Udfyldelse af tilgængelighedserklæring

Generelt om krav til tilgængelighedserklæringen

Webtilgængelighedsloven implementerer direktiv (EU) 2016/2102 af 26. oktober 2016 om tilgængeligheden af offentlige organers websteder og mobilapplikationer. Kravene til tilgængelighedserklæringen fremgår af webtilgængelighedslovens § 4 og bekendtgørelse om afgivelse af tilgængelighedserklæring for offentlige organers websteder og mobilapplikationer samt monitorering og indrapportering.

Myndigheder og offentligretlige organer skal offentliggøre og ajourføre en detaljeret, udtømmende og klar tilgængelighedserklæring i et tilgængeligt format om deres websteder og mobilapplikationers overholdelse af webtilgængelighedsloven. Hvert selvstændigt websted og hver mobilapplikation skal have sin egen erklæring.

Du kan læse mere om, hvad der definerer et websted og en mobilapplikation i Digitaliseringsstyrelsens Q&A

Trin 1 - Information om websted/mobilapplikation

Tilgængelighedserklæringen skal indeholde grundlæggende oplysninger om webstedet/mobilapplikationen, myndigheden eller det offentligretlige organ og eventuelt organisationens WAS-ansvarlige og WAS-koordinator.

Oplysningerne i tilgængelighedserklæringen omfatter for websteder informationer om URL, titel og navn på den ansvarlige myndighed. Tilsvarende informationer skal angives for mobilapplikationer, med undtagelse af URL.
Det skal desuden anføres, om der er tale om en statslig, regional eller kommunal myndighed eller et offentligretligt organ.

Myndigheden eller det offentligretlige organ har mulighed for at uploade et logo. Det kan for mobilapplikationer være applikationsbilledet, som det findes i fx applikationsbutikkerne.

Digitaliseringsstyrelsen anbefaler, at myndigheden eller det offentligretlige organ tillige anfører navn og kontaktoplysninger på en WAS-ansvarlig og/eller en WAS-koordinator, så det fremgår hvilken person eller enhed, der er ansvarlig for udfærdigelsen af den pågældende tilgængelighedserklæring og for varetagelsen af den koordinerende opgave, såfremt organisationen har flere websteder/mobilapplikationer. Informationen er ikke synlig i den offentliggjorte tilgængelighedserklæring, men anvendes i Digitaliseringsstyrelsens monitorerings- og tilsynsindsats.

Trin 2 - Serviceområder

Ved udfyldelse af tilgængelighedserklæringen skal myndigheden eller det offentligretlige organ angive, hvilke(t) serviceområde(r) deres websted eller mobilapplikation hører under.

Der er mulighed for at vælge ét eller flere serviceområder per websted/mobilapplikation.

I monitoreringsindsatsen benytter Digitaliseringsstyrelsen oplysningerne til at overvåge graden af overholdelse af tilgængelighedskravene i den offentlige sektor samt til indsamling af repræsentative stikprøver.

Trin 3 - Status for webstedets/mobilapplikationens overholdelse af loven

Myndigheder og offentligretlige organer skal oplyse i hvilket omfang, webstedet/mobilapplikationen opfylder tilgængelighedskravene. Websteder og mobilapplikationer anses for at være i overensstemmelse med kravet om tilgængelighed i webtilgængelighedslovens § 3, stk. 1, hvis de opfylder den harmoniserede europæiske standard EN 301 549 v.2.1.2.

Standarden indeholder i bilag A en liste, der beskriver forholdet mellem standarden og væsentlige krav i webtilgængelighedsdirektivet og webtilgængelighedsloven. EN 301 549 indeholder i kapitlerne 9, 10 og 11 direkte henvisninger til WCAG 2.1.

Myndigheden eller det offentligretlige organ skal oplyse om webstedet eller mobilapplikationen;

• opfylder standarden fuldt ud
• opfylder standarden delvist
• ikke opfylder standarden

Udover at anføre en overholdelsesstatus skal det beskrives hvilken metode, der er benyttet til evalueringen. Myndigheder eller offentligretlige organer kan selv vurdere webstedets eller mobilapplikationens overholdelsesstatus. Hvis myndigheden eller det offentligretlige organ ikke har de fornødne kompetencer eller ressourcer til at vurdere om tilgængelighedskravene er opfyldt, anbefaler Digitaliseringsstyrelsen dog, at der inddrages ekstern ekspertise til vurderingen, så tilgængelighedserklæringen er retvisende.

