forskel på, hvor lang tid det tager at skrive et referat af et høringssvar. De varierer i skrivestil, kompleksitet og omfang, og løsningen anvendes derfor oftest ved et stort antal høringssvar, og når høringssvarene er omfangsrige og drejer sig om komplekse sager.

Med kunstig intelligens er det nemt at få opsummeret et langt høringssvar

Roskilde Kommune tester en generativ kunstig intelligens-løsning, der skriver referater af høringssvar, og på den måde på sigt kan frigøre tid. Løsningen er ikke i drift og testes af udvalgte medarbejdere, imens løsningen udvikles og forfines. Medarbejderne, der tester løsningen, kan ved hjælp af et formularsystem uploade høringssvarene til løsningen – evt. med en note om hensyn eller opmærksomhedspunkter, som den generative kunstige intelligens skal have særligt for øje, og kan på få sekunder danne et referat.

Medarbejderne får referaterne til revision, og retter og tilføjer, hvis den generative AI eventuelt har overset eller udeladt vigtige detaljer. Der vil altid være en medarbejder, der i sidste ende godkender og færdiggør udkastet fra den generative kunstige intelligens, så kvalitet og faglighed sikres.

""

Der er enkelte tilfælde, hvor den stadig har nogle udfordringer, men 75-80 pct. af de høringsreferater, som den spytter ud, er i rigtig god kvalitet. Så når jeg har siddet med referaterne fra høringsbotten, så har de været rigtig, rigtig gode.

Jonas Nørgaard Klügel, Roskilde Kommune

Løsningen kan spare medarbejderne tid

Selvom løsningen stadig er under udvikling, har den på kort tid vist gode resultater i Byudvikling & Grøn Omstilling. Her hjælper den med at frigive tid, og den skriver referater af høj kvalitet i 75-80 pct. af tilfældene.

Medarbejderne skal stadig vænne sig til løsningen, og den bliver anvendt i forskellig grad. Men når medarbejderne bruger den på lange høringssvar, oplever de, at den kan spare helt op til 1 time pr. høringsreferat. Det gør, at de får mere tid til at løse andre opgaver og svare borgerne.

Robotten skriver referater af høringssvar, som er i skræmmende god kvalitet, men man skal forholde sig kritisk og ikke blive for afhængig.

Jonas Nørgaard Klügel, Roskilde Kommune

Organisatorisk:

I Roskilde bakker lederne op om at bruge teknologi, og der er ledelsesopbakning til at tænke stort. Det har ansporet medarbejderne til at udvikle kunstig intelligens-løsningen.

Kompetencer:

Faglige kompetencer inden for byplanlægning og tekniske kompetencer har været vigtige i udviklingen af kunstig intelligens-løsningen. Medarbejdere, som bruger løsningen, behøver ikke særlig teknisk viden.

Jura og retningslinjer:

Løsningen er i test, så alle automatisk genererede referater af høringssvar kvalitetssikres af en medarbejder. Roskilde Kommune har retningslinjer for brugen af generativ kunstig intelligens.

Data og vedligehold:

Løsningen bruger kun data fra de høringssvar, som den laver referater af. Løsningen er sat op i kommunens Azure-miljø. Data opbevares i EU.