Projekter og videreudvikling

Siden giver en detaljeret gennemgang af kompetenceområdet Projekter og videreudvikling

""

Projekter og videreudvikling

Effektiv gennemførelse af projekter og videreudvikling er central i udviklingen af den offentlige sektor. Det er derfor vigtigt at kunne definere myndighedens behov og gennemføre udbud. Endvidere kræver det kendskab til både nye og eksisterende metoder og redskaber samt viden om, hvornår de er relevante at anvende. Endelig er det centralt, at myndighederne er i stand til effektivt at implementere løsningen og understøtte de forandringer den bringer.

For at kunne udvikle gennem digitalisering skal man have kompetencerne til at formulere krav, hvad enten det er igennem kravspecifikationer eller user stories, være i stand til at anvende forskellige udbudsformer og til at gennemføre udbuddene på en sådan måde, at den rigtige leverandør vælges.

1. Formulere user stories, acceptkriterier og kravspecifikationer
Udvikling gennem digitalisering forudsætter, at man kan definere og formulere behov og acceptkriterier i forbindelse med anskaffelsen af nye løsninger. Dette gør sig både gældende i forbindelse med vandfaldsmetoder, hvor organisationer skal kunne udarbejde omfattende kravspecifikationer, samt i agile forløb, hvor det er nødvendigt at kunne udarbejde dækkende og præcise brugerhistorier. Et godt samarbejde med interne og eksterne it-leverandører om nyanskaffelser såvel som videreudvikling stiller krav til, at medarbejderne kan:

  • Definere behov samt prioritere mellem disse, i forhold til hvilke der er mest væsentlige for opgaveløsningen
  • Formulere krav til en løsning. Dette forudsætter en forståelse for både de juridiske såvel som de strategiske og forretningsmæssige implikationer af kravspecifikationer
  • Udarbejde user stories og kravspecifikationer.

2. Anvende, vurdere og gennemføre forskellige udbuds- og kontraktformer
Et værdiskabende samarbejde med leverandører afhænger i høj grad af statens evne til effektivt at anskaffe nye it-systemer indenfor de bedst egnede rammer. Dette kræver:

  • Evnen til at identificere den relevante udbuds- og kontraktform og vurdere konsekvenserne af valg heraf
  • Evnen til at opstille evalueringskriterier samt udvælge leverandører på baggrund heraf
  • Forståelse for udbudsjura og de forretningsmæssige konsekvenser af udbuds- og kontraktform.

3. Vurdere forvaltningsretlige konsekvenser
Det er et grundlæggende krav, at offentlige it-løsninger kan understøtte korrekt anvendelse af den gældende lovgivning, herunder i forlængelse af forvaltningsretlige regler og principper. Dette stiller krav til, at medarbejderne kan:

  • Sikre, at opbygningen af it-løsninger understøtter overholdelse af lovgivning
  • Udarbejde en forsvarlig og grundig kortlægning og undersøgelse af den lovgivende og de forvaltningsmæssig bestemmelser, der skal indarbejdes i og overholdes af en it-løsning forud for indkøb heraf
  • Sikre, at den indledende kortlægning og understøttelse løbende opdateres og ændres i overensstemmelse med de ændringer, der skulle komme i løbet af udviklingsprocessen, og at dette dokumenteres.

For effektivt at gennemføre it-projekter og videreudvikle systemerne skal myndighederne have kompetencerne til at anvende statens it-projektmodel, kende relevante udviklingsmetoder som eksempelvis agile samt teste løsningen. Endvidere skal der være viden om, hvordan man gennemfører hyppige releases og justeringer, og hvordan man kan implementere DevOps til at kunne drifte og videreudvikle parallelt.