Som oftest vil det kræve manuelle tests af både websteder og mobilapplikationer for at give en dækkende og korrekt overholdelsesstatus.

Trin 4 - Angiv ikke-tilgængeligt indhold

Myndigheder og offentligretlige organer skal deklarere for ikke-tilgængeligt indhold på deres respektive websted eller mobilapplikation.

Myndigheder og offentligretlige organer skal være opmærksomme på at beskrive og placere ikke-tilgængeligt indhold korrekt i tilgængelighedserklæringen. Under trin 4.1 ”Overholder ikke webtilgængelighedsloven” skal der deklareres for indhold, som falder ind under lovens anvendelsesområde, men som endnu ikke opfylder lovens krav. Under trin 4.2 ”Uforholdsmæssig stor byrde” anføres indhold, hvis tilgængeliggørelse medfører en uforholdsmæssig stor byrde. Undtagelsen af indhold beror på en konkret vurdering foretaget af myndigheden eller det offentligretlige organ. Endeligt skal der under 4.3 ”Ikke omfattet af loven” oplistes indhold, som vurderes ikke at være omfattet af webtilgængelighedslovens anvendelsesområde.

Hvis en myndighed eller et offentligretligt organ ikke har noget at deklarere inden for et givent emne, skal det oplyses ved, at afkrydsningsfeltet ”intet at angive” markeres. Herved er det tydeligt for brugeren, at myndigheden eller det offentligretlige organ, har vurderet webstedet/mobilapplikationen i henhold til webtilgængelighedslovens anvendelsesområde og undtagelsesmuligheder.

Trin 4.1 - Overholder ikke webtilgængelighedsloven

Det skal anføres hvilke indholdssider/dokumentformater/funktioner, der endnu ikke overholder lovens krav, men hvor tilgængeliggørelse er igangsat eller planlagt. Hver ikke-tilgængelige indholdstype oplistes i separate emnefelter i WAS-Tool. Et emne kan fx være ”Dokumentformater”, ”Selvbetjeningsløsninger” eller ”Videoer”.

Under hvert emnefelt oplistes indholdet, om muligt, med titel og information om placering på webstedet eller i mobilapplikationen og med angivelse af hvilke krav, som ikke er overholdt. Vurderer myndigheden eller det offentligretlige organ, at det fx på grund af mængden af ikke-tilgængeligt indhold, ikke er hensigtsmæssigt at lave en oplistning, kan indholdet kategoriseres på et overordnet niveau. Dette kunne fx være relevant for en samling af dokumenter, der emnemæssigt er mulig at adskille fra andet indhold, eksempelvis en samling af nyhedsbreve, årsberetninger el. lign.
Ud fra et brugerperspektiv er det hensigtsmæssigt, at tilgængelighedserklæringen ikke udelukkende oplyser hvilke tekniske krav, der ikke er overholdt, men også hvad den manglende overholdelse i praksis betyder for brugere med særlige behov.

Hvor det er relevant, bør myndigheden eller det offentligretlige organ anvise et tilgængeligt alternativ, som brugeren kan benytte frem til indholdet er gjort tilgængeligt. Ved tilgængelige alternativer kan fx forstås et alternativ til videoer, der udleveres som tekst i et dokumentformat, konvertering af et typisk PDF-dokument til et andet format eller kontaktinformation til hvem/hvor, brugeren kan henvende sig for at få yderligere oplysninger om ikke-tilgængeligt indhold.

Trin 4.2 - Uforholdsmæssig stor byrde

Efter webtilgængelighedslovens § 3, stk. 2 har en myndighed eller et offentligretligt organ mulighed for at undlade at gøre bestemt indhold på et websted eller i en mobilapplikation tilgængeligt, hvis det medfører en uforholdsmæssig stor byrde at overholde tilgængelighedskravet for det pågældende indhold.

Ved uforholdsmæssig stor byrde forstås foranstaltninger, som vil pålægge myndigheden eller det offentligretlige organ en uforholdsmæssig stor organisatorisk eller økonomisk byrde. Myndigheden eller det offentligretlige organ skal ved vurderingen tage hensyn til myndighedens eller det offentligretlige organs størrelse, ressourcer og art. De anslåede omkostninger og fordele ved at undlade at gøre indholdet tilgængeligt, skal vurderes i forhold til fordelene for personer med handicap, under hensyntagen til hyppigheden og varigheden af brugen af det specifikke indhold. Bestemmelsen sikrer, at fx en lille organisation med begrænsede midler, og hvis myndighedsopgave og aktiviteter kun i begrænset omfang er rettet imod almenhedens behov, har mulighed for at undtage indhold. Myndigheden eller det offentligretlige organ må medtage i vurderingen, hvor ofte/meget indholdet bliver brugt (fx ved brug af besøgstal) og vurdere indholdets aktualitet for personer med handicap.

Det er op til myndigheden eller det offentligretlige organ at foretage en indledende vurdering af, om det vil medføre en uforholdsmæssig stor byrde at gøre bestemt indhold tilgængeligt. Ved et tilsyn kan Digitaliseringsstyrelsen efterprøve om kriterierne for undtagelse efter webtilgængelighedslovens § 3, stk. 2 er opfyldt.

Indhold, der er undtaget tilgængelighedskravene, skal vurderes løbende, da vægtede kriterier kan ændre sig over tid eller i takt med nye teknologiske muligheder. Det bør desuden vurderes, om det er muligt at tilgængeliggøre dele af det indhold, der er undtaget, så undtagelser ikke omfatter mere, end hvad der er nødvendigt.

Myndigheden eller det offentligretlige organ skal herudover vurdere, om det er muligt at anvise til et tilgængeligt alternativ.

Trin 4.3 - Ikke omfattet af loven

Efter webtilgængelighedslovens § 1, stk. 5 finder loven ikke anvendelse på følgende indhold på websteder og i mobilapplikationer:

1. Dokumentformater, der er offentliggjort inden den 23. september 2018, medmindre indholdet er nødvendigt for aktive administrative processer i forbindelse med de opgaver, som myndigheden eller det offentligretlige organ varetager. Ved dokumentformater forstås dokumenter, som ikke primært er beregnet til webbrug, og som findes på websider, fx Adobe Portable Document Format (PDF), Microsoft Office-dokumenter eller tilsvarende formater. Det vil bero på en konkret vurdering hvilke dokumenter, der i det enkelte tilfælde indgår i en aktiv administrativ proces og dermed er omfattet af loven. Det vil fx kunne være indhold af betydning for borgerens indberetning eller ansøgning i en selvbetjeningsløsning.
   
   
2. Forudindspillede tidsafhængige medier, der er offentliggjort inden den 23. september 2020. Ved forudindspillede forstås, at der er tale om information, som ikke er live.
   
   
3. Tidsafhængige livemedier. Der er tale om tidsafhængige livemedier, når information bliver optaget fra en virkelig begivenhed, og det udsendes til modtageren uden anden forsinkelse end transmissionsforsinkelsen. Bliver livetransmissionen efterfølgende liggende online, gælder kravene for forudindspillede medier. Tidsafhængige livemedier, som ligger online efter visningen i realtid eller genudsendes efter liveudsendelsen, betragtes som forudindspillede tidsafhængige medier og bør gøres tilgængelige inden for 14 arbejdsdage fra datoen for den oprindelige udsendelse eller genudsendelse af de tidsafhængige medier, medmindre længere tid undtagelsesvist er nødvendigt.
   
   
4. Onlinekort og kortlægningstjenester, når væsentlige oplysninger gives på en tilgængelig digital måde omkring på et kort, der er bestemt til navigationsbrug. Det betyder at onlinekort og kortlægningstjenester ikke er omfattet af lovens bestemmelser, så længe der gives væsentlige tilgængelige informationer vedrørende kort, som er bestemt til navigationsbrug. Når kort er bestemt til navigationsbrug, til forskel fra geografisk beskrivelse, kan tilgængelige oplysninger være nødvendige for at hjælpe personer, som ikke kan benytte visuelle oplysninger eller komplekse navigationsfunktioner efter hensigten, til eksempelvis at finde steder eller områder, hvor der udbydes tjenesteydelser.
   