4. Kunne gennemføre statslige it-projekter
Statens it-projektmodel sikrer en ensartet måde at styre it-projekter i staten på. Modellen sætter for alle typer digitaliseringsprojekter fokus på planlægning, gevinstrealisering og risikostyring samt dækker over alle faser i et projekt fra ide til realisering. Anvendelse af modellen kræver:

  • Et kendskab til statens it-projektmodel og kompetencerne til at kunne anvende dens produkter i alle dele af projekters faser
  • Evnen til at skabe den rette projektorganisering og governance med de relevante roller involveret
  • Evnen til at arbejde aktivt med gevinster og håndtering af risici i it-projekter
  • Evnen til at udarbejde businesscases og identificere og beskrive omkostninger, gevinster og effekter
  • Evnen til at følge op på businesscases.

5. Sikre kvalitet af løsning
For at opnå den ønskede værdi er det afgørende, at der er et gennemgående fokus på kvaliteten af løsningen. Dette kræver kompetencerne til at:

  • Styre efter succeskriterier, mål og gevinster
  • Planlægge og gennemføre tests med henblik på kvalitetssikring.

6. Anvende relevante udviklings- og driftsmetoder
Det offentlige har i mange år arbejdet ud fra en vandfaldsmetode i projekter, men der er behov for også at kunne anvende agile metoder. Agile udviklingsmetoder muliggør i højere grad en løbende erfaringsopsamling og tilpasning af leverancer. At anvende agile metoder kræver kompetencerne til at:

  • Indgå i og understøtte agile metoder og processer i projektarbejde såsom scrum, backlog, sprints med mere.
  • Løbende definere, udvikle, teste, tilpasse og prioritere projektets leverancer
  • Vurdere, i hvilke projekter forskellige udviklingsmetoder bør anvendes.

7. Kunne videreudvikle og driftsoptimere
Vedligehold og videreudvikling af it-systemer i staten er afgørende for en effektiv og sikker opgaveløsning. Dette stiller krav til statslige medarbejdere om at kunne/have:

  • Indgå i dialog med forretningen og leverandører for derved at omsætte krav og behov til brugbare løsninger
  • Planlægge hyppige releases og justeringer på en sådan måde, at implementeringen af nye funktionaliteter ikke påvirker driften negativt
  • Vedligeholde it-systemer gennem implementering af fejlrettelser, patches og opdateringer
  • Forståelse og kendskab til implikationerne af DevOps i forhold til udvikling og drift.

For at sikre, at nye it-løsninger anvendes efter hensigten, er det nødvendigt at have evnerne til at udøve effektiv forandringsledelse. Derudover skal myndighederne evne at overdrage et projekt fra udvikling til drift, herunder indtænke og sikre governancestruktur, dokumentation med mere.

8. Udøve forandringsledelse
For at understøtte en effektiv implementering af digitale løsninger i organisationen forudsætter det evnerne til at:

  • Vurdere, hvor og hvem der bliver påvirket af nye løsninger
  • Indgå i dialog med brugere, som påvirkes af nye løsninger, og forklare anvendelsen og fordelene ved nye digitale løsninger
  • Vurdere afledte konsekvenser for organisering af arbejdet samt kunne udarbejde kommunikationsplan og eksekvere denne
  • Vurdere behov for udvikling af kompetencer hos medarbejderne og planlægge træningstiltag
  • Vurdere risici forbundet med den organisatoriske implementering og handle på disse
  • Formulere og følge op på KPI’er i forhold til gevinster og implementering.

9. Sikre løbende idriftsættelse
Myndighederne skal effektivt kunne overdrage projektet fra udvikling til drift. Dette forudsætter evnerne til at indtænke den kommende driftsfase allerede fra projektets start, hvilket kræver kompetencerne til at:

  • Indtænke og sikre, at it-løsningen integreres i it-driftsorganisationens governancestruktur, processer og supportfunktioner
  • Overdrage al relevant viden og dokumentation til driftsorganisationen, herunder kontrakter, beredskab for håndtering af driftsmæssige forstyrrelser, samt sikre at alle tekniske forhold for driftsmiljøerne er etablerede, testede og opdaterede.