   
5. Tredjepartsindhold, der hverken er finansieret eller udviklet af eller er under kontrol af den pågældende myndighed eller det pågældende offentligretlige organ. Undertiden oprettes der websteder og mobilapplikationer, hvor yderligere indhold senere kan tilføjes, eksempelvis et e-mailprogram, en blog, en artikel, som giver brugere mulighed for at tilføje kommentarer, eller applikationer, der understøtter indhold, som brugere bidrager med. Et andet eksempel kunne være en portal eller et nyhedswebsted bestående af indhold, der er samlet fra adskillige bidragydere, eller websteder, der automatisk indsætter indhold fra andre kilder, såsom når reklamer indsættes dynamisk. Sådant tredjepartsindhold er ikke omfattet af lovens anvendelsesområde, forudsat at det hverken finansieres, udvikles eller kontrolleres af den pågældende myndighed eller det offentligretlige organ.
   Lov om ændring af lov om tilgængelighed af offentlige organers websteder og mobilapplikationer præciserer webtilgængelighedslovens § 1, stk. 5. Ændringsloven træder i kraft den 1. juli 2023 og medfører, at indhold på en myndigheds eller et offentligretligt organs websted eller mobilapplikation, som er leveret af en anden myndighed eller et andet offentligretligt organ, ikke er at anse som tredjepartsindhold. Det vil være den myndighed eller det offentligretlige organ, der leverer indholdet, der er ansvarlig for, at indholdet lever op til kravene i webtilgængelighedsloven.
   
   
6. Reproduktioner af genstande fra kulturhistoriske samlinger, der ikke kan gøres fuldt tilgængelige på grund af uforenelighed med tilgængelighedskravene med enten konservering af den pågældende genstand eller reproduktionens autenticitet, eller på grund af manglende automatiserede og omkostningseffektive løsninger, der ukompliceret kan udtage teksten fra manuskripter eller andre genstande fra kulturhistoriske samlinger og omforme den til indhold, der er forenelig med tilgængelighedskravene.
   
   
7. Indhold på ekstranet og intranet, som er offentliggjort inden den 23. september 2019, indtil sådanne websteder undergår en væsentlig revision. Ved ekstranet og intranet forstås websteder, som kun er tilgængelige for en lukket gruppe personer og ikke for offentligheden som sådan. Ved en væsentlig revision skal forstås eksisterende websteder, der nyudvikles eller undergår markante ændringer for hele webstedets design, interaktion, funktionalitet eller formål.
   
   
8. Indhold på websteder og i mobilapplikationer, der kvalificeres som arkiver, som hverken er opdateret eller redigeret efter den 23. september 2019. Indholdet må desuden ikke være nødvendigt for aktive administrative processer. Med arkivindhold menes både uploadet indhold (dokumentformater, mv.) og HTML-sider.

Trin 4.4 - Initiativer for at opnå en højere grad af webtilgængelighed

Myndigheden eller det offentligretlige organ kan beskrive en handlingsplan for initiativer, der planlægges for at opnå en højere grad af webtilgængelighed. Det er frivilligt at angive initiativer for øget webtilgængelighed, men det kan give brugeren en indikation af, om myndigheden eller det offentligretlige organ planlægger at gøre et websted/mobilapplikation mere tilgængeligt. I den forbindelse kan der med fordel fremgå en tidsplan over eventuelle initiativers gennemførelse.

Det er hensigten, at myndigheder eller offentligretlige organer tillige benytter dette felt til at oplyse om fremtidige omfattende opdateringer af deres websted/mobilapplikation. Dette omfatter fx overgangen til nyt CMS-system.

Trin 5 - Feedbackmekanisme

Hensigten med feedbackmekanismen er, at enhver har mulighed for at underrette myndigheden eller det offentligretlige organ om dets websteds eller mobilapplikations manglende overholdelse af de fastsatte tilgængelighedskrav og at anmode om de oplysninger, der ikke er tilgængelige.

Myndigheden eller det offentligretlige organ bør som opfølgning på en anmodning, der vurderes rimelig og berettiget, tilvejebringe de pågældende oplysninger inden for en rimelig frist. Digitaliseringsstyrelsen vurderer, at 10 arbejdsdage som hovedregel vil være en rimelig svartid.

Det er hensigten, at borgerne skal rette henvendelse til den pågældende myndighed eller det offentligretlige organ via feedbackmekanismen i tilgængelighedserklæringen med henblik på at løse en eventuel tilgængelighedsudfordring. Bliver problemet ikke løst, kan borgeren kontakte Digitaliseringsstyrelsen.

Der skal angives kontaktoplysninger til den person eller den enhed, der er ansvarlig for behandlingen af anmodninger sendt via feedbackmekanismen. Dette omfatter både telefonisk og skriftlig kontaktinformation, og den skriftlige kanal må ikke kræve at brugeren skal logge ind med NemID/MitID eller være bag ikke-tilgængelige verificeringsmekanismer, fx ikke-tilgængelige CAPTCHAS